如何做好水利工程檔案的收集和整理工作

黃碧華

摘 要：在水利工程建設(shè)過程中會(huì)產(chǎn)生較多的檔案信息，其是對(duì)水利工程建設(shè)全過程的真實(shí)反映和體現(xiàn)。因此需要做好水利工程檔案收集和整理工作，使其為水利工程建設(shè)和運(yùn)行管理提供重要的依據(jù)，更好的服務(wù)于水利工程事業(yè)的發(fā)展。特別是近年來了我國加大了對(duì)水利工程建設(shè)投資的力度，這就對(duì)水利工程檔案收集和整理的信息化和規(guī)范化水平提出了更高的要求。文中分析了水利工程檔案的特點(diǎn)，并進(jìn)一步對(duì)做好水利工程檔案收集和整理工作的重要舉措進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案；收集；整理；特點(diǎn)；重要舉措

水利工程建設(shè)項(xiàng)目需要的建設(shè)周期較長，導(dǎo)致水利工程檔案收集和整理工作時(shí)間跨度較大，再加之檔案資料數(shù)量較多，也給收集和整理工作帶來了較大的難度。因此需要在水利工程建設(shè)過程中加強(qiáng)對(duì)檔案收集和整理工作的管理，要求檔案管理人員要對(duì)工程的建設(shè)環(huán)節(jié)和技術(shù)規(guī)范有適當(dāng)?shù)牧私?，并能夠在?shí)際工作中嚴(yán)格按照具體的要求進(jìn)行歸檔操作，有效的保證水利工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為水利工程檔案的利用奠定良好的基礎(chǔ)。

1 水利工程檔案的特點(diǎn)

水利工程檔案具有法制性、系統(tǒng)性、實(shí)用性和同步性等特點(diǎn)。當(dāng)前在水利工程管理工作中，由于構(gòu)建了較為完善的法律體系，這也使水利工程檔案工作實(shí)施過程中有法可依、有章可循。在水利工程檔案管理工作中，還要建立健全水利工程檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)對(duì)水利工程施工過程中各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的檔案信息進(jìn)行收集和整理。由于水利工程建設(shè)具有復(fù)雜性，而且作為一個(gè)系統(tǒng)性的工程項(xiàng)目，其由若干個(gè)單項(xiàng)工程組合而成，這也決定了水利工程檔案也具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，缺乏任何一個(gè)單項(xiàng)工程檔案信息數(shù)據(jù)都會(huì)對(duì)水利工程檔案的完整性造成影響。水利工程檔案是對(duì)水利工程項(xiàng)目全過程的真實(shí)和完整的記錄，其是施工單位、監(jiān)理、主管部門及質(zhì)量監(jiān)督等各部門開展工作的重要依據(jù)，這也使水利工程檔案具有較高的保存價(jià)值。因此在水利工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始，檔案收集和整理工作就需要與水利工程項(xiàng)目實(shí)施保持同步性，做好檔案信息的同步收集和整理工作，及時(shí)對(duì)檔案材料進(jìn)行歸檔，確保水利工程檔案具有較好的完整性和系統(tǒng)性。

2 做好水利工程檔案收集和整理工作的重要舉措

（一）加強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)

水利工程檔案管理水平的高低與水利檔案的管理意識(shí)息息相關(guān)，因此在水利工程檔案收集和整理工作中，需要提升全員檔案管理意識(shí)，認(rèn)真抓好檔案收集、保管和利用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的工作。在水利工程建設(shè)過程中，大量的檔案都產(chǎn)生于工程勘察、設(shè)計(jì)、技術(shù)和施工人員手中，同時(shí)這部分人員也是后期檔案利用的主體。因此通過發(fā)揮全體工作人員的檔案意識(shí)，強(qiáng)化全體人員的檔案收集和存管意識(shí)，使全員都積極的參與到檔案收集和整理工作中來，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，提升水利工程檔案收集水平。另外，還要重視電子檔案提交和保存管理系統(tǒng)的建立，利用制度來對(duì)檔案存管工作進(jìn)行約束，強(qiáng)化對(duì)水利工程檔案收集和整理工作的監(jiān)督，全面提升水利工程檔案收集和管理的水平。

（二）加大軟硬件設(shè)施的投入

要做好水利管理工作，軟硬件配套設(shè)施是必不可缺的。硬件方面，加大硬件設(shè)施建設(shè)，避免工作人員辦公硬件設(shè)施與檔案管理硬件設(shè)施疊加使用的現(xiàn)象，同時(shí)還要做好數(shù)據(jù)備份。軟件方面，要購入或者開發(fā)系統(tǒng)嚴(yán)謹(jǐn)、功能齊全的數(shù)據(jù)管理保存系統(tǒng)，保證檔案管理人員可以及時(shí)提交檔案還可以保證檔案安全，推進(jìn)檔案信息化發(fā)布工作。

