高校學生檔案管理之我見

呂亞梅

[摘要]論述了高校學生檔案的內(nèi)容，指出了目前學生檔案管理工作中存在的問題，提出了為加強高校學生檔案管理工作的建議，進一步推進學校學生檔案管理方法和制度的形成。

[關鍵詞]高校；學生檔案；檔案管理

高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的學習及各種社會真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，也是每個學生人事檔案形成的基礎。學生檔案管理是一個單位不可缺少的部分，在高校畢業(yè)生就業(yè)雙向選擇形勢下，高校學生檔案已無可爭議地成為社會、用人單位擇優(yōu)錄用的參考依據(jù)。成為各級各類人才市場辦理人事代理的必須材料之一。

因此，在新的形勢下，提高高校學生檔案管理的水平，使之盡快適應教育體制改革和就業(yè)制度改革，對學生檔案材料的要求，有著十分重要的意義。

一、高校學生檔案的內(nèi)容

高校學生檔案分為終身檔案和臨時檔案。終身檔案是指新生進校時由招辦提供的，以及學畢業(yè)時由學校寄發(fā)到有關部門的對學生終身有效的檔案。臨時檔案是指學生在校期間臨時建立的檔案，包括學生各種表現(xiàn)情況的記載。學生終身檔案和臨時檔案是兩個不同階段的檔案.學生臨時檔案一般包括以下一些內(nèi)容：新生基本情況登記表、軍訓考核表、大學生各學期各科成績總表、綜合測評評審表、評優(yōu)評獎情況登記表，學生在校期間的政治思想表現(xiàn)及入團、入黨材料，學生受處分或撤銷處分的決定，以及有關認識、檢查、座談記錄等相關材料，畢業(yè)生登記表等。學生畢業(yè)時臨時檔案的有關內(nèi)容是要裝入其終身檔案的，例如學籍卡，軍訓考核表，評優(yōu)評獎情況登記表，在校期間各科成績匯總表，入團、入黨有關材料，畢業(yè)體檢表，畢業(yè)生登記表等。

二、高校學生檔案的特點

1、過渡性

高校學生檔案反映的是學生在校三四年學習的過程，以及伴隨這一過程而產(chǎn)生的品德表現(xiàn)和身體健康狀況等，如：有的學生因考試作弊而受到處分，后來由于表現(xiàn)較好又撤消處分；有的學生從休學到復學等，這些變化都要及時做好記錄，這是今后形成完整檔案的基礎，因此具有過渡性。

2、私密性

每份檔案都記載了學生的很多個人情況，如家庭情況、成績記載、獎懲情況等，這些都屬于個人隱私，在一定的范圍內(nèi)需要保密，所以，一定要按有關規(guī)定進行管理，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。

3、流動性

根據(jù)調(diào)查，學生檔案在高校檔案中利用非常頻繁，學生報考研究生、出國留學、參軍、報考公務員等，均需要利用在校期間的檔案。

三、高校學生檔案的作用

做好高校學生檔案的建設與管理工作，是高校畢業(yè)生體制改革和發(fā)展的現(xiàn)實要求。通過畢業(yè)生就業(yè)狀況跟蹤調(diào)查，建立畢業(yè)生后續(xù)檔案，了解用人單位對畢業(yè)生的需求情況，準確地把握市場行情，及時調(diào)整培養(yǎng)方案，培養(yǎng)社會上急需的、有用的人才，為高校教學改革的開展，提供了現(xiàn)實的依據(jù)，目前，我國高等教育已經(jīng)從“精英教育”階段走向“大眾化教育”階段，在這樣一個背景下，高校畢業(yè)生已不再包分配，而是自主擇業(yè)，雙向選擇，學生檔案對學生職業(yè)生涯將產(chǎn)生較重要的作用。隨著省、市、區(qū)各類人才市場的日益規(guī)范和完善，用人單位和畢業(yè)生有多種途徑在人才交流過程中互相宣傳、介紹自己，了解、選擇對方，選拔、錄用大學畢業(yè)生很大程度上要參考學生檔案。高校學生檔案工作一方面促進大學生就業(yè)，把人才輸送到恰當?shù)膷徫唬涣硪环矫鏋橛萌藛挝贿M行人才預測、制訂人才培養(yǎng)和事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供可靠、準確的人才數(shù)據(jù)信息。加強高校學生日常檔案管理工作，有助于做好學生思想政治工作。規(guī)范性的文字材料載入他們的檔案，既有利于學生的自律，規(guī)范和約束學生的行為，也起到指導和協(xié)調(diào)學校教學工作、學生管理工作和后勤服務工作的作用。促進了高校內(nèi)部管理水平的提高，強化了高校管理、優(yōu)化了育人環(huán)境、提高了人才質(zhì)量服務水平。

