醫(yī)院衛(wèi)生材料精細化管理實踐

彭玉春 范翠國 彭韻志

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醫(yī)院衛(wèi)生材料精細化管理實踐

彭玉春1范翠國1彭韻志2*

從計劃采購、代銷、臺賬、入出庫、成本、庫房、計價收費等環(huán)節(jié)，實施醫(yī)院衛(wèi)生材料精細化管理，既管物又管賬，降低了消耗，促進了醫(yī)院經(jīng)濟運營健康發(fā)展。

醫(yī)院；衛(wèi)生材料；精細化管理

First-author's address Second Affiliated Hospital of Baotou Medical College, Baotou, Inner Mongolia, 014030, China

醫(yī)用衛(wèi)生材料是醫(yī)院正常運營的物資保障，種類繁多，數(shù)量龐大，且個別材料價格高，是醫(yī)院經(jīng)濟管理的重心。加強衛(wèi)生材料管理，強化內(nèi)部控制與監(jiān)管，是醫(yī)院管理者研究的重點與熱點。例如，通過完善預算管理制度加強管理[1]，通過完善內(nèi)部控制措施實施管理[2]，對高值耗材實行“零庫存管理”和“二級庫管理”[3]等。結(jié)合醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)要求及醫(yī)院管理工作實踐，借鑒企業(yè)經(jīng)營管理經(jīng)驗，對衛(wèi)生材料從進入到消耗、使用全過程進行精細化管理具有重要的現(xiàn)實意義。包頭醫(yī)學院第二附屬醫(yī)院在此方面進行了積極探索。

1 存在問題

在實際工作中，醫(yī)院衛(wèi)生材料管理存在諸多問題，如采購無序；庫存積壓，過期失效；濫領(lǐng)，領(lǐng)后丟失，流失；成本未攤銷，攤銷與收入不配比等。究其成因，傳統(tǒng)的粗放式管理模式方法落后、手段單一、效率低下，突出表現(xiàn)在：(1)管理理念陳舊，存在大進、大出的購銷情形，造成醫(yī)院大庫房“零庫存”、科室小庫房“大庫存”；(2)采購缺乏計劃性；(3)清查盤點不及時；(4)對于高值耗材實行代銷采購管理，造成往來賬項增加、醫(yī)院資金積壓；(5)缺乏有效的網(wǎng)絡(luò)化信息監(jiān)管，不能跟蹤管理。

2 精細化管理實踐

衛(wèi)生材料精細化管理模式主要通過強化分類、分級，實行從計劃采購、入庫、請領(lǐng)審核、出庫、庫房管理、消耗使用到成本攤銷的全過程監(jiān)控管理，既管物又管賬，使實物、賬目來有影、去有蹤，流轉(zhuǎn)過程有痕跡，使用有收費，消耗有成本，成本攤銷與收入配比。

2.1 計劃采購管理

衛(wèi)生材料由醫(yī)院采購部門統(tǒng)一采購，其他任何部門和個人不得自行采購。材料采購全部走招投標程序，實行“三證”審核、醫(yī)院審批制度。采購計劃由科室提出，采購部門根據(jù)全院及科室月度清點表、科室上月消耗及計價收費情況審核確定計劃采購量，原則上使用量不得超過45天。

2.2 代銷管理

對于單價成本高、規(guī)格種類多的高值耗材(如支架、球囊、骨科鋼板等)，采取國內(nèi)醫(yī)院通行的代銷管理模式。由供貨商將已經(jīng)通過招標的材料存放至醫(yī)院，醫(yī)院庫房代為保管，期間不走購銷程序，不得進入醫(yī)院賬目，不形成醫(yī)院資產(chǎn)，不得支付貨款。待使用后，走購銷程序，供貨商提供發(fā)票，醫(yī)院辦理入庫手續(xù)，處理相關(guān)賬務，形成往來賬單。

圖1 二級庫管理模式流程圖

代銷材料先行存放醫(yī)院時，需建立器械科驗貨登記，庫存代管科室建立二級庫及臺賬制度，登記內(nèi)容包括供貨單位、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、規(guī)格、批號、效期，并查驗包裝是否完好。使用時，通過醫(yī)院HIS系統(tǒng)計價收費，臺賬記錄計價收費情況。通過應用代銷管理模式可減少醫(yī)院庫存，降低資金占用成本，消減庫存風險。

