淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

崔文謙

【摘要】新的形勢(shì)下，一些機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的要求發(fā)生了一些變化，并且隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，要求事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理更加趨于規(guī)范化，這不僅對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有很大幫助，更好地推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化，還能將檔案管理的發(fā)展更有效地向前推動(dòng)。本文主要基于新形勢(shì)下對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)行研究，希望能著實(shí)提高管理工作的質(zhì)量與效率。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；新形勢(shì)

對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展而言，其內(nèi)部的資料會(huì)伴隨著時(shí)間的加長(zhǎng)變得越來(lái)越多，而能否有效地對(duì)這些信息資料進(jìn)行管理就意味著事業(yè)單位能否發(fā)展得更好。再加上事業(yè)單位內(nèi)部的資料復(fù)雜，新時(shí)期對(duì)于檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，因此就需要針對(duì)這一狀況對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化，從而完善管理工作。本文主要從新形勢(shì)下檔案管理工作面臨的一些問(wèn)題出發(fā)，來(lái)討論更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的一些措施。

一、新形勢(shì)下檔案管理工作面臨的一些問(wèn)題

雖然我國(guó)的檔案管理工作發(fā)展的較為迅速，但是新形勢(shì)下的檔案管理工作還是暴露出了一些缺陷，無(wú)法更好地滿(mǎn)足時(shí)代的需求，這也是阻礙檔案管理發(fā)展的主要問(wèn)題。對(duì)于檔案管理工作面臨的問(wèn)題主要?dú)w納如下。

（一）檔案管理工作人員意識(shí)淡薄。當(dāng)前出現(xiàn)的一個(gè)狀況是很多事業(yè)單位的檔案管理人員不重視檔案管理工作，并且很多工作人員對(duì)于相關(guān)工作的意識(shí)較為淡薄，從而導(dǎo)致工作不認(rèn)真、事故頻發(fā)的現(xiàn)象。再加上一些人的思想跟不上時(shí)代的發(fā)展，還有一些較為保守的傳統(tǒng)管理思想，因此就會(huì)導(dǎo)致一些諸如檔案資料保管不及時(shí)的現(xiàn)象發(fā)生。也正是由于工作人員的意識(shí)較為淡薄，使得管理工作中總會(huì)出現(xiàn)一些較為瑣碎的問(wèn)題，并且對(duì)于事業(yè)單位以及檔案管理相關(guān)的發(fā)展都具有阻礙作用。

（二）檔案管理工作制度不夠完善。對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理過(guò)程，相應(yīng)的管理體制不夠完善是較為突出的一個(gè)問(wèn)題。再加上對(duì)于管理工作沒(méi)有制定行之有效的管理制度，從而導(dǎo)致管理工作的開(kāi)展沒(méi)有章法。也很少有相關(guān)事業(yè)單位能夠針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中存在的缺陷來(lái)制定一個(gè)較為有效的管理方案，沒(méi)有了制度的保障，也就無(wú)法確保相關(guān)工作能夠更有效地開(kāi)展，更有甚者，對(duì)于相關(guān)管理工作的負(fù)責(zé)崗位都沒(méi)有指定專(zhuān)門(mén)的管理人員，從而導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作效率很低，對(duì)于正常工作與生產(chǎn)造成了較大的干擾。

（三）檔案管理相關(guān)人員素質(zhì)不高。當(dāng)前還有一個(gè)較為明顯的現(xiàn)象就是很多公司的檔案管理人員的自身素質(zhì)都不是很高。有部分的管理人員認(rèn)為檔案管理工作相當(dāng)輕松，并且難度不是很大，因此對(duì)于管理工作也就是記錄、保存文件，這也就造成了管理人員對(duì)于工作的疏忽，可能會(huì)對(duì)相關(guān)工作造成很大的損失。再加上一些事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作不夠重視，因此對(duì)于檔案部門(mén)的人員沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，或者是在招聘相關(guān)人員時(shí)就沒(méi)有提高素質(zhì)門(mén)檻，從而導(dǎo)致很多的檔案管理工作效率較為低下。這也是造成我國(guó)目前檔案管理工作人員素質(zhì)不高的一個(gè)主要原因，因此相關(guān)部門(mén)以及事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)于這個(gè)現(xiàn)象有足夠的重視，并且要積極采取措施，比如對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其能夠適應(yīng)工作的需要，從而更好地為公司的發(fā)展獻(xiàn)一份力。

二、新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化措施

（一）完善檔案管理工作的規(guī)章制度。想要更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化，并且著實(shí)提高檔案管理工作的效率，完善相關(guān)管理工作的規(guī)章制度是必不可少的。有效的規(guī)章制度能夠?qū)芾砣藛T進(jìn)行一定的約束，并且讓其明確自身應(yīng)有的責(zé)任和任務(wù)，從而敦促管理人員更好地負(fù)責(zé)。在制定相關(guān)管理制度時(shí)一定要做到對(duì)制度的規(guī)范化，因?yàn)橹挥锌尚小⒖茖W(xué)的制度才能夠有效地實(shí)施下去，并且讓相關(guān)工作更好地落實(shí)下去。有效的管理制度是提高管理工作質(zhì)量的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）提升檔案管理工作人員的素質(zhì)。新的時(shí)期對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，因此更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就應(yīng)提高管理人員的素質(zhì)，只有更高素質(zhì)的管理人員才能承擔(dān)起更大的責(zé)任，來(lái)更好滿(mǎn)足事業(yè)單位與社會(huì)的需要。比如管理人員首先要具備過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，并且有一定的管理經(jīng)驗(yàn)，這樣才能應(yīng)對(duì)各種狀況，從而提高檔案管理工作質(zhì)量。首先要在檔案管理人員的招聘階段進(jìn)行嚴(yán)格把控，提高素質(zhì)門(mén)檻。其次可以對(duì)本公司的在職工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)工作，因?yàn)闄n案管理工作的內(nèi)容是隨著社會(huì)的變化和事業(yè)單位的發(fā)展而變化的，并且不同時(shí)期的管理工作都具有新的要求，因此需要讓管理人員更好地適應(yīng)管理工作的需要，提升其管理的實(shí)際能力。

（三）引入新型技術(shù)手段。僅僅依靠傳統(tǒng)的管理手段很難實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，因此在相關(guān)工作中要借助一定的技術(shù)手段，否則具體管理過(guò)程較為繁雜。比如將事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，在計(jì)算機(jī)上用更優(yōu)質(zhì)的軟件來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行操作和管理，從而更好地提高管理工作效率，實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范化。

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