大數(shù)據(jù)發(fā)展對(duì)推動(dòng)企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的影響

蘇小霞

【摘要】大數(shù)據(jù)背景之下的企業(yè)檔案工作要加快自身轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新的步伐，要徹底轉(zhuǎn)變?cè)械钠髽I(yè)檔案管理內(nèi)容和形式，使數(shù)字化成為企業(yè)檔案管理的必然趨勢(shì)和方向，并面對(duì)大數(shù)據(jù)發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案工作的挑戰(zhàn)，進(jìn)行全面的分析，運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析方法和手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，更好地優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作，提升企業(yè)檔案管理的效能。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù) 企業(yè) 檔案 創(chuàng)新 發(fā)展

信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代給現(xiàn)代社會(huì)帶來(lái)了巨大的變革性的影響，在企業(yè)檔案管理工作領(lǐng)域也發(fā)生了極大的變化，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)使企業(yè)檔案管理工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，隨著大數(shù)據(jù)研究活動(dòng)的不斷增加，企業(yè)檔案管理工作也充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息化平臺(tái)和分析方法，更好地優(yōu)化自身的檔案管理工作，全面推動(dòng)自身的改革和創(chuàng)新發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)分析

（一）企業(yè)檔案采集方式的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)的發(fā)展使企業(yè)檔案的采集方式發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，原有的紙質(zhì)檔案的收集、整理和歸檔工作發(fā)生了改變，在新的形勢(shì)下，企業(yè)的檔案信息都是以電子化的形態(tài)存在，這就使企業(yè)檔案的信息采集工作和方式發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，如果企業(yè)部門(mén)之間的銜接不夠緊密、信息交流無(wú)法共享，則會(huì)出現(xiàn)“信息孤島”的現(xiàn)象，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息的交流和整理，使企業(yè)檔案的完整性和有效性無(wú)法得到切實(shí)的保障。

（二）企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，面對(duì)企業(yè)檔案資源的數(shù)量激增態(tài)勢(shì)，原有的檔案文件資料的處理和運(yùn)營(yíng)顯現(xiàn)出無(wú)法適應(yīng)的狀態(tài)，在不同的業(yè)務(wù)部門(mén)產(chǎn)生的大量檔案數(shù)據(jù)前提下，原有的企業(yè)檔案運(yùn)營(yíng)模式難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效整合和利用，為此，如何開(kāi)展大數(shù)據(jù)發(fā)展下的企業(yè)檔案信息化和智能化處理，是當(dāng)前應(yīng)當(dāng)思考的重要課題。

（三）企業(yè)檔案管理技術(shù)手段的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下，原有的企業(yè)檔案需要采用人工分類(lèi)、編目和檢閱的方式加以處理，這就使檔案管理人員的工作強(qiáng)度增大，難免出現(xiàn)工作中的差錯(cuò)現(xiàn)象，降低了企業(yè)檔案管理和利用的價(jià)值和效能。同時(shí)，原有的紙質(zhì)檔案保存期限極為有限，會(huì)存在不可避免的破損、丟失、遺漏等現(xiàn)象。而在大數(shù)據(jù)的背景下，檔案管理人員只須通過(guò)遠(yuǎn)程控制的方式，即可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理，但同時(shí)也面臨技術(shù)升級(jí)的問(wèn)題，要更好地依托于云計(jì)算、云存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)分析方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案管理的升級(jí)和創(chuàng)新。

（四）企業(yè)檔案服務(wù)方式的挑戰(zhàn)

企業(yè)檔案管理的宗旨在于為需求者提供服務(wù)，原先的企業(yè)檔案管理的服務(wù)內(nèi)容相對(duì)單一化，難以充分突顯出企業(yè)檔案的利用價(jià)值。而在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下，檔案資料呈爆炸式的數(shù)量激增，管理人員需要對(duì)檔案加以細(xì)化管理，才能更好地發(fā)揮檔案的利用和服務(wù)效能。同時(shí)，在新的形勢(shì)下，檔案借閱者的需求也呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，這就對(duì)檔案管理者提出了更高的要求。

