論新形勢下如何做好單位檔案管理工作

何立新

摘 要：檔案是對單位日常公務活動的真實記錄。重視檔案管理工作，對于規范公務管理，提高工作效率，具有非常重要的意義。本文就筆者實際工作任務，從檔案管理工作的重要性入手，結合目前單位檔案管理，淺談如何做好檔案管理工作。

關鍵詞檔案；管理；建議

引言：科學規范地進行檔案管理，有利于提高我們日常工作的效率與質量，可以為我們的工作和決策提供更多參考和值得借鑒的信息，并為保障單位協調、高效運轉發揮基礎性作用。

一、檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分，在單位發展建設工作中發揮著不可替代的作用，也是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護、記錄單位歷史資料，還原真實面貌的一項重要依據，具有憑證、參考和借鑒作用。目前，我主要負責單位的文書與會計檔案的歸檔、整理、利用、提供資料信息等檔案管理工作。通常文書檔案是對單位日常運行狀況、黨務及行政管理活動的完美體現，切實記錄著單位發展史上的優秀成果。而會計檔案是單位從事經濟活動的重要資料和研究依據，是對單位財務活動的真實反映和原始記錄，也是單位發展的重要借鑒資源之一。做好這兩方面的檔案管理工作，能夠為單位高層管理人員及時了解單位整體狀況，適時調整策略提供準確依據，能夠為研究本單位的業績和科學發展提供第一手資料，科學分析，揚長避短，為制定單位未來發展方向、重大決策提供支持性的有力證據，并且為與各有關方面進行有益合作奠定了堅實的基礎。

二、檔案管理工作中存在的不足

（一）檔案管理意識還較為淡薄

有些單位沒有把檔案管理工作放到夯實基層基礎的戰略高度加以認識，存在“檔案歸檔案，業務歸業務”，互不聯系的模糊認識，未能很好地開展檔案管理工作。更有少數單位沒有認識到檔案在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，未能投入足夠的人力、物力、財力去進行管理，不加以立卷歸檔，使得檔案對單位建設發展的基礎性作用就很難體現，最終影響了檔案價值的真正所在，使很多有開發利用價值的檔案成為了被收藏的擺設，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象。

（二）檔案管理體制不健全

有的單位沒有建立檔案工作的規章制度，有的雖然建了規章制度，但制度不健全，且執行得不好；有的甚至沒有設立檔案室，更沒有明確的專職檔案人員；收發文件及借閱文檔手續不健全，造成檔案文件材料丟失現象時有發生。

（三）管理與服務還存在脫節現象

有的單位只注重文件檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與單位業務有關的資料的收集，影響了單位檔案的系統性和完整性。有的單位由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現象；部分工作人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。一些基層單位在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為單位戰略發展、為單位管理提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

（四）檔案管理人員的服務意識、創新意識不夠

目前，單位從事檔案工作的管理人員多數為兼職，工作壓力大，檔案管理缺乏精細化管理。而大部分單位對檔案的利用具有很大的隨機性，這在某種程度上使檔案管理人員的勞動得不到體現，導致對檔案管理人員存在的價值無法充分認識，致使檔案管理人員的地位長期以來得不到提升，從而檔案管理人員的主動服務意識、創新意識不夠。

三、新形勢下做好單位檔案工作的對策

做好檔案管理工作，應增強單位檔案意識，建立健全管理體制、完善檔案基礎設施設備等。傳統的檔案管理方式，很難適應不斷改革深化的管理工作，檔案管理引入多媒體文件，實現圖、文、聲、像并茂，能夠更加真實地再現當時的活動情況，從而強化了文件對社會的記憶和再現功能。

（一）加強宣傳力度，增強單位檔案意識

要使單位檔案工作進入良性的發展，符合單位發展的需要。首先，要從宣傳入手，檔案管理部門要采取有效措施，通過墻面展板、內部通知等手段，加大對《檔案法》和檔案工作重要性的宣傳力度。促進單位領導對檔案工作的再認識，真正關心和支持檔案工作，使單位工作人員能夠了解檔案基本知識，認識檔案工作的重要性，提高檔案管理者的檔案意識。

（二）加強制度建設，構建完善的單位管理機制

首先，按《檔案法》及相關法律規定制定出一整套檔案管理制度，如：《檔案管理工作規定》、《檔案保密制度》、《檔案管理人員崗位責任制》等，實現檔案管理的制度化。其次，根據單位自身發展的需要，制定文書、會計等各類檔案的歸檔范圍、保管期限、檔案立卷、整理、保管、保密、借閱、銷毀、檔案人員崗位責任制等19項相關制度，實現有法可依、有章可循，職責分明，為檔案管理工作實現規范化、標準化和科學化奠定堅實的基礎。同時，實行規章制度上墻公布，提高檔案工作的透明度，提升檔案工作質量和效率。

（三）完善檔案基礎設施設備

按照檔案室標準要求，單位應該立足高起點，加大資金投入，全面完善檔案基礎設施建設。為提高檔案現代化管理水平，應購置安裝“萬維數字化檔案網上管理系統”，逐步將文件檔案錄入計算機，實現電子信息化管理，使檔案資料的查找利用更加方便、快捷。

（四）推進檔案管理升級達標

為提高案卷的質量，從狠抓基礎業務建設著手，力求規范、統一、合理、科學。根據市檔案局的要求和省局制定的各種立卷歸檔制度及分類編號方法，將歷年的文書、會計檔案進行整理歸檔，按其體系分類整理上架。按相關規范進行編目、編號、裝訂，做到分類科學、裝訂規范、排列有序、編目編號系統規范。

（五）強化培訓，提高業務素質

一要選準用好檔案管理人員。將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，單位及上級部門要從政治上愛護、生活上關心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發他們的潛能和熱情。二要強化檔案業務培訓。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業務指導能力。三要組織觀摩學習。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的領導和業務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學習檔案管理先進經驗和具體操作技能，以促進單位檔案工作健康、平衡發展。

綜上所述，檔案管理工作對我國現代單位制度的健康發展起著至關重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代化管理的現狀，通過不斷提高對檔案管理工作重要性的認識，加快對檔案人才的建設步伐，重視對規章制度的建設，完善對檔案基礎設施設備的維護，逐步適應檔案管理工作的新形勢，指導檔案管理工作，培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

參考文獻：

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