（三）制訂完善的檔案管理制度

應(yīng)強(qiáng)化檔案管理制度，提高檔案管理水平。檔案管理制度主要包括5個(gè)制度：一是立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求；二是檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護(hù)和庫房、設(shè)備管理措施；三是檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對(duì)檔案人員的保密要求；四是檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)；五是檔案人員崗位責(zé)任制，主要包括每個(gè)檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎(jiǎng)懲措施。檔案工作制度特別是檔案歸檔制度，必須要認(rèn)真落實(shí)，對(duì)哪些文件材料必須歸檔要做出硬性規(guī)定，并明確有關(guān)人員的職責(zé)。要將歸檔制度同有關(guān)的管理制度銜接起來，明確工程資料的歸檔范圍，可以制定歸檔保證金制度，對(duì)不按規(guī)定要求歸檔的有關(guān)單位用經(jīng)濟(jì)手段給予懲罰。保證金制度對(duì)工程檔案的收集確實(shí)是一種比較有效的經(jīng)濟(jì)制約手段，但是它的作用并不是萬能的，而且隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，保證金制度逐漸產(chǎn)生了一些弊端。因此在實(shí)際檔案工作中也可以通過下達(dá)總體計(jì)劃時(shí)，同時(shí)下達(dá)歸檔任務(wù)，把歸檔任務(wù)當(dāng)作項(xiàng)目工作的一部分來完成，從而全面提升檔案歸檔的完整率。

（四）嚴(yán)把歸檔材料的接收關(guān)，加強(qiáng)檔案資料的補(bǔ)充收集

由于水利工程存在較多的單項(xiàng)工程，因此在水利工程檔案管理工作中，可以通過設(shè)置兼職的檔案員，由其來負(fù)責(zé)檔案資料的收集和初步整理，這樣在各單項(xiàng)工程實(shí)施過程中，能夠?qū)崟r(shí)對(duì)產(chǎn)生的檔案信息進(jìn)行收集，并對(duì)歸檔材料的動(dòng)向進(jìn)行及時(shí)跟蹤，全面提升檔案歸檔材料的完整率。同時(shí)還要建立健全工程文件更改制度，明確對(duì)更改程序、原則、權(quán)限和方法進(jìn)行規(guī)定，并進(jìn)一步對(duì)修改補(bǔ)充文件進(jìn)行確認(rèn)，審核歸檔材料的數(shù)量和內(nèi)容，將具體責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人頭上，這樣一些分散的文件材料能夠及時(shí)跟蹤收集，有效的保證了檔案材料的完整性。另外，還要進(jìn)一步核查工程歸檔材料的內(nèi)容，一旦發(fā)現(xiàn)殘缺要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充收集，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

（五）做好水利技術(shù)資料整理工作

（1）建立合理編碼程序。合理的編碼程序是管理和建立水利工程資料的基礎(chǔ)。合理編碼程序?yàn)橘Y料管理和查閱帶來了很大的便利，提高了水利工程資料管理和查閱的效率。可根據(jù)資料的類型不同，而建立相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫對(duì)資料進(jìn)行管理。

（2）建立資料庫。要做好資料管理工作，需要用編碼程序編寫資料目錄，用超連接的方法對(duì)目錄、子目錄進(jìn)行分類查找。資料目錄應(yīng)該根據(jù)資料類型的不同而進(jìn)行文件夾分類，從而方便對(duì)資料的查找。

（3）資料庫的管理。要做好資料庫管理工作，首先要及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行登記、分類、歸檔和連接。對(duì)于不能修改的資料應(yīng)該設(shè)置成只讀或進(jìn)行保護(hù)。同時(shí)還要及時(shí)做好資料備份，以免數(shù)據(jù)遺失。實(shí)時(shí)監(jiān)控計(jì)算機(jī)，以免計(jì)算機(jī)受病毒侵?jǐn)_，而遺失數(shù)據(jù)。

3 結(jié)束語

在水利工程建設(shè)和后期運(yùn)行過程中，水利工程檔案發(fā)揮著非常重要的作用。因此需要強(qiáng)化水利工程檔案管理工作，為水利工程建設(shè)質(zhì)量和后期安全運(yùn)行提供重要保障。在水利工程檔案管理工作中，檔案收集和整理作為其中非常關(guān)鍵的兩個(gè)環(huán)節(jié)，通過及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集和整理，及時(shí)進(jìn)行歸檔，可以有效的保證水利工程檔案的完整性和系統(tǒng)性。因此在實(shí)際工作中，需要進(jìn)一步明確水利工程檔案管理人員的職責(zé)，確保檔案收集和整理工作要與工程建設(shè)保持同步。各參與工程建設(shè)的單位和人員也要積極的對(duì)文件材料進(jìn)行收集和整理，確保檔案信息的及時(shí)歸檔。并通過構(gòu)建科學(xué)、完善的水利工程檔案管理系統(tǒng)，從而更真實(shí)的反映水利工程的質(zhì)量狀況，促進(jìn)水利工程建設(shè)水平的提升。

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