2.3 臺賬管理

對于代銷材料、高值材料，實行臺賬管理制度。由庫管部門(器械科、一級庫、二級庫)、使用科室負責。建立訂本式臺賬，嚴格登記材料供應廠家、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、效期、入庫時間(要求登記到時點)、發(fā)放出庫時間、使用消耗時間、經(jīng)辦人(發(fā)放、領(lǐng)取)、使用患者姓名、住院科室等。通過臺賬，能夠跟蹤材料使用去向，保障材料合理有序使用，適應醫(yī)療質(zhì)量追蹤管理需求[4]。

2.4 入出庫管理

建立入庫、出庫流程，對材料從進入醫(yī)院到一級庫、二級庫、科室，再到使用消耗，明確規(guī)定管理辦法，保障流程規(guī)范、有序、嚴謹、合理，確保賬、物清晰。

2.4.1 入庫流程 任何材料到貨后，先經(jīng)過物資管理部門驗貨，辦理入庫手續(xù)。辦理驗收、入出庫手續(xù)時，相關(guān)人員必須簽字。未經(jīng)驗收、未辦理入庫手續(xù)的材料，不得直接發(fā)放到申領(lǐng)科室。

2.4.2 出庫流程 材料出庫必須嚴格掌握“先進先出、近效期先出” 的出庫原則[5]。運用醫(yī)院物流管理系統(tǒng)、HIS系統(tǒng)，按照請領(lǐng)程序，先請領(lǐng)后出庫發(fā)放。

2.5 成本控制管理

建立衛(wèi)生材料管理成本控制系統(tǒng)，將衛(wèi)生材料管理與醫(yī)院成本控制結(jié)合，實行院、科兩級成本核算，將成本納入科室績效考核體系，收支結(jié)余獎勵，收不抵支處罰。通過成本核算，增強員工成本意識，合法、合理、有序使用材料，督促科室按需領(lǐng)取、按需使用，使用應收費，有效杜絕濫領(lǐng)、多領(lǐng)、積壓、過期失效、丟失、流失、丟費、漏費等現(xiàn)象的發(fā)生，有效控制成本費用。

2.6 庫房管理

重點對材料的庫存數(shù)量、效期以及高值材料的流轉(zhuǎn)過程進行管理，采取兩級庫房管理辦法。

2.6.1 一級庫房管理 一級庫房是醫(yī)院物資部門庫房，負責全院材料的入庫管理、發(fā)放調(diào)撥、退貨、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護、財產(chǎn)清查、與會計賬務核對以及出庫發(fā)放給二級庫等工作。要求庫管人員按照具體入出庫管理程序執(zhí)行。

2.6.2 二級庫管理 二級庫管理是相對于一級庫房而言建立的一種管理模式，醫(yī)院將財務管理范圍延伸到科室，建立科室?guī)旆窟M行實物管理，同時建立科室賬冊，實行賬務管理。

操作流程：運用醫(yī)院物流運營系統(tǒng)(HERP)，由二級庫向一級庫請領(lǐng)，一級庫審核請領(lǐng)單→出庫發(fā)放到二級庫→二級庫領(lǐng)入→出庫使用→向患者記賬收費→科室成本生成→成本納入科室，實行成本核算→績效考核分配。月底清查盤點，制作庫存盤點表，報送物資管理、財務、審計等部門，以備核對。

材料范圍：根據(jù)衛(wèi)生材料的價格、數(shù)量、專用屬性以及醫(yī)院管理需要劃定范圍，主要為高值耗材(如麻醉科庫管的閉合器、吻合器，導管室的介入材料等)、專用材料(如化學試劑材料、口腔科的鈦金材料等)以及其他專屬性質(zhì)的大宗材料。

二級庫管理模式如圖1所示。

2.6.3 庫存材料預警機制管理 無論是一級庫房還是二級庫房，均實行預警機制管理，包括數(shù)量預警和效期預警。通過HERP監(jiān)測與人工日常巡檢相結(jié)合，動態(tài)掌握材料的數(shù)量、效期，做好臨界值記錄。通過預警機制，能夠及時有效地預見庫存材料的數(shù)量上限、下限，保持合理庫存，為制訂合理的計劃采購量提供參數(shù)。設(shè)置效期一覽表，每月跟蹤觀察并記錄。實行庫房劃區(qū)色標管理，劃分為綠、黃、紅三色區(qū)域，綠色區(qū)域存放合格材料，黃色區(qū)域為待驗區(qū)域，質(zhì)量不合格的衛(wèi)生耗材置于紅色區(qū)域[6]。

