提高高職院校系級教學檔案管理質量的研究

鄧萍

【摘 要】本文簡述高職院校系級教學檔案工作的任務，提出要做好教學檔案工作，工作人員必須具備高度的責任心、工作的主動性、吃苦耐勞的精神、一絲不茍的作風、團結協作的態度、熟悉業務的能力、一定的創新能力，并探索高職院校系級教學檔案工作的改進措施。

【關鍵詞】高職院校 系級教學檔案 管理 質量 素質

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2017）06C-0122-02

教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，緊緊地服務于教學工作，因此教學檔案工作的好壞，將直接影響整個教學工作，最終影響學生掌握知識和技能的熟練程度。關于教學檔案工作已有不少學者進行了研究。筆者結合實際工作情況，探討高職院校系級教學檔案工作的任務、檔案人員應具備的素質和能力，以及改進的措施。

一、高職院校系級教學檔案工作的任務

以系部為教學管理的高職院校，其教學檔案一般分為校級和系級管理，系級教學檔案工作是比較瑣碎的，工作任務歸納起來主要有以下幾個方面：

（一）檔案的編制。系級教學檔案在編制方面主要是協助主管教學的系主任制（修）訂教學計劃，大綱（標準）、實施辦法，以及有關教學檢查、教學評估、課程建設等具體工作；新學期課程表的排定、考勤登記、課堂日志等的落實；教學計劃的執行情況、調課事宜、課程考試試卷的規范、監考安排、編制考試情況記錄表、學生成績的登記、統計學生成績，等等。

（二）檔案的收集。收集教學檔案是工作的重中之重，凡是與教學有直接或間接關系的都要收集，范圍包括上級和系級的文件、指示、規定、辦法、通知等；系級與教學工作有關的教案，課程標準，教學進度表，課程表，教材，教學日志，成績冊，教學任務書，學生考勤表，每門課程教學總結，期末考試卷、參考答案、評分標準，試卷分析報告，考場情況記錄，教研室工作計劃和活動記錄，教學檢查記錄，教師互聽課評課記錄，學生代表座談會記錄，學生對任課教師的評價，學生參加各類競賽獲獎情況等。各類教學材料必須收集完整、準確，不能短缺、遺漏或重復，保證檔案的真實性。

（三）編制和收集教師的教學檔案。教師的教學檔案直接記錄著教師的信息，影響著教師的切身利益，對教師的職稱晉升、補貼、工作回顧、師資隊伍建設等都有一定的參考作用。檔案內容包括教師的基本信息、教師每學年授課數量和教學質量、教師科研情況（包括科研項目立項，結題，論文，自編和參編的教材、講義、教學參考資料，獲獎等）、教研活動情況（包括教師校內培訓、教師之間互聽課、教師本人參加各類比賽、指導學生參加技能競賽及獲獎情況等）、教師外出進修情況、教師到企業鍛煉情況、教學效果測評、教師工作量統計。建立健全教師檔案，做好評選教學優秀獎的資料準備工作。

（四）學生工作檔案的管理。負責申報學生學籍管理，并及時報告學籍管理中出現的問題；學生在校基本信息、學生畢業信息、學生參加技能比賽情況及獲獎證書掃描復印件、學生課外活動、學生社會實踐活動情況、學生就業單位情況、畢業生初次就業率統計、畢業生跟蹤調查情況及就業分析等。

（五）檔案的整理。由于收集的教學檔案種類較多，份數也多，需要進一步條理化的整理，進行基本的分類（一般分為教學類、教師類、學生工作類）、組合、排列、編號、編制目錄、組成有序的檔案等；整理有關教學檔案，歸口管理各種教學文件，工作做到規范化、程序化，便于今后查閱。

二、高職院校系級教學檔案工作人員應具備的素質和能力

教學檔案工作是業務工作，也是服務教學的工作。教學檔案工作有些是重復性的，有些是突發性的，要做好教學檔案工作，要求教學檔案工作人員具備較強的素質和能力。

（一）高度的責任心。高度的責任心是做好教學檔案工作的基礎。高職院校系級教學檔案工作是基層的教學管理工作，特別是以系為管理中心的院校，系級教學檔案更是無法代替的工作。教學檔案工作不是轟轟烈烈，而是比較繁雜、枯燥的工作，也是比較重要的工作，責任也重大。因此要做好教學檔案工作，必須具有敬業精神和職業道德，端正工作態度；必須保持良好的心態，熱愛自己的崗位和工作，愛崗敬業，對本職工作要有高度的責任感，一心一意做好每一件事情。有時責任心比能力顯得更加重要，有了高度的責任心，即使有困難也會想方設法完成工作。在工作中也要做到耐心和細心，安排課程、學生成績的登記、試卷的發放和歸檔等需要細心地工作，不允許有差錯，否則就會出現問題。

（二）工作的主動性。對工作有主動性是做好教學檔案工作的前提。教學檔案工作是事情比較多的工作，但又往往沒有硬性規定的工作量，有些工作今天可以完成，明天也可以完成，但教學檔案工作又不是小事，所以教學檔案工作要主動，不能等領導安排了才做。今天的工作任務不能拖到明天，要按時或提前完成任務，要有奉獻精神，對教學工作要主動聯系有關人員是否落實。時刻提醒自己要主動工作，實際上工作的主動性也是職業道德的具體體現。

（三）吃苦耐勞的精神。吃苦耐勞的精神是教學檔案工作必須具備的品質要求。教學檔案工作是服務性工作，要緊緊圍繞教學中心工作，很多工作任務小而多、繁雜、枯燥，同時也與各個相關職能部門有關聯，有時需要跑來跑去，有時甚至需要加班加點。所以教學檔案工作人員要有吃苦耐勞精神，要有自我犧牲精神，始終對工作充滿熱情，精神飽滿，在工作中表現出樂觀精神，要體會到工作的樂趣，對取得的工作成績有成就感。

