加快信息化建設 做好中職學校檔案管理

于健+楊洪云

摘 要：隨著檔案每年大量遞增及利用的多種需求，中職學校檔案信息化建設是檔案管理工作的一個必然發展過程。本文針對目前中職學校信息化管理存在的問題以及如何加快信息化建設進行分析和討論，以期不斷提高中職學校檔案信息化程度，實現中職學校檔案的信息化、現代化管理。

關鍵詞：中職學校；信息化建設；檔案管理

伴隨著檔案每年大量遞增，多種類利用需求的層出不窮，信息化已成為檔案管理工作今后發展與突破的最優選擇。在信息化過程中，中職學校檔案信息化管理與具有得天獨厚的科研技術力量作支撐的普通高等學校檔案管理有所不同，也與擁有雄厚的資金進行軟件、硬件開發、制作的機關事業單位檔案管理有所差距，中職學校的檔案信息化管理處于邊緣化管理狀態，學校領導及檔案管理人員對檔案信息化認識不到位[1]，重視程度不高。據調研，青島地區大多數中職學校還沒有實行信息化管理，即使少數中職學校已經實行了信息化管理，也是處于初級發展階段，在信息化建設過程中因遇到許多新情況、新問題，受到了阻礙，處于緩慢發展、甚至停滯不前的狀態。

1 中職學校檔案信息化管理面臨的問題

1、檔案信息化管理制度和技術規范文件欠缺

目前，關于檔案信息化管理制度，特別是信息化建設過程中一些具體操作性較強的技術標準和業務規范國家沒有統一標準，例如：軟硬件建設、檔案數字化，數據采集與安全保護、信息利用與共享、信息資源開放、電子簽名的認定等，沒有具體執行標準和法規支撐，致使中職學校檔案信息化建設與管理沒有形成有效、規范的可遵循的運行機制。沒有統一制度與標準，又缺乏溝通與協作，因此各中職學校檔案部門各自為政，而檔案管理人員理論和實踐經驗都不夠豐富，他們或根據其工作經驗及主觀判斷，展開對檔案信息化建設與管理工作，或摸著石頭過河，使檔案信息化管理在合理性、可行性、系統性、兼容性及安全性等方面則存在著一定欠缺，造成有的學校信息化建設走了彎路，有的學校遇到問題、困難徘徊、停頓不前，出現了資源擱置、浪費現象。檔案管理信息化發展存在著很大盲目性[2] 。

2、資金短缺、設備陳舊

進行信息化建設就是信息化技術支撐、網絡化管理、精準服務的齊抓共管，需要軟件、硬件同步建設、齊升級，這意味著不僅需要投入資金進行硬件建設，還要耗費大量資金進行檔案數字化加工、數據處理、信息數據庫建設、安全防護系統等有關軟件和程序的設計、開發、安裝、鏈接、利用等工作。同時，由于信息技術日益發展，帶來后續設備和程序的更新、升級、維護等都需要一定的費用支持。據調研，絕大多數中職學校對檔案信息化建設的投入是少之又少，缺少庫房， 存在著“三房合一”即庫房、專用閱欄室，專用整理室共用一室的現象，還有的學校復印機、打印機都沒有，如需要打印和復印材料，只能借助其它部門，而有的學校雖前期對信息化建設投入了一定的資金，但后續的發展沒有跟上，設備和系統的更新換代、升級，維護等工作停滯不前，存在著一勞永逸的思想。

3、檔案信息化管理專業復合型人才缺乏

對于檔案信息化，管理人員的政治素養和專業素質的高低決定著信息化建設與管理的成效。任何工作，人才是第一位的。目前，中職學校的檔案管理人員，檔案學科班出身的微乎其微，絕大多數是轉崗或是年齡大了快退休做不了教學工作，而改做檔案管理，都是半路出家，既缺少檔案專業知識，又對計算機、網絡技術、掃描縮微技術等掌握得不精，導致中職學校檔案管理人員專業素養和技能較低，很難勝任專業性、技術性較強的檔案信息化管理工作。其次，檔案管理部門對人才培養缺乏系統規劃，往往是走一步看一步，存在著“人才用時方恨少”現象，這在一定程度上影響著中職學校檔案信息化工作的開展。

2 加快檔案信息化管理的對策

1、領導重視是關鍵，領導重視了工作就好抓了。檔案信息化管理既是一項長期的基礎工作，又是一項綜合性的系統工程，它需要學校領導及有關部門等多方面重視、支持與配合，特別是要調動分散在各部門的兼職檔案人員工作積極性，信息化管理的很多工作是要兼職檔案員完成的，這些工作具體瑣碎而且關系信息的準確性、真實性及安全性等，所以學校領導要從政策上給予傾斜，給予檔案管理部門全方位支持和關注，保障信息化基礎工作的高質量、高水平運轉，積極完善并做好檔案信息化建設、發展、管理過程中的技術、人才和資金等保障體系的運行工作。

