檔案升級達標后的幾點思考和體會

王小琴

[摘 要] 檔案升級達標工作是每個用人單位都十分關注的一個問題，因為它不僅關乎檔案管理工作和檔案相關工作的工作效率，對單位的推動作用也是不容忽視的。分析如何做好檔案工作、檔案升級達標后的意義以及檔案升級達標后需要進行的工作。

[關 鍵 詞] 檔案升級；檔案管理；體會

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）05-0181-01

檔案升級工作是單位非常重視的工作之一，不僅能夠提高檔案管理效率，使檔案工作有規可循、有據可查，也能夠幫助單位更好地管理人員，對單位來說是不可不做的一件事。在完成檔案升級達標工作之前，需要在以下幾個方面進行基礎工作。

一、如何做好檔案升級工作

檔案升級工作對于單位來說十分重要，必須要做好檔案升級工作。

（一）從基礎的工作做起

做好檔案的升級工作，要從基礎工作做起。對于檔案升級達標工作來說，基礎工作包括資料收集和檔案整理等。根據單位實際情況制定文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表（簡稱三合一制度），收集資料要全面、準確，檔案整理要規范合理。按要求整理好各類檔案。做好每一份檔案的記錄工作，加強單位的檔案管理水平，方便找到檔案相關信息，避免遺漏問題的發生。基礎工作做好了，其實是為后面的檔案升級工作打下基礎，高樓建成的第一步就是落成地基，地基穩了，后面的工作才能順利進行。

（二）增加升級配備設施設備

檔案管理現代化、信息化是檔案工作發展的必然趨勢，也是充分利用檔案實現檔案自身價值的需要。因此，檔案升級需要增加標準庫房建設和設施設備，這關系著后期的升級工作，也關系著檔案升級達標的質量。比如，有標準庫房的建設，購置檔案密集架、安裝電子檔案管理系統防磁柜、掃描儀等，既能夠減輕管理檔案的難度，也是對后期檔案升級工作的一個保障。

（三）建立檔案升級機制

為做好檔案升級工作，需要建立一套合理且有用的檔案升級機制。在這套機制中，要安排管理人員、專業升級檔案人員、組織人員等，是一個健全的小單位，能夠最快最好地完成檔案升級工作。但是在檔案升級機構中，應該盡量采用檔案管理方面的專業人員，而且還要進行合理分工，各司其職，把檔案升級工作做扎實、做專業，形成一套完整體系，有規矩可遵守，有制度可依。而且，這個機制要和本單位的各項規章制度相結合，通過單位的規章制度為檔案升級工作添一把火。

二、檔案升級達標后的意義

檔案升級達標之后對于單位的管理、對單位的發展等都有著非一般的意義。

（一）檔案升級達標后能夠提高單位管理水平

檔案升級達標后，檔案管理起來就更加方便，而且有據可查，信息準確率高。升級達標后，也鞭策檢查監督力度，使檔案管理更加合法化、制度化。單位檔案升級達標后，其他部門的正常運行也有著不可分割的作用，檔案管理工作做好了，才能保證單位人員的合理流動和一一對應，是一個單位的基礎工作。檔案升級達標后，檔案查詢變得更方便快捷了，檔案管理更加高效，檔案信息也更加準確，這也是對單位管理工作的一種支持，能夠提高單位的管理水平，促進單位的進步發展。

（二）檔案升級達標后能夠改進單位設備設施

檔案升級達標可改進單位檔案室的設備設施，有了高效的設備設施，檔案室就能獲得更好的發展，也為日后檔案管理工作提供了保障，這是個雙贏的結果。各種先進檔案數據錄入軟件的投入使檔案工作更加便捷，檔案資料保存更安全、檢索更快捷、利用更科學，檔案相關數據更加精確，信息也更加準確。

（三）檔案升級達標后能夠促進檔案人員發展

檔案升級達標后，檔案人員的素質和專業水平也大大提高，知識面拓展了，對檔案工作的認識也更上一層樓，成為各方面知識都飽滿、自身素質強、專業知識豐富的人才。不僅是檔案管理的相關知識，在相關方面的能力也得到提高。檔案達標升級后，需要檔案人員不斷提高自身知識，不斷學習，適應高科技含量的檔案工作和檔案管理工作。

三、檔案升級達標后的工作

檔案升級達標工作固然重要而且困難，但是檔案升級達標之后依舊不可懈怠。

（一）不斷鞏固檔案管理工作

檔案升級達標后并不意味著困難工作的結束，檔案人員不能夠消極怠工而應該是干勁更足，才能應對未來的檔案要求。檔案達標升級之后，也還是存在著倒退和停滯不前的可能性，要居安思危，時刻警惕著檔案管理工作，不可松懈偷懶。因此，檔案管理人員需要在檔案達標升級之后繼續進行檔案整理和檢查工作，確保檔案升級后的檔案工作質量。另外，還應該積極學習先進的檔案升級和管理方面的知識，以應對后期檔案管理工作中出現的問題，更好地迎接挑戰。

（二）不斷學習檔案方面的知識

檔案管理知識是無窮無盡的，而檔案升級達標工作相關知識更是復雜全面，因此檔案管理人員需要時刻注意提高自身能力水平，不能讓時代的進步掩埋了自己，而應該不斷適應時代，不斷學習新的相關知識，把知識作為堅實盾牌，既保障了檔案工作的秩序，也保障了自身的進步。

檔案工作關系著整個單位的運作和進步，檔案升級達標工作能夠使檔案管理工作更加高效，促進了單位檔案管理工作的進一步發展。對單位而言，檔案工作是一項基礎工作，對歷史負責，為現實服務，替未來著想！

參考文獻：

楊公之.檔案信息化建設導論[M].中國檔案出版社，2015.