檔案升級達標后的幾點思考和體會

王小琴

[摘 要] 檔案升級達標工作是每個用人單位都十分關注的一個問題，因為它不僅關乎檔案管理工作和檔案相關工作的工作效率，對單位的推動作用也是不容忽視的。分析如何做好檔案工作、檔案升級達標后的意義以及檔案升級達標后需要進行的工作。

[關 鍵 詞] 檔案升級；檔案管理；體會

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）05-0181-01

檔案升級工作是單位非常重視的工作之一，不僅能夠提高檔案管理效率，使檔案工作有規(guī)可循、有據(jù)可查，也能夠幫助單位更好地管理人員，對單位來說是不可不做的一件事。在完成檔案升級達標工作之前，需要在以下幾個方面進行基礎工作。

一、如何做好檔案升級工作

檔案升級工作對于單位來說十分重要，必須要做好檔案升級工作。

（一）從基礎的工作做起

做好檔案的升級工作，要從基礎工作做起。對于檔案升級達標工作來說，基礎工作包括資料收集和檔案整理等。根據(jù)單位實際情況制定文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表（簡稱三合一制度），收集資料要全面、準確，檔案整理要規(guī)范合理。按要求整理好各類檔案。做好每一份檔案的記錄工作，加強單位的檔案管理水平，方便找到檔案相關信息，避免遺漏問題的發(fā)生。基礎工作做好了，其實是為后面的檔案升級工作打下基礎，高樓建成的第一步就是落成地基，地基穩(wěn)了，后面的工作才能順利進行。

（二）增加升級配備設施設備

檔案管理現(xiàn)代化、信息化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，也是充分利用檔案實現(xiàn)檔案自身價值的需要。因此，檔案升級需要增加標準庫房建設和設施設備，這關系著后期的升級工作，也關系著檔案升級達標的質量。比如，有標準庫房的建設，購置檔案密集架、安裝電子檔案管理系統(tǒng)防磁柜、掃描儀等，既能夠減輕管理檔案的難度，也是對后期檔案升級工作的一個保障。

（三）建立檔案升級機制

為做好檔案升級工作，需要建立一套合理且有用的檔案升級機制。在這套機制中，要安排管理人員、專業(yè)升級檔案人員、組織人員等，是一個健全的小單位，能夠最快最好地完成檔案升級工作。但是在檔案升級機構中，應該盡量采用檔案管理方面的專業(yè)人員，而且還要進行合理分工，各司其職，把檔案升級工作做扎實、做專業(yè)，形成一套完整體系，有規(guī)矩可遵守，有制度可依。而且，這個機制要和本單位的各項規(guī)章制度相結合，通過單位的規(guī)章制度為檔案升級工作添一把火。

二、檔案升級達標后的意義

檔案升級達標之后對于單位的管理、對單位的發(fā)展等都有著非一般的意義。

（一）檔案升級達標后能夠提高單位管理水平

檔案升級達標后，檔案管理起來就更加方便，而且有據(jù)可查，信息準確率高。升級達標后，也鞭策檢查監(jiān)督力度，使檔案管理更加合法化、制度化。單位檔案升級達標后，其他部門的正常運行也有著不可分割的作用，檔案管理工作做好了，才能保證單位人員的合理流動和一一對應，是一個單位的基礎工作。檔案升級達標后，檔案查詢變得更方便快捷了，檔案管理更加高效，檔案信息也更加準確，這也是對單位管理工作的一種支持，能夠提高單位的管理水平，促進單位的進步發(fā)展。

（二）檔案升級達標后能夠改進單位設備設施

檔案升級達標可改進單位檔案室的設備設施，有了高效的設備設施，檔案室就能獲得更好的發(fā)展，也為日后檔案管理工作提供了保障，這是個雙贏的結果。各種先進檔案數(shù)據(jù)錄入軟件的投入使檔案工作更加便捷，檔案資料保存更安全、檢索更快捷、利用更科學，檔案相關數(shù)據(jù)更加精確，信息也更加準確。

（三）檔案升級達標后能夠促進檔案人員發(fā)展

檔案升級達標后，檔案人員的素質和專業(yè)水平也大大提高，知識面拓展了，對檔案工作的認識也更上一層樓，成為各方面知識都飽滿、自身素質強、專業(yè)知識豐富的人才。不僅是檔案管理的相關知識，在相關方面的能力也得到提高。檔案達標升級后，需要檔案人員不斷提高自身知識，不斷學習，適應高科技含量的檔案工作和檔案管理工作。

三、檔案升級達標后的工作

檔案升級達標工作固然重要而且困難，但是檔案升級達標之后依舊不可懈怠。

（一）不斷鞏固檔案管理工作

檔案升級達標后并不意味著困難工作的結束，檔案人員不能夠消極怠工而應該是干勁更足，才能應對未來的檔案要求。檔案達標升級之后，也還是存在著倒退和停滯不前的可能性，要居安思危，時刻警惕著檔案管理工作，不可松懈偷懶。因此，檔案管理人員需要在檔案達標升級之后繼續(xù)進行檔案整理和檢查工作，確保檔案升級后的檔案工作質量。另外，還應該積極學習先進的檔案升級和管理方面的知識，以應對后期檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，更好地迎接挑戰(zhàn)。

（二）不斷學習檔案方面的知識

檔案管理知識是無窮無盡的，而檔案升級達標工作相關知識更是復雜全面，因此檔案管理人員需要時刻注意提高自身能力水平，不能讓時代的進步掩埋了自己，而應該不斷適應時代，不斷學習新的相關知識，把知識作為堅實盾牌，既保障了檔案工作的秩序，也保障了自身的進步。

檔案工作關系著整個單位的運作和進步，檔案升級達標工作能夠使檔案管理工作更加高效，促進了單位檔案管理工作的進一步發(fā)展。對單位而言，檔案工作是一項基礎工作，對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想！

參考文獻：

楊公之.檔案信息化建設導論[M].中國檔案出版社，2015.