淺談醫院文書檔案管理的創新策略

邢雅軍

摘 要：文書檔案是醫院檔案管理中的重點對象，它是醫院發展、革新的歷史見證。加強文書檔案管理，有利于促使醫院整體管理水平的提升。本文就新時期如何對醫院文書檔案進行創新性管理進行主要論述，以期進一步提高醫院檔案管理水平。

關鍵詞：醫院；文書檔案；管理創新

醫院文書檔案是指醫院發展歷程中所形成的相關歷史文件、圖表、錄音、視頻等資料。這些檔案資料是對醫院發展歷程的真實記錄與客觀反映，并且為醫院學術研究、醫療糾紛、后勤服務等提供了有效的法律依據與參考資料[1]。隨著時代的進步，傳統的文書檔案管理模式已難以滿足醫院檔案工作的需求，因此，必須加強創新才能進一步提高文書檔案管理效率。

1 醫院文書檔案管理工作的主要特點分析

醫院文書檔案所涉及的檔案種類非常多，范圍廣，綜合性較強。總的來說，醫院文書檔案管理工作的特征主要有三點：一是綜合性，根據檔案類型來分，包括人事檔案、財務檔案、科研檔案、醫療設備檔案、醫務工作檔案、醫院黨務工作檔案等。根據檔案資料的來源來分，包括醫院自身制定的相關規定、業務性文件，上級部門下發的相關文件，與其他部門往來的相關文件等。二是專業性，醫院文書檔案大多數都是反映醫療工作的，帶有極強的專業性。三是保密性，醫院文書檔案一般只限于內部工作人員查看，開發程度很低，具有較強的保密性。

2 當前醫院文書檔案管理存在的問題分析

（一）對文書檔案工作缺乏足夠的重視

文書檔案管理屬于醫院一項日常管理工作，不會帶來直接的經濟效益。因此，不少醫院領導與管理人員都對文書檔案管理工作不夠重視，在這方面不肯過多投入，導致文書檔案管理缺乏設備，管理技術滯后，管理機制不健全。

（二）缺乏完善的文書檔案管理制度

由于文書檔案管理缺乏健全的制度保障，導致醫院文書檔案工作的開展無法可依、無章可循。可以說，這是醫院文書檔案管理面臨的主要問題之一。文書檔案管理工作要求高，內容涉及范圍廣，需要院內各部門相互配合協作才能保證文書檔案管理效率。由于缺少制度支持，醫院各部門無法有效配合工作，明顯增加了文書檔案管理工作的難度，造成文書檔案管理質量難以提升。

（三）文書檔案管理人員業務素質有待提高

醫院一般將工作能力不強或年老員工安排到文書檔案管理崗位上。這造成文書檔案管理隊伍的專業素養普遍不高，從而制約了醫院文書檔案管理水平的提高，更不用說文書檔案管理的創新了[2]。在當前醫院檔案信息化建設進程中不少醫院都實現了文書檔案信息化管理。但由于檔案管理人員的年齡偏大，缺乏檔案專業知識，檔案管理水平明顯偏低，難以滿足醫院文書檔案信息化管理的要求。

（四）檔案管理手段滯后

盡管檔案管理信息化建設已開始實施，很多先進的管理技術也在文書檔案管理工作中得到應用。但是部分醫院仍沿用人工管理模式來管理文書檔案，手工填寫資料，導致檔案管理效率不高。

（五）文書檔案的利用率不高

文書檔案管理工作的開展能夠促使醫院整體管理水平的提升，使各項管理更加精細化。但是由于諸多因素的制約，不少醫院的文書檔案利用程度不高。大部分文書檔案形成后，經整理歸檔后就放在一邊，極少得到有效利用。