（四）一絲不茍的工作作風。一絲不茍的工作作風是教學檔案工作必須具備的素質。教學檔案工作無小事，有它的特殊性，也決定了教學檔案工作人員必須努力勤奮。教學檔案工作雖然多而雜，決不能馬虎，工作要實事求是，不能弄虛作假，不能自欺欺人，工作要嚴謹務實、一絲不茍，特別是一些試卷打印、裝訂、分發，成績的錄入，教師工作量的統計等工作，更是要求精益求精、腳踏實地、不能出錯。當然也不能因怕出差錯而框住手腳，過于謹慎，過于放緩速度，要有一絲不茍的工作作風，也要提高工作效率。

（五）團結協作的態度。團結協作的態度可以保證教學檔案工作環境具有輕松的氛圍。教學檔案工作人員在工作中不僅自己要努力完成工作，還要主動配合別人一起完成工作，多與人溝通。在工作中常與學校各職能部門、教職工、學生打交道，多與人相處。待人接物要有誠信，正直，尊重人，平易近人，對教職工和學生一律平等對待。講團結，當然也要講原則，遵守紀律，不偏心，熱情大方，熱情服務。在工作中難免與人出現矛盾，有矛盾要講究處理方法，對事情有自己獨立的思考，對建議意見可以向領導提出并且到位，但不要越位。只有這樣才能每天都能在心情愉快的環境中工作，才能有和諧的氛圍。

（六）熟悉業務的能力。熟悉業務的能力是做好教學檔案工作的關鍵。檔案是事實的真相、歷史的見證，是教學工作的憑證，在教學中起到參考的作用，并在此基礎上得到不斷的發展和提高。要做好教學檔案工作，工作人員必須熟悉業務，具備一定的業務能力，包括溝通能力、協調能力、語言表達能力、文字能力、檔案管理能力、辦公自動化應用能力等。隨著互聯網的發展，網絡信息日新月異，新媒體不斷涌現，給檔案工作人員提出了更高的要求，要求具備不斷學習的能力、分析問題和解決問題的能力，要更新觀念，適應新的教學檔案方式（如現在的教案多數是電子版式教案，PPT式占絕大多數）。

（七）一定的創新能力。創新能力是使教學檔案工作不斷進步的條件。高職教育經過多年的發展，高職生生源已不是原來單一的普通高考生，目前的高職院校包含有普通高考生、中職升高職生、初中畢業五年一貫制等多種生源，辦學模式有“2.5+0.5”“2+1”“2+3”“3+2”等模式，人才培養方案也有多種形式。因此，教學檔案必然數量多，收集、分類、整理等必須科學化，工作人員應具有一定的創新能力、科研能力進行歸納總結，具有新思想、新方法，才能做好檔案工作，要與時俱進，不斷進步，適應時代的發展，接受新生事物。

三、高職院校系級教學檔案工作的改進措施

（一）提高思想認識，高度重視工作過程。要提高思想認識，深刻認識到高職院校系級教學檔案工作的嚴肅性和重要性，高度重視工作實施過程的每一個步驟，切實解決工作中遇到的實際問題，在科學管理上下功夫。高職院校系級教學檔案工作是直接影響到學生學習、畢業乃至前途的重要工作和教師教學工作，必須一絲不茍、認真負責，來不得半點馬虎。要根據教學檔案的職能和特點，認真研究找出最突出的任務，有針對性地進行重點分析，找出合理的解決方法。只有在工作中高度重視，不斷認真總結出好的工作方法，工作實施才會更加科學化、規范化。

（二）建立行之有效的管理制度。要制定明確的教學檔案管理目標和管理標準，建立一套完整的適用于系級的教學檔案管理制度，以指導和規范系級的教學檔案工作；要建立系級教學檔案工作網絡，確定教學檔案工作人員的崗位責任制；要制定目標管理標準、考核制度，獎懲分明，獎優罰劣；要實行教學檔案定期檢查制度，形成規范教學檔案管理的長效機制，確保教學工作正常有序進行，特別是對教研室的工作，每學期都要對現有的檔案材料進行集中整理、分類歸檔，然后再進行專項檢查，提出整改意見；要實行教學檔案人員定期培訓制度，不斷提高其業務素質和管理水平，不斷學習與現代檔案管理相關的理論、技術和方法，以提高教學檔案的利用價值。教學檔案有其自身的特點，教學檔案管理人員要解放思想、更新觀念，不斷尋求教學檔案與一般檔案的異同，同時針對這種特點尋求適合教學檔案管理的新方法和途徑。

（三）實施信息化的管理手段。隨著現代辦公設備的自動化，教學檔案工作也相應快速地發展，高職院校系級教學檔案工作的信息化管理可以提升管理工作效率，提升高校的建設水平，更好地利用教學檔案資源。信息化建設，能促使系級教學檔案工作管理程序更加合理，從而有助于增強系級的快速反應能力；能進一步促進系級資源的合理組合及利用，使其在現有資源條件下達到最佳利用的效果，求得最大的使用效益。配置好的信息化管理軟硬件設備，通過專業軟件進行系級教學檔案工作的管理，減少人為疏忽的問題。第三方的驗證和管理可以減輕管理工作人員負擔，也便于將相關資源聯網使用，構建大數據平臺，服務于相關職能部門，特別是教學部門。

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【作者簡介】鄧 萍（1973— ），女，廣西河池人，廣西現代職業技術學院資源工程系教學秘書。

（責編 盧 雯）