二、大數(shù)據(jù)發(fā)展下的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展路徑

（一）完善企業(yè)檔案信息化資源管理體系

在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，企業(yè)檔案管理工作要完善自身的信息化資源管理體系，建構(gòu)完善的、交互式的檔案信息化管理平臺(tái)，整合企業(yè)各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的交互性的管理，在信息資源集成和整合的前提下，更好地為企業(yè)提供決策依據(jù)和參考。具體來(lái)說(shuō)，完善企業(yè)檔案資源體系的建設(shè)內(nèi)容主要包括以下方面：

（1）拓展企業(yè)檔案征集渠道。在企業(yè)檔案信息化資源管理體系之中，要豐富和充實(shí)企業(yè)檔案的館藏資源，向社會(huì)各界開(kāi)展企業(yè)檔案征集工作，創(chuàng)建企業(yè)檔案征集成果展覽平臺(tái)，在引發(fā)社會(huì)全面關(guān)注的前提下，增強(qiáng)企業(yè)檔案的服務(wù)利用效能。

（2）實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的數(shù)字化成果再加工。企業(yè)檔案管理工作者要全面分析檔案價(jià)值，避免企業(yè)檔案加工的盲目性，并且還要逐步激活“封存”的企業(yè)檔案，形成有序化的企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)體系。

（二）明確企業(yè)檔案管理的位置定位

在企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，數(shù)據(jù)歸檔是最終的節(jié)點(diǎn)流程和環(huán)節(jié)，所有的企業(yè)文件資料都必將納入到檔案保存之中，如果缺少了這一條，則必然會(huì)給企業(yè)帶來(lái)難以彌補(bǔ)的損失。為此，要在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景之下，重新定位企業(yè)檔案管理工作的位置，用發(fā)展的、開(kāi)放的、前瞻性的眼光，進(jìn)行企業(yè)檔案的信息管理與歸檔保存，避免企業(yè)檔案的缺失現(xiàn)象，更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)支持。

（三）運(yùn)用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和方法，促進(jìn)企業(yè)檔案創(chuàng)新

在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，企業(yè)檔案的管理創(chuàng)新工作有賴(lài)于大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和方法的運(yùn)用，企業(yè)管理者要充分意識(shí)到大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和方法在企業(yè)檔案管理中的意義和作用，要通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)亩糠治鍪侄魏图夹g(shù)，幫助企業(yè)管理者做出正確的決策。

在企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)化建設(shè)工作之中，可以充分引入計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)技術(shù)等，形成數(shù)字化的智能檔案，借助于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化共享。具體包括有：①雙層PDF文件加工。這是通過(guò)對(duì)檔案的去污、糾偏和OCR識(shí)別，生成雙層的PDF文件，存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)之中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)管理，有效地解決辨識(shí)成本和閱讀利用之間的沖突。②引入RFID技術(shù)。這種技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息的數(shù)字化掃描，并對(duì)圖像文件進(jìn)行分析和處理，可以較好地解決企業(yè)檔案掃描數(shù)據(jù)失真的現(xiàn)象，確保檔案保管的真實(shí)性和安全性。

（四）完善企業(yè)檔案的安全防護(hù)體系

在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展還有賴(lài)于安全防護(hù)體系的完善建構(gòu)，從源頭上堵塞數(shù)據(jù)泄露的漏洞。具體來(lái)說(shuō)包括以下內(nèi)容：①機(jī)密信息保護(hù)制度。這是通過(guò)算法加密技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案機(jī)密信息的保護(hù)。②信息資源共享制度。這是以資源共享為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化查詢(xún)、復(fù)制、傳播等利用。③信息審計(jì)制度。這是對(duì)企業(yè)檔案信息的安全監(jiān)測(cè)和評(píng)估，做好企業(yè)檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)防范和規(guī)避。

三、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)發(fā)展下的企業(yè)檔案管理工作進(jìn)入到嶄新的創(chuàng)新階段，通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的整體規(guī)劃和準(zhǔn)確定位，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息資源的深度開(kāi)發(fā)和利用，在大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和方法的運(yùn)用條件下，更好地推進(jìn)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化、信息化發(fā)展。

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