四、高校學生檔案管理工作存在的問題

1、學生檔案原始資料不全面

高校實行網(wǎng)上招生錄取，為提送最原始、最基本、最重要的紙質(zhì)檔案材料帶來一定的困難，使一些省市學生的紙質(zhì)檔案材料無法完整地收集與積累。檔案的不全，既給學生檔案管理工作帶來了困難，也給教育部門培養(yǎng)考查學生綜合素質(zhì)及學生本人成長帶來不利。

2、管理模式陳舊

學生檔案的收集整理不規(guī)范。目前學生檔案的管理一般由學生管理部門進行統(tǒng)一管理，并將學生檔案的整理交由院系來完成。

由于學生管理部門和院系均沒有配備專職人員，加上學校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務指導，導致學生檔案在收集整理過程沒有走上標準化、規(guī)范化，出現(xiàn)這樣或那樣的錯誤，如文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、出現(xiàn)錯別字、學年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失等等學生檔案歸檔材料質(zhì)量差，手續(xù)不完備，書寫不規(guī)范，形式不統(tǒng)一。有的學校學生畢業(yè)時填寫的《大專院校畢業(yè)生登記表》沒有學校公章和本人簽名，有的學生用所在系的公章代替學校公章，有的學校學生成績單沒有教務處公章，甚至成績單用的是復印件，學生獎懲記錄過于籠統(tǒng)，記錄不詳細，歸檔材料紙張大小不一，質(zhì)量不符合存檔規(guī)范要求：甚者有些成績單上有嚴重涂改痕跡。

3、管理內(nèi)容欠缺

大學生思想教育工作不足，缺少心理檔案的建立。目前，在眾多高校中只注重學生在專業(yè)知識領域的培養(yǎng)，而缺乏思想教育工作及關于心理健康的指導。

4、學生檔案缺乏后續(xù)管理

很多高校缺乏對畢業(yè)生進行跟蹤調(diào)查，了解畢業(yè)生就業(yè)狀況，沒有建立畢業(yè)生離校后檔案的建設工作，使高校不能很好地了解社會，了解用人單位的需求，造成了教育資源的浪費。

五、加強高校學生檔案管理工作的對策

1、統(tǒng)一認識，加強領導

學校領導、院系領導及廣大教職工都要強化檔案意識，自覺支持和做好學生檔案工作。學校領導和院系要把學生檔案工作納入議事日程，把學生檔案建設當作全校一項基礎性的工作常抓不懈。

2、建立完善考核評價制度

客觀、真實、適時地開展學生檔案管理工作的評估，是推進高校學生檔案管理水平提高的重要舉措。高校學生檔案管理工作要注意校、院、系相互間的聯(lián)系，力爭檔案管理規(guī)范化、制度化。建立定時檢查評比制度，切實抓好平時檔案材料的收集考核評價工作。學生檔案管理部門應把學生檔案建檔工作作為對各院、系學生工作好壞的一項評價內(nèi)容，促進學生檔案工作整體水平的提高。

3、充分利用現(xiàn)代化管理手段，提高管理質(zhì)量與效益

作為高校學生工作管理者，一方面要做好大學生的管理和教育工作；另一方面，還要提高檔案管理人員素質(zhì)。充分發(fā)揮個人潛能；要學習檔案管理基礎理論和有關政策條例，提高理論管理能力：學習相應計算機知識，掌握相關的現(xiàn)代管理的理論、技術和方法，做好大學生檔案工作，進一步提高工作效率，提高工作質(zhì)量；隨著我國招生和畢業(yè)生就業(yè)制度的不斷改革，畢業(yè)生、用人單位、學校之間的信息交流日益密切，要使我們管理的學生檔案在學生就業(yè)時發(fā)揮應有的作用，就不能沿襲過去的方法，而要運用現(xiàn)代化的手段管理學生檔案，也就是把每個學生的有關信息錄入計算機中，并隨時對已經(jīng)有的信息進行更新，確保信息數(shù)據(jù)完整、真實、準確。當用人單位來考查學生時，我們就可以及時提供畢業(yè)生的信息材料，不僅節(jié)省了大量人力、物力，同時也提高了檔案管理工作的準確性和高效性，這也是學生檔案管理工作發(fā)展的趨勢。

4、注重大學生心理健康教育，建立心理檔案

大學生是國家培養(yǎng)的高層次專門人才，是國家經(jīng)濟建設和發(fā)展的強大后備軍。目前高校對學生的教育越來越重視，對大學生素質(zhì)和綜合能力的要求越來越高。而相應的大學生心理健康方面及如何提高個人交際能力的指導卻少之又少。因此大學生教育要加強思想教育，開設相關心理健康及交際方面的選修課程：并在新生入學時就要進行心理測試，建立心理檔案并進行跟蹤調(diào)查。在各高校中應加強大學生心理健康教育，建立心理檔案應該迅速普及，并且作為重要工作來抓，以達到增強大學生的心理素質(zhì)，提高其在各方面的能力，避免悲劇的再次重演。這都是在新世紀、新時代堅持以人為本的體現(xiàn)。