如何做好水利工程檔案的收集和整理工作

黃碧華

摘 要：在水利工程建設過程中會產生較多的檔案信息，其是對水利工程建設全過程的真實反映和體現。因此需要做好水利工程檔案收集和整理工作，使其為水利工程建設和運行管理提供重要的依據，更好的服務于水利工程事業的發展。特別是近年來了我國加大了對水利工程建設投資的力度，這就對水利工程檔案收集和整理的信息化和規范化水平提出了更高的要求。文中分析了水利工程檔案的特點，并進一步對做好水利工程檔案收集和整理工作的重要舉措進行了闡述。

關鍵詞：水利工程檔案；收集；整理；特點；重要舉措

水利工程建設項目需要的建設周期較長，導致水利工程檔案收集和整理工作時間跨度較大，再加之檔案資料數量較多，也給收集和整理工作帶來了較大的難度。因此需要在水利工程建設過程中加強對檔案收集和整理工作的管理，要求檔案管理人員要對工程的建設環節和技術規范有適當的了解，并能夠在實際工作中嚴格按照具體的要求進行歸檔操作，有效的保證水利工程檔案的完整性、準確性和系統性，為水利工程檔案的利用奠定良好的基礎。

1 水利工程檔案的特點

水利工程檔案具有法制性、系統性、實用性和同步性等特點。當前在水利工程管理工作中，由于構建了較為完善的法律體系，這也使水利工程檔案工作實施過程中有法可依、有章可循。在水利工程檔案管理工作中，還要建立健全水利工程檔案管理系統，及時對水利工程施工過程中各個環節所產生的檔案信息進行收集和整理。由于水利工程建設具有復雜性，而且作為一個系統性的工程項目，其由若干個單項工程組合而成，這也決定了水利工程檔案也具有較強的系統性，缺乏任何一個單項工程檔案信息數據都會對水利工程檔案的完整性造成影響。水利工程檔案是對水利工程項目全過程的真實和完整的記錄，其是施工單位、監理、主管部門及質量監督等各部門開展工作的重要依據，這也使水利工程檔案具有較高的保存價值。因此在水利工程項目立項開始，檔案收集和整理工作就需要與水利工程項目實施保持同步性，做好檔案信息的同步收集和整理工作，及時對檔案材料進行歸檔，確保水利工程檔案具有較好的完整性和系統性。

2 做好水利工程檔案收集和整理工作的重要舉措

（一）加強全員檔案管理意識

水利工程檔案管理水平的高低與水利檔案的管理意識息息相關，因此在水利工程檔案收集和整理工作中，需要提升全員檔案管理意識，認真抓好檔案收集、保管和利用等關鍵環節的工作。在水利工程建設過程中，大量的檔案都產生于工程勘察、設計、技術和施工人員手中，同時這部分人員也是后期檔案利用的主體。因此通過發揮全體工作人員的檔案意識，強化全體人員的檔案收集和存管意識，使全員都積極的參與到檔案收集和整理工作中來，實現對檔案工作的統籌規劃，提升水利工程檔案收集水平。另外，還要重視電子檔案提交和保存管理系統的建立，利用制度來對檔案存管工作進行約束，強化對水利工程檔案收集和整理工作的監督，全面提升水利工程檔案收集和管理的水平。

（二）加大軟硬件設施的投入

要做好水利管理工作，軟硬件配套設施是必不可缺的。硬件方面，加大硬件設施建設，避免工作人員辦公硬件設施與檔案管理硬件設施疊加使用的現象，同時還要做好數據備份。軟件方面，要購入或者開發系統嚴謹、功能齊全的數據管理保存系統，保證檔案管理人員可以及時提交檔案還可以保證檔案安全，推進檔案信息化發布工作。

（三）制訂完善的檔案管理制度

應強化檔案管理制度，提高檔案管理水平。檔案管理制度主要包括5個制度：一是立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求；二是檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施；三是檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求；四是檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續；五是檔案人員崗位責任制，主要包括每個檔案人員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。檔案工作制度特別是檔案歸檔制度，必須要認真落實，對哪些文件材料必須歸檔要做出硬性規定，并明確有關人員的職責。要將歸檔制度同有關的管理制度銜接起來，明確工程資料的歸檔范圍，可以制定歸檔保證金制度，對不按規定要求歸檔的有關單位用經濟手段給予懲罰。保證金制度對工程檔案的收集確實是一種比較有效的經濟制約手段，但是它的作用并不是萬能的，而且隨著市場經濟的不斷發展，保證金制度逐漸產生了一些弊端。因此在實際檔案工作中也可以通過下達總體計劃時，同時下達歸檔任務，把歸檔任務當作項目工作的一部分來完成，從而全面提升檔案歸檔的完整率。

（四）嚴把歸檔材料的接收關，加強檔案資料的補充收集

由于水利工程存在較多的單項工程，因此在水利工程檔案管理工作中，可以通過設置兼職的檔案員，由其來負責檔案資料的收集和初步整理，這樣在各單項工程實施過程中，能夠實時對產生的檔案信息進行收集，并對歸檔材料的動向進行及時跟蹤，全面提升檔案歸檔材料的完整率。同時還要建立健全工程文件更改制度，明確對更改程序、原則、權限和方法進行規定，并進一步對修改補充文件進行確認，審核歸檔材料的數量和內容，將具體責任落實到每一個人頭上，這樣一些分散的文件材料能夠及時跟蹤收集，有效的保證了檔案材料的完整性。另外，還要進一步核查工程歸檔材料的內容，一旦發現殘缺要及時進行補充收集，確保檔案的準確性和完整性。

（五）做好水利技術資料整理工作

（1）建立合理編碼程序。合理的編碼程序是管理和建立水利工程資料的基礎。合理編碼程序為資料管理和查閱帶來了很大的便利，提高了水利工程資料管理和查閱的效率。可根據資料的類型不同，而建立相對應的數據庫對資料進行管理。

（2）建立資料庫。要做好資料管理工作，需要用編碼程序編寫資料目錄，用超連接的方法對目錄、子目錄進行分類查找。資料目錄應該根據資料類型的不同而進行文件夾分類，從而方便對資料的查找。

（3）資料庫的管理。要做好資料庫管理工作，首先要及時對資料進行登記、分類、歸檔和連接。對于不能修改的資料應該設置成只讀或進行保護。同時還要及時做好資料備份，以免數據遺失。實時監控計算機，以免計算機受病毒侵擾，而遺失數據。

3 結束語

在水利工程建設和后期運行過程中，水利工程檔案發揮著非常重要的作用。因此需要強化水利工程檔案管理工作，為水利工程建設質量和后期安全運行提供重要保障。在水利工程檔案管理工作中，檔案收集和整理作為其中非常關鍵的兩個環節，通過及時對檔案信息進行收集和整理，及時進行歸檔，可以有效的保證水利工程檔案的完整性和系統性。因此在實際工作中，需要進一步明確水利工程檔案管理人員的職責，確保檔案收集和整理工作要與工程建設保持同步。各參與工程建設的單位和人員也要積極的對文件材料進行收集和整理，確保檔案信息的及時歸檔。并通過構建科學、完善的水利工程檔案管理系統，從而更真實的反映水利工程的質量狀況，促進水利工程建設水平的提升。

參考文獻

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