高校檔案信息化管理的現狀及對策研究

陳莞露

（江蘇省徐州市第三十七中學）

摘 要：隨著高校信息化建設的不斷發展，大量的電子文件逐年增加，隨之給檔案工作帶來了一定的困擾。在高校的檔案信息化管理過程中，仍然存在著許多管理的問題，這就需要高校應認識到檔案管理工作的不足，從而加強投入與管理，做好檔案的信息化管理工作。

關鍵詞：高校；檔案信息化管理；現狀；對策

高校的檔案不僅記錄了教學工作、科研狀況、黨政管理等，還真實地再現了高校各個歷史階段的發展情況，為了解高校歷程的人提供了第一手資料。高校的檔案不僅代表著一份資料、一個信息，更是一種文化、一種知識資源。因此，高校的檔案資料具有十分重要的作用和特點，不僅可以直接影響高校的發展，還會為后人在做決策時提供一定的價值信息。隨著高校檔案信息化管理的不斷發展，仍然存在著檔案信息化管理的問題，需要管理人員根據具體問題提出有針對性的對策，從而推進高校教學質量的提高。

一、高校檔案信息化管理的現狀

1.基礎設施較為薄弱

通過對多數高校的調查分析顯示，我國大部分高校的檔案信息網處于孤立的狀態，沒有充分利用檔案系統實現資源共享。雖然檔案信息化管理的前途是十分美好的，但是由于我們做得不是很充分，使得檔案信息化管理工作的路程還很遙遠。在檔案信息化管理中，計算機、掃描儀、打印機等基礎設備都是必需的，然而大部分高校的基礎設施較為薄弱，而且運行速度也較慢，功能也只停留在了簡單的業務管理上。在實際的調查中，我們發現，陳舊的檔案管理軟件單一，不能實現數據庫之間的檢索，這在一定程度上給需求者造成了一定的損失，如耗時長、工作量大、機械運行慢等。

2.資金投入不足

雖然在創建健全的檔案信息化管理系統時，資金是一種外在的影響因素，但是它卻在一定程度上決定了很多創建的進程。高校作為事業單位，并不能直接接受地方政府的大量資金投入，受限于學校內部的財務狀況和領導的重視程度。傳統的檔案信息化管理并不需要大量的資金投入，在適應現代化信息管理發展的需求時，就需要大量的資金投入來保證設備和相關培訓。當然，學校領導人的重視程度也是十分重要的影響因素，直接制約著檔案信息化管理的資金補給，制約著檔案信息化管理發展的進程。

3.網絡存在著安全隱患

信息技術和計算機技術的飛速發展對于檔案信息化管理來說是一把雙刃劍。一方面提高了檔案工作的效率和質量，另一方面由于網絡開放性的特點，使得檔案信息有時處于較為尷尬的地位，有時一方希望信息資源得到公開，而相關人員又希望得到隱私保護。除此之外，檔案信息的安全也不斷受到了威脅，各種黑客、病毒入侵著檔案軟件系統，使得信息內容面臨被盜、損壞、丟失等問題。

二、高校檔案信息化管理的對策

1.注重基礎設施的建設

高校的檔案信息化管理工作不同于傳統的檔案信息化工作，這是一項較為具體的工作內容，需要相匹配的設備作為輔助。基礎設施是開展檔案管理工作的基礎條件，也是檔案信息化管理進程中最為關鍵的一個環節。因此，在創建檔案信息化管理的過程中，檔案管理人員要不斷提高自身的管理意識，在以基礎設施為基本配備條件下，提高檔案管理工作的效率。

2.加大資金投入，提高管理者的重視程度

高校的最高領導人應以科學的態度對待檔案信息化管理。因此，相關人員應與高校的管理層進行恰當的交流，從而加強管理層對檔案管理的重視程度，并以足夠的資金作為支持手段，來滿足設備的及時更新和資源的合理運用。除此之外，管理層要加強對檔案管理人員的培訓，在提高管理人員綜合素質的前提下，為高校的檔案信息化管理提供足夠的物質保障。

3.完善檔案管理的安全性

由于高校的檔案信息具有一定的特殊性和機密性，再加上信息化、互聯網的特點，因此有必要提高檔案信息管理的安全性。管理人員可以根據檔案的保密程度對其進行分類，然后按照不同類別的檔案信息進行加密，或是設置相關的訪問權限，只有擁有密碼或指定的用戶身份才能進入到里面。與此同時，高校在檔案信息化管理的進程中，工作人員應完善相關的檔案政策，制定嚴密的流程，從而不斷提高檔案信息的規范化。由于互聯網的開放特點，部分黑客會威脅到檔案信息的安全性，因此，教師要學會采用物理隔離或是監控手段對黑客進行有效的阻攔，防止電子檔案丟失、破壞。

在創建高校檔案信息化管理系統的過程中，遇到了各種各樣的問題，管理人員應利用新型的科學技術來適應時代的發展。加強高校的檔案信息化管理工作，不僅可以防止由于自然災害、人為因素等帶來的不便，還可以及時滿足需求者的要求，使檔案信息發揮最大的價值。

參考文獻：

[1]何玲.檔案信息化建設相關問題的探討[J].檔案學通訊，2004（5）：40.

[2]任鳳仙，張志軍.試論高校檔案信息化建設中存在的問題及實施策略[J].檔案學通訊，2008（6）：63.

編輯 張珍珍