高校檔案收集工作研究

鄭維

摘要：高校檔案收集工作是高校檔案工作的基礎，如何進行有效收集是每一個檔案收集人員必須思考的問題，本文分析了高校檔案收集工作的目的，收集工作今后的發展趨勢，并在此基礎上提出高校檔案收集工作的重點和使這些目標得以實現的有效途徑。

關鍵詞：高校；高校檔案；收集管理；趨勢研究

高校檔案收集工作是文件材料轉化為檔案的重要環節，是高校檔案工作的基礎。高校檔案收集工作如何實現“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的要求，在工作中把握好為“過去、現在和未來”服務的尺度，真實地反映高校在招生、教學、科研、管理等各項活動的發展軌跡，再現學校發展的歷史和記憶，弘揚、展現校園文化精神和文脈，最大限度地滿足利用者的利用需求，是高校檔案收集工作必須思考的問題。筆者覺得要厘清這一問題，必須重新審視高校檔案收集工作的目的、研究它的發展趨勢，調整高校檔案收集工作的重點并通過多元化、有效的路徑使這些目標得以實現，

1高校檔案收集工作的目的

1.1再現學校發展歷史

檔案具有憑證價值，文件成為檔案一般都結束現行使用價值，它留存的主要目的就在于存史，以備后世查考利用。檔案和圖書、情報等信息資源相比具有原始性、真實性等檔案所獨有的特性，肩負著為當今和未來社會全面保留“社會記憶”這一獨特而重大的使命。高校檔案收集工作就是要為后人留下高校發展的歷史記錄，通過留存的檔案使后人了解學校發展的軌跡和實踐過程，為后人留存學校的記憶。

1.2傳承、弘揚校園文化

大學是一個具有悠久歷史傳統和深厚文化底蘊的獨特組織，我國高校發展的歷程就是一部濃縮的中國近、現代史，很多高校都有自己光榮的歷史。校園文化反映了一所學校獨有的思想觀念、價值取向、行為準則和思維方式，體現了一所學校濃厚的人文情懷和氛圍。同時，高校擁有大量的知名人士，作為校園文化的一部分，他們成長的過程就是把自己個人的理想、奮斗和祖國的發展緊密結合在一起，具有現實的教育意義。大學校園文化內容博大精深，高校檔案收集工作就是要使高校深厚的文化底蘊代代相傳，成為維系大學運轉的內在力量，推動學校在繼承中發展。

1.3最大限度滿足利用者的需求

高校檔案收集工作的目的就是為了最大限度的提供利用。高校檔案利用的對象為學校管理者、教職工、學生、研究者和普通市民，教職工和學生是學校檔案利用的主體，他們利用的重點也應成為高校檔案收集的重點。高校檔案收集工作應以人為本，關注民生，加強與教職工和學生密切相關的檔案的收集工作，這也反映了高校收集工作的價值觀。

2高校檔案收集工作的趨勢

2.1檔案收集工作始終突出本校特色，弘揚、傳承學校文化

隨著高校對自身文化建設和校史研究的深入，高校檔案收集工作必須反映本校的歷史和弘揚、傳承本校的校園文化精神，否則檔案收集工作也就失去了最基本的意義和作用。收集工作要始終堅持反映本校特色和亮點，使后人通過這些檔案史料能知道前人做了些什么，學校代代傳承的文化底蘊和文脈是什么。

2.2 檔案收集工作將向精細化發展，將更多考慮編研工作的需求

檔案編研工作是檔案提供利用的重要手段之一，也是檔案館進行自我宣傳的最佳途徑，檔案編研工作在檔案館今后的發展過程中將發揮越來越大的作用，檔案館要獲得更多的話語權也必須要有自己的研究型人才產生，因此在進行檔案收集時，心中要想到用，有編研這根弦。高校檔案工作由于信息的相對滯后性，在對學校重大事件、重要活動的把握上可能不像學校職能部門這么清晰，因此檔案編研工作可以另辟蹊徑，以小見大，通過寫小事件反映學校的發展，寫大事件中的一個小插曲、小趣事反襯大事件，因此在檔案進行具體的收集過程中，需要獨具慧眼，在大事件、大活動的收集過程中要注重一些小細節的收集，這些小細節可能成為我們今后編研的選題。對小細節的收集需要檔案收集人員動腦筋，與部門溝通，了解活動和事件發展的基本脈絡，這樣才能發現有趣的細節。因此，檔案資源建設將向精細化方向發展，不僅要有還要做到全，不管事件的大、小，只要把這一事件方方面面的檔案都收集完整，就能在檔案編研時提供有用的選題。

2.3 檔案收集工作將打破地域、空間限制，檔案將不再唯原件是從

隨著高校的發展，高校希望重塑校園文化精神，傳承校園文化內涵，了解“我從哪里來”，對學校自身發展的歷史研究越來越重視，各個高校都掀起校史研究的熱潮，但是很多高校的發展歷盡滄桑，最初建校的歷史檔案資料可能不在中國在國外；有的學校經過遷徙，學校相關的檔案資料可能不在本校在中國別的省市，因此，檔案收集工作面向的對象將打破了地域的限制，到國外、到國內的綜合檔案館、到相關方面收集本校的檔案資料。同時檔案收集工作也將不受空間限制，可以通過互聯網收集大量的有價值的資料，因此，大家更多地關注收集的齊全、完整，而不再要求檔案必須是原件。