2、傳統、落后的檔案管理機制和運行體系與科學、先進的檔案信息化管理模式是有很大差別的，如果繼續沿用傳統、陳舊的檔案管理的思路，就會阻礙信息化建設，滿足不了檔案管理發展的需求。由于在信息化背景下，中職學校檔案從材料來源類型、收集整理過程、歸檔移交與保存的形式、信息利用方式等工作都發生了較大變化，因此，信息化下的檔案管理運行機制也要有所改變。一方面要加大信息化軟件、硬件環境建設，加快信息化建設力度，做好檔案信息化建設標準規范，另一方面，要做好檔案信息化管理與利用標準規范，建立起以適應工作發展需要、與信息化管理相匹配的檔案信息錄入 輸出、信息采集、信息數字化、信息預檢、網絡數據傳輸、信息查詢利用、信息安全保護、權限訪問等規章制度、工作規范和技術標準。與此同時還要不斷完善檔案管理部門內部的管理機制，進一步規范并細化檔案的收集、整理、移交、歸檔、查閱利用等工作流程、業務標準及監督職責。其次，要積極接收和學習國內外先進的信息化檔案管理理念和科學有序的管理方法，在堅守檔案管理最基本原則的同時，必須大膽創新思路，積極開展理論創新，管理創新，技術創新，服務創新，超前并服務好學校各項教育教學工作及社會的需要。

3、無論是加強信息化建設還是檔案管理人員的培養或是引進專業復合人才都需要投入資金，因此，加強資金的支撐是加快完善信息化管理工作的重要保障[3]。首先是加強檔案管理基礎設施及軟硬件系統建設的需要，按照國家技術標準，依據綠色環保建設館舍理念，改善庫房條件；對系統進行實時的開發、更新、升級與維護。其次要不斷開發檔案利用價值，宣傳檔案在實踐應用中所發揮的重要作用，提高和擴大檔案的影響力，爭取上級部門或者校友、企業等多渠道、多方式的支持及贊助，加強資金的投入力度。與此同時還要進一步建立健全檔案信息化建設與管理的專項經費保障機制，利用科學化、規范化、標準化、制度化的工作方法和管理模式，推進中職學校檔案信息化建設發展進程。

4、高素質、高水平的人才隊伍是檔案信息化建設和檔案事業發展的保證和推動。由于檔案管理是一項具有政策性、紀律性、保密性等特殊性專業工作，因此，要把思想政治建設、紀律建設、干部隊伍建設等工作貫穿于檔案工作始終，要筑牢政治思想基礎，加強檔案管理人員政治思想教育和政治理論學習，加強職業道德與行為規范教育， 不斷提高其政治自覺性和政治責任，其次，要加強檔案管理人員全方位、多層次的業務培訓力度，拓展多渠道的專業教育培訓方式，樹立“主觀能動”服務意識，積極轉變自身角色，從傳統的檔案保管者轉變為檔案信息管理者、檔案精準服務踐行者、檔案利用開發推動者、檔案成果編研推廣者。與此同時，學校及檔案管理部門要積極培養和引進兼具檔案管理、歷史文化、信息化技術專業的高水平德才兼備的高層次人才，確保檔案建設和信息化管理能夠與時俱進并高質量、高水平運行。

3 中職學校檔案信息化管理的目標

信息化建設是時代發展的需要[4]，也是時代賦予中職學校檔案工作創新發展的歷史使命。檔案信息化不僅僅包括紙質檔案的數字化，政務文件的電子化，檔案管理系統的網絡化、信息化，還應包括電子檔案數據的自動甄別、捕獲、歸檔、存儲、整合、分析、統計、利用的電子檔案“全生命周期”的數據化智能化控制。傳統的檔案管理工作的目標是通過手工整理、裝訂檔案，編制案卷目錄等各類簡單、初級、原始檢索工具，對檔案進行查閱利用，但檔案查不全、查不到的現象會時常發生，傳統檔案管理已無法滿足持續膨脹的館藏和快速增長的多種類檔案利用需求。而信息化管理的目標就是利用先進的計算機技術、數字掃描技術及網絡化功能，對檔案信息用數據化來表達、以數字載體作存儲介質，以網絡來傳遞信息并通過智慧化控制，實現檔案信息資源整合與共享，增加檔案提取利用的時效性、精準性、全面性，使檔案利用價值實現最大化，成為檔案走向規范化、信息化、科學化、現代化管理的最有效的捷徑。例如，過去查找學生學籍檔案，需按部就班，按年度、專業、班級、類目等步驟和程序逐條手工查找提取信息，效率低，失誤率高。而引入檔案信息化管理后，只要輸入關鍵詞，就能實行全文檢索，“秒速”查找到與之相關的所有信息資料和信息統計， 擴大了檔案利用的廣度和深度，實現了檔案信息資源經過零散到系統化管理，使檔案的最大價值通過信息化、數據化、智慧化這些新的管理形態、管理方式、管理途徑來實現。

參考文獻

[1]孫婧婧金丹，高校檔案信息化建設與服務功能拓展[J]《蘭臺世界》2015（20）：（99-100）

[2]解詠晉，教育信息化時代下高校檔案信息化管理建設研究[J]《知識經濟》2016（4）：（154-155）

[3]張艷紅，淺談如何做好工程建設的檔案信息化管理[J]《環球市場》2016（21）：（276）

[4]羅珊，高校檔案信息化建設存在的問題及策略研究[J]《蘭臺世界》2016（21）：（45-47）