2.6.4 清查盤點管理 庫房管理堅持“有物就有賬，有賬就有物，賬物要相符”的原則。采用 ABC 分類管理法，每月由材料物資、財務、審計等職能部門進行實物清查盤點，及時進行賬物、賬賬核對。同時，結(jié)合醫(yī)院HIS收費系統(tǒng)，以詳查、抽查方式對允許收費材料進行收費監(jiān)督。通過清查盤點和收費督查，杜絕材料的丟失、流失、過期失效現(xiàn)象，監(jiān)督成本攤銷，收費入賬。

2.7 計價收費管理

多數(shù)衛(wèi)生材料是收費材料。通過醫(yī)院HIS系統(tǒng)，實行先記賬收費、后出庫發(fā)放程序。通過收入報表中的“材料費”項目，與出庫的材料成本進行核對，監(jiān)督是否收費。出庫材料列科室成本，納入科室成本核算，進行績效分配。

3 結(jié)語

通過衛(wèi)生材料精細化管理，對物資從購入到最終使用消耗全過程實施管理，形成了管理的PDCA閉合循環(huán)，真正達到了既管物又管賬的目的，有效杜絕了粗放管理存在的“跑、冒、滴、漏”等不良現(xiàn)象發(fā)生，強化了部門、環(huán)節(jié)的責任意識，樹立了良好的管理理念，為醫(yī)院持續(xù)、健康發(fā)展奠定了堅實的管理基礎(chǔ)。

實行衛(wèi)生材料精細化管理模式，是實現(xiàn)管理規(guī)范化、科學化的必要措施，是提高醫(yī)院整體經(jīng)營管理水平、推動醫(yī)院健康發(fā)展的科學路徑[7]。實施精細化管理，需要借助軟件系統(tǒng)的支持，智能化信息平臺為醫(yī)院管理的改革創(chuàng)新提供了有力的技術(shù)保障。加強醫(yī)院信息化建設(shè)是醫(yī)院科學管理的根本[8]。今后，醫(yī)院應適應新形勢，積極采用科學管理手段，進一步提升衛(wèi)生材料管理水平。

[1] 徐 巖.關(guān)于醫(yī)院全面預算管理的思考[J].經(jīng)濟研究導刊，2010(23)：172-173.

[2] 杜 恂，杜 婉.加強醫(yī)用衛(wèi)生材料管理的幾點措施[J].中國衛(wèi)生資源，2008，11(4)：162-163.

[3] 許 穎.淺談 ERP 系統(tǒng)在醫(yī)院高值耗材管理中的應用[J].中國科技信息，2011，30(7)：30-31.

[4] 郭曉峰.醫(yī)療運行監(jiān)管體系構(gòu)建與實踐[J].中國衛(wèi)生質(zhì)量管理，2016，23(1)：31-32.

[5] 楊 戈，王曉華，邢 帥，等.醫(yī)院醫(yī)用衛(wèi)生材料中心物流管理模式探討[J].中國醫(yī)院管理，2012，32(11)：63-64.

[6] 顧天紅，金 偉.醫(yī)院衛(wèi)生耗材庫房規(guī)范化管理的研究[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2011，32(9)：122-123.

[7] 梁林娜.基于成本控制醫(yī)院加強衛(wèi)生材料管理的探析[J].財經(jīng)界：學術(shù)版，2012，32(9)：53.

[8] 王景明，朱護峰.醫(yī)院管理新模式[M].北京：人民軍醫(yī)出版社,2009：36.

修回日期：2016-06-13

責任編輯：吳小紅

Practice of Hospital Health Material Fine Management /

PENG Yuchun,FAN Cuiguo,PENG Yunzhi.//

From the aspects of planning procurement, consignment, ledger, warehouse in-out, cost, warehouse, pricing charging, etc., the hospital health materials fine management was implemented with both pipe and account, which reduced consumption, and promoted the healthy development of hospital economic operation.

Hospital; Health Materials; Fine Management

10.13912/j.cnki.chqm.2017.24.4.17

彭韻志

2016-05-17

彭玉春1范翠國1彭韻志2*

1 包頭醫(yī)學院第二附屬醫(yī)院 內(nèi)蒙古 包頭 014030 2 山西醫(yī)科大學 山西 晉中 030600

Chinese Health Quality Management，2017,24(4):44-46

彭韻志：山西醫(yī)科大學管理學院在校學生

E-mail：btpyc@aliyun.com