大數(shù)據(jù)發(fā)展對推動企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的影響

蘇小霞

【摘要】大數(shù)據(jù)背景之下的企業(yè)檔案工作要加快自身轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新的步伐，要徹底轉(zhuǎn)變原有的企業(yè)檔案管理內(nèi)容和形式，使數(shù)字化成為企業(yè)檔案管理的必然趨勢和方向，并面對大數(shù)據(jù)發(fā)展對企業(yè)檔案工作的挑戰(zhàn)，進行全面的分析，運用大數(shù)據(jù)分析方法和手段，實現(xiàn)對企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，更好地優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作，提升企業(yè)檔案管理的效能。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù) 企業(yè) 檔案 創(chuàng)新 發(fā)展

信息化網(wǎng)絡(luò)時代給現(xiàn)代社會帶來了巨大的變革性的影響，在企業(yè)檔案管理工作領(lǐng)域也發(fā)生了極大的變化，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)使企業(yè)檔案管理工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和機遇，隨著大數(shù)據(jù)研究活動的不斷增加，企業(yè)檔案管理工作也充分運用大數(shù)據(jù)信息化平臺和分析方法，更好地優(yōu)化自身的檔案管理工作，全面推動自身的改革和創(chuàng)新發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)對企業(yè)檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)分析

（一）企業(yè)檔案采集方式的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)的發(fā)展使企業(yè)檔案的采集方式發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，原有的紙質(zhì)檔案的收集、整理和歸檔工作發(fā)生了改變，在新的形勢下，企業(yè)的檔案信息都是以電子化的形態(tài)存在，這就使企業(yè)檔案的信息采集工作和方式發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，如果企業(yè)部門之間的銜接不夠緊密、信息交流無法共享，則會出現(xiàn)“信息孤島”的現(xiàn)象，難以實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息的交流和整理，使企業(yè)檔案的完整性和有效性無法得到切實的保障。

（二）企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，面對企業(yè)檔案資源的數(shù)量激增態(tài)勢，原有的檔案文件資料的處理和運營顯現(xiàn)出無法適應(yīng)的狀態(tài)，在不同的業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的大量檔案數(shù)據(jù)前提下，原有的企業(yè)檔案運營模式難以實現(xiàn)對檔案信息資源的有效整合和利用，為此，如何開展大數(shù)據(jù)發(fā)展下的企業(yè)檔案信息化和智能化處理，是當前應(yīng)當思考的重要課題。

（三）企業(yè)檔案管理技術(shù)手段的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下，原有的企業(yè)檔案需要采用人工分類、編目和檢閱的方式加以處理，這就使檔案管理人員的工作強度增大，難免出現(xiàn)工作中的差錯現(xiàn)象，降低了企業(yè)檔案管理和利用的價值和效能。同時，原有的紙質(zhì)檔案保存期限極為有限，會存在不可避免的破損、丟失、遺漏等現(xiàn)象。而在大數(shù)據(jù)的背景下，檔案管理人員只須通過遠程控制的方式，即可以實現(xiàn)對檔案的管理，但同時也面臨技術(shù)升級的問題，要更好地依托于云計算、云存儲、大數(shù)據(jù)分析方法，實現(xiàn)對企業(yè)檔案管理的升級和創(chuàng)新。

（四）企業(yè)檔案服務(wù)方式的挑戰(zhàn)

企業(yè)檔案管理的宗旨在于為需求者提供服務(wù)，原先的企業(yè)檔案管理的服務(wù)內(nèi)容相對單一化，難以充分突顯出企業(yè)檔案的利用價值。而在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下，檔案資料呈爆炸式的數(shù)量激增，管理人員需要對檔案加以細化管理，才能更好地發(fā)揮檔案的利用和服務(wù)效能。同時，在新的形勢下，檔案借閱者的需求也呈現(xiàn)出多樣化的特點，這就對檔案管理者提出了更高的要求。