3 加強醫院文書檔案管理創新的策略

（一）增強檔案管理創新意識，提高服務效率

要想讓文書檔案工作得到真正落實，全面提高醫院文書檔案管理水平，首先必須改變醫院干部職工的檔案管理理念，增強他們管理創新意識。根據醫院文書檔案管理現狀，建立健全文書檔案管理工作考核標準。同時，加大檔案管理宣傳力度，引起醫院全體人員的重視，增強文書檔案人員的服務意識。要將文書檔案管理與醫院核心競爭力相結合，以促使醫院競爭力的不斷提升。此外，對醫院文書檔案管理工作的創新還需要抓好對文書檔案管理員的全面監督，嚴格落實我國文書檔案的相關規范與標準，保證文書檔案資料的準確性、完整性與可靠性[3]。這樣才能為醫院文書檔案管理的創新打好基礎。

（二）建立健全文書檔案管理制度，提高檔案管理水平

醫院應主動學習借鑒國內外檔案管理先進技術以及各行業在文書檔案管理方面的相關經驗，并結合自身工作特點與性質，制定一套健全的文書檔案管理制度。此外，在制定文書檔案管理制度的過程中還應考慮到醫院的經營模式、經營制度以及企業文化與經濟效益[4]。這有利于協調醫院各部門間的合作，提高醫院文書檔案管理效率。在醫院文書檔案日常管理中，涉及到很多種檔案類型，其中，辦公室檔案管理屬于整個文書檔案管理的核心內容。因此，醫院有關部門可將文書檔案管理歸口到辦公室檔案管理工作中，注意對相關科室工作人員的督促，使其能按時整理、上交檔案資料。這樣能有效避免辦公室檔案資料出現堆積、混亂、分散等問題。同時，還確保了檔案資料的完整性，并具有較好的保密性。

（三）加強文書檔案管理隊伍建設，做好人才保障

創新醫院文書檔案管理，離不開高素質、專業化的檔案管理人員。首先，必須重視文書檔案管理隊伍建設，積極吸納檔案專業人才，為文書檔案管理隊伍輸送新鮮血液。另外，要加強對文書檔案人員的教育培訓，端正他們的工作態度，讓他們充分認識到文書檔案管理的重要性。同時，要重點培訓檔案人員的專業理論知識、電腦操作知識、業務操作知識等，從而不斷提高他們的專業綜合素養。其次，要抓好對醫院全體人員的教育培訓，要結合醫院實際，建立具有自身特色的企業文化，引導干部職工進一步增強服務意識與責任意識，主動學習，共同配合好檔案部門的文書檔案工作[5]。這樣才能真正推動醫院文書檔案管理信息化建設進程，實現文書檔案管理的創新。最后，抓好對文書檔案的收集、整理等環節的監督，并保存好底稿。在相關工作完成后，由檔案員對文書檔案進行核對，確保資料的準確性與完整性。

（四）提高檔案管理信息化程度

檔案管理人員要加強對現代信息技術的應用，借助信息技術與數據庫技術來實現對文書檔案的信息化管理。首先，根據醫院各部門實際狀況，對相關文書檔案進行分類整理，使其更加規范化。其次，將各類文書檔案制作為電子檔案，并進行編號，錄入數據庫中保存。最后，對電子檔案進行收集整理，并做好保密工作。制定健全安全管理機制，在文書檔案管理系統內設置相應的安全系數，經常更換密鑰，采用通訊傳輸加密處理、跟蹤監控等措施，確保文書檔案的安全性。

總之，加強對醫院文書檔案管理的創新，對提升醫院整體管理水平，推動醫院各項工作的有序展開都有著重要的意義。因此，醫院必須對這項工作引起高度重視，建立健全相關文書檔案管理機制，為文書檔案管理的創新打好基礎，起到事半功倍的效果。

參考文獻

[1]賈方琦.論醫院文書檔案管理的創新[J].城建檔案，2015，16（12）：65-66.

[2]吳玉梅.淺談醫院文書檔案管理創新的有效途徑[J].辦公室業務，2015，24（17）：77-78.

[3]房云鵬.醫院文書檔案管理創新的有效途徑研究[J].蘭臺內外，2013，34（5）：44-45.

[4]王波，王云.試論醫院文書檔案的創新性管理[J].醫學信息，2009，1（10）：29-29.

[5]孫琦.淺談新形勢下醫院文書檔案的管理[J].科技創新導報，2013，35（4）：233-233.