淺談做好民族地區中職學校檔案管理工作的意義和方法

郭紅霞

摘 要：在民族地區中職學校做好檔案管理工作很有意義，它為學校的提升和發展提供了可靠依據，為教學質量的提高提供了可利用的資源，為教職工晉升職稱職務和學生的就業發展提供了可靠資料，為維護校園和諧穩定提供了可操作的經驗。要做好民族地區中職學校檔案管理工作，方法一是要隨時收集材料，二是及時整理檔案，三是做好保密工作，四是實行信息化管理。

關鍵詞：民族地區 中職學校 檔案管理 意義 方法

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）07（b）-0149-02

在現代學校管理中，由于管理工作的科學化，信息交流的量大面廣，時間性、準確性的要求也越來越高，這就使學校的檔案管理工作顯得越來越重要。而民族地區的中職學校由于有它自身的環境因素，它的檔案管理工作就有了它自己的顯著特點。筆者作為一名民族地區中職學校的檔案工作者，通過勤奮學習，充分認識到做好民族地區學校檔案工作的重要意義，并想盡一切科學有效的方式方法，努力做好自己的工作，這就成了本人應盡的義務和神圣的責任。

1 民族地區中職學校檔案管理工作的意義

1.1 為學校的提升和發展提供了可靠依據

民族地區中職學校檔案記錄了學校建立、建設和發展的歷史過程，也記錄著教職工、學生個人工作學習的歷史依據，從學校的歷史檔案中，可以看出這個學校的辦學的歷史過程，整體規模、師生風貌、教學質量、發展前景等等，這就為上級領導部門考查評估學校辦學水平提供了可靠的依據，并以此有力地影響上級領導的指導辦學決策，從而逐步推動了學校的提升和發展。

1.2 為教學質量的提高提供了可利用的資源

中職學校教職工工作檔案，完整地保存了教職工的工作成績和科研成果，使各個教職工的考核評比有據可查，從而促進了各項激勵機制的更加規范化、制度化，激勵了教職工不斷進取的意識，促進了各個教職工的工作熱情。同時，學校及教職工工作檔案客觀記錄了學校及教職工已往工作、科研的現實情況，是學校不同時期工作水平的總和，為學校當前及今后做好各項工作提供了很有價值的參考資料，學校各級領導及各位教職工，都能從以往檔案中學習借鑒經驗教訓，少走彎路，從而促進了各位領導及教職工工作質量的提高。這樣，中職學校檔案就起到了促進教職工工作熱情，促進學生上進心的積極作用，從而在整體上有效地推動了學校工作，促進了學校教育教學質量的提高。

1.3 為教職工晉升職稱職務和學生的就業發展提供了可靠資料

學校專業技術人員的職稱評審和行政后勤工作人員的職務晉升是教職工工作和生活中的一件大事。教職工工作檔案可為教職工職稱評審和職務晉升提供有用依據。對于申報職稱的專業技術人員和有可能晉升職務的行政后勤工作人員來說，個人工作業務檔案是他們業績的憑證，可靠的記載了個人的工作業績和科研成果、獲獎情況、年度考核結果等，教職工在晉升職稱職務時，通過查詢自己保存在學校的工作檔案，就能及時完善地填寫出晉升所需要的材料表格，絕不因工作業績的丟失而影響教職工的升遷。另外，在現在雙向選擇、自主擇業的就業環境下，中職學校的應屆和往屆畢業生，一與用人單位發生就業聯系，畢業生個人或者用人單位往往就來學校查詢本人在校學習時的檔案資料，多年來，該校本著為畢業生負責和用人單位負責的檔案管理理念，出具了好多好多的檔案材料，為畢業生的順利就業起到了極為寶貴的作用。

1.4 為維護校園和諧穩定提供了可操作的經驗

在民族地區，由于歷史的現實的多方面的復雜原因，維穩工作始終是民族地區乃至當地學校的一項重要任務。因此我州學校反對分裂、維護校園和諧穩定的工作是長期的艱巨的，在歷年的維穩工作中，該校制定了一系列平日教育教職工、學生反分裂保穩定的方法措施，一次次修改制定了操作性很強的特殊時期《處突維穩緊急預案》，這些維穩檔案對過去、目前及今后的維穩工作都起著十分重要的作用，是我校反分裂保穩定的不可或缺的重要文件，很難想象，若沒有這些檔案，面對紛繁復雜、責任重大的維穩工作，該怎么著手呢。