二、大數(shù)據(jù)發(fā)展下的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展路徑

（一）完善企業(yè)檔案信息化資源管理體系

在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，企業(yè)檔案管理工作要完善自身的信息化資源管理體系，建構(gòu)完善的、交互式的檔案信息化管理平臺，整合企業(yè)各個部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)企業(yè)檔案的交互性的管理，在信息資源集成和整合的前提下，更好地為企業(yè)提供決策依據(jù)和參考。具體來說，完善企業(yè)檔案資源體系的建設(shè)內(nèi)容主要包括以下方面：

（1）拓展企業(yè)檔案征集渠道。在企業(yè)檔案信息化資源管理體系之中，要豐富和充實企業(yè)檔案的館藏資源，向社會各界開展企業(yè)檔案征集工作，創(chuàng)建企業(yè)檔案征集成果展覽平臺，在引發(fā)社會全面關(guān)注的前提下，增強企業(yè)檔案的服務(wù)利用效能。

（2）實現(xiàn)對企業(yè)檔案的數(shù)字化成果再加工。企業(yè)檔案管理工作者要全面分析檔案價值，避免企業(yè)檔案加工的盲目性，并且還要逐步激活“封存”的企業(yè)檔案，形成有序化的企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)體系。

（二）明確企業(yè)檔案管理的位置定位

在企業(yè)檔案管理的過程中，數(shù)據(jù)歸檔是最終的節(jié)點流程和環(huán)節(jié)，所有的企業(yè)文件資料都必將納入到檔案保存之中，如果缺少了這一條，則必然會給企業(yè)帶來難以彌補的損失。為此，要在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景之下，重新定位企業(yè)檔案管理工作的位置，用發(fā)展的、開放的、前瞻性的眼光，進行企業(yè)檔案的信息管理與歸檔保存，避免企業(yè)檔案的缺失現(xiàn)象，更好地實現(xiàn)對企業(yè)的業(yè)務(wù)支持。

（三）運用先進的大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和方法，促進企業(yè)檔案創(chuàng)新

在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，企業(yè)檔案的管理創(chuàng)新工作有賴于大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和方法的運用，企業(yè)管理者要充分意識到大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和方法在企業(yè)檔案管理中的意義和作用，要通過嚴謹?shù)亩糠治鍪侄魏图夹g(shù)，幫助企業(yè)管理者做出正確的決策。

在企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)化建設(shè)工作之中，可以充分引入計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)據(jù)庫存儲技術(shù)等，形成數(shù)字化的智能檔案，借助于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源的信息化共享。具體包括有：①雙層PDF文件加工。這是通過對檔案的去污、糾偏和OCR識別，生成雙層的PDF文件，存儲于數(shù)據(jù)庫之中，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)管理，有效地解決辨識成本和閱讀利用之間的沖突。②引入RFID技術(shù)。這種技術(shù)可以實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息的數(shù)字化掃描，并對圖像文件進行分析和處理，可以較好地解決企業(yè)檔案掃描數(shù)據(jù)失真的現(xiàn)象，確保檔案保管的真實性和安全性。

（四）完善企業(yè)檔案的安全防護體系

在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展還有賴于安全防護體系的完善建構(gòu)，從源頭上堵塞數(shù)據(jù)泄露的漏洞。具體來說包括以下內(nèi)容：①機密信息保護制度。這是通過算法加密技術(shù)的運用，實現(xiàn)對檔案機密信息的保護。②信息資源共享制度。這是以資源共享為目標，實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化查詢、復(fù)制、傳播等利用。③信息審計制度。這是對企業(yè)檔案信息的安全監(jiān)測和評估，做好企業(yè)檔案信息的風險防范和規(guī)避。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)發(fā)展下的企業(yè)檔案管理工作進入到嶄新的創(chuàng)新階段，通過對企業(yè)檔案管理工作的整體規(guī)劃和準確定位，實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息資源的深度開發(fā)和利用，在大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和方法的運用條件下，更好地推進企業(yè)檔案管理的數(shù)字化、信息化發(fā)展。

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