2 做好民族地區中職學校檔案工作的方法

2.1 隨時收集

民族地區中職學校檔案從內容上說，有學校及各科室的文件、計劃、總結、會議記錄等公共性文檔，還有與教職工、學生工作學習相關的個人性文檔；從形式上看，有紙質文檔資料、實物樣品、圖片、電子文檔等，這些都是需要隨時收集保存的，如果不注重平時的收集，就會導致一些很有用的檔案資料收不進來而白白流失，給工作帶來不應有的損失。要做好原始材料的收集，首先要明確和規范檔案的建檔范圍，并建立起切實可行的歸檔制度，照章辦事，失職追責，這是做好檔案收集管理的重要前提。其次學校應對教職工加強《檔案法》宣傳，增強教職工的檔案意識，把檔案資料及時交學校保管，是安全必要利公利己的。再次檔案管理人員一定要盡職盡責，切實做到隨時收集，尤其是每學期結束或較大校務活動結束后，要按規定及時足夠收集有關檔案材料，不得拖延。

2.2 及時整理

檔案管理必須有序，只有有序，管理者才能對所存檔案做到心中有數，查詢起來方便、齊全。這就要求檔案管理工作人員必須經常及時整理檔案，先對已有檔案按材料內容進行分類處理，編寫目錄，做上醒目的名稱標簽，分門別類井然有序存放。一旦收集到新檔案，就按檔案門類以時間先后順序歸入該類檔案中，并按規定填寫好檔案目錄。過一定時段后，根據檔案現實的使用需要，對以前的分類還可以重新劃分或者進一步細化劃分，重新整理歸類，該增補的材料要及時增補進去，對保管期限過期失效的檔案應及時刪除消毀，并留下刪除消毀的歷史記錄，重新填寫編造檔案新目錄，準確、完整、醒目地反映出目前的檔案保存情況，以便查詢使用。

2.3 做好保密

民族地區中職學校的學校檔案和教職工、學生個人檔案，有些只能在一定時間內讓一定范圍內的人員查詢，有很強的保密性。尤其象我校長期處在復雜的反分裂斗爭的最前線，學校的有些反分裂保穩定的檔案材料，一定要按規定保密層級嚴格做好保密管理工作，這些保密性檔案一旦在不當時間不當范圍內泄漏，就會給工作和檔案當事者本人、檔案管理者本人都會造成無法估量的損失。因比，檔案管理工作人員要具備思想政治上的堅定性、敏銳性，加強工作責任心，認真履行檔案交接手續，完善檔案查詢審批程序，嚴格執行檔案查詢登記制度，這樣才能保證檔案工作的可靠性、安全性。

2.4 信息化管理

以前民族地區中職學校由于辦學條件相對落后，檔案管理和保管手段也比較落后，主要以手工操作為主。檔案工作人員把材料收集起來，交檔案室，再整理分類，手工填寫檔案材料目錄，最后歸檔。這樣不僅消耗人力物力，而且檔案信息與檔案實體量的比值處于較低水平，查詢率低。隨著現代計算機網絡技術的發展以及國家對民族地區中職教育支持力度的逐漸加大，使民族地區中職學校檔案實行網絡信息化管理有了條件，也成了必然。通過實行計算機信息化歸檔管理，檔案由以前單一的紙質文檔，豐富變成了由紙質文檔、電子文檔和實物文檔組成的現代檔案信息管理系統，極大地提高了檔案加工、存貯、傳遞的速度和質量。同時對于檔案的查詢既方便又快捷，既大大的提高了檔案的查詢使用率，又減輕了管理人員的勞作負擔。

總之， 做好民族地區中職學校檔案管理工作，對學校的各項工作和發展很有價值意義，檔案管理工作者需要不斷學習，積極適應現代檔案管理技術要求，想盡一切辦法，做好工作，為學校廣大教職工、學生和學校的發展服務。

參考文獻

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