2.4 檔案收集工作將以專題進行，收集方式靈活，真正實現歸檔的齊全和完整

專題收集將成為高校檔案收集工作的常態，只要是關于某一主題的內容，收集的范圍將從校內到社會、從紙質到電子、實物、從有形實體到網絡、從兼職檔案員到社會相關人士和相關活動，收集的方式也日益靈活，可以是捐贈、寄存、代為保管、也可以是提供復制件保存。同時高校之間的資源也將越來越多地實現共享，檔案收集工作將就一個專題，形成一個最大半徑的圓，對相關資料進行全方位收集。

2.5 檔案收集工作將始終貫穿民生理念

檔案收集工作最終是為檔案提供利用，高校檔案利用群主要是學校管理者、教職工、學生、研究者和普通市民，其中高校教職工和學生主要是為了自身需要利用檔案。同時，隨著時代的發展，高校檔案也必然會向社會開放，顯示它文化事業機構的本質，因此高校檔案收集工作必須牢牢抓住民生，服務民生，以人為本，建立覆蓋本校的民生檔案資源，只有利用者需要了，檔案館才有生命力和活力，高校檔案館才能真正成為利用者需要來、愿意來的文化機構。

2.6 檔案收集載體形式呈現多元化趨勢

檔案收集工作隨著時代的發展，載體形式將不斷變化，紙質檔案作為一種靜態載體將依然存在，但是新型載體形式如照片、視頻、書畫、實物檔案、電子文件、動態數據庫的收集將越來越受到重視。照片、視頻、書畫和實物檔案都具有極強的直觀性，同時，實物檔案還具有載體多樣性的特點，可能是木制的、可能是玻璃制品也可能是布質結構的，這些特點也為檔案多維度、全方面反映學校生活提供了可能。同時，為了今后舉辦展覽的需要，口述檔案也將是檔案館今后收集的一種重要方式，口述檔案使人聞聲如見人，比紙質檔案生動、形象，具有紙質檔案不可取代的價值，口述檔案也是檔案收集工作面對重大事件、重要任務進行搶救記錄的重要方式。口述檔案訪談的同時也是進行人物檔案收集的契機。今后高校檔案工作要取得應有的地位必須對檔案載體形式擴容，為檔案提供多途徑利用做好物質準備。

3、完善高校檔案收集工作的有效路徑

3.1檔案收集工作和收集人員必須觀念創新，收集工作建立一定的考評機制

任何一項事業的發展都需要創新，檔案收集工作必須在創新中找準發展定位，必須和學校整體發展的思路相銜接、相融合，只有投入到學校的大發展中才有機遇。收集工作人員必須自我加壓，建立一套完善的考評機制，對具體收集工作的質和量進行考核，通過入庫案卷的隨機抽檢不斷調動收集人員工作的積極性和創造力，提高收集人員的工作能力、工作水平，因為人才是事業發展的第一推動力。

3.2統籌兼顧、完善檔案工作制度

檔案收集工作是一項經常性、長期性、連續性的工作，同時由于高校各部門職能的交叉，同一活動往往涉及多個部門，因此必須建立完善的制度保障，使工作制度化。首先是崗位保障，通過健全校園兼職檔案員管理網絡，使部門檔案管理工作落實到具體的崗位和人員。其次是計劃來保障，根據學校中心工作，擬訂檔案工作的年度計劃和中短期規劃，經分管領導審批后，使檔案收集工作納入學校整體工作之中。再次是制度統籌。根據學校實際情況，建立健全相應的規章制度，報批學校審核后成為全校性的行為規范，使今后“執法”時有法可依。最后是管理職能保障。高校檔案部門具有行政管理職能，檔案部門應理直氣壯地行使該職能，使檔案“隱性”管理轉變為“顯性”管理，確保檔案收集工作的開展。

3.3建立動態的檔案歸檔范圍

目前，高校檔案歸檔的依據仍然是國家教育委員會1994年施行的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》所確定的歸檔范圍，但這一歸檔范圍已不符合目前高校的發展形勢。事實上，高校每年歸檔的內容是會有所變化的，因此必須建立動態的檔案歸檔范圍來保證學校特色檔案的歸檔。筆者認為動態的檔案歸檔范圍即我們俗稱的預立卷類目表，收集人員應每年做好學校各歸檔單位的預立卷類目表。該類目表分為兩項，一項為各歸檔單位的基本工作情況，另一類則為歸檔單位的特色活動和亮點工程，這樣通過每年建立動態的歸檔范圍，保證學校重大活動、重大事件和重大項目的歸檔。同時，該動態的歸檔范圍明確歸檔載體包括紙質、電子和實物。

3.4采用靈活的收集方式開展檔案收集工作

高校很多重大活動都臨時組織一個機構，活動結束，臨時機構也就撤消。因此，收集人員應時刻關注校園網，了解學校動態，為重大活動、重要事件、重大項目的報道建檔，及時與有關部門聯系，從源頭上保證材料的齊全。同時，檔案一般采用次年歸檔的方法，由于時間跨度長，容易造成檔案材料的遺失，因此，檔案資源建設必須采用靈活的收集方式。在收集時間上，做到常規收集和實時收集相結合，集中收集和專題收集相結合，不僅收集紙質檔案也注重電子文件、口述檔案和實物檔案的收集。同時，由于高校檔案來源的廣泛性，有些檔案非常珍貴，收集方式可采用移交、捐贈、寄存和代為保管的方式。

3.5以檔收檔，完善高校檔案收集工作

高校檔案收集工作可以利用檔案進行完善，保證歸檔材料的齊全、完整。如各部門的工作計劃和工作總結對本部門當年的中心工作有詳盡的描述。在收集過程中可參照本部門的工作計劃、工作總結，了解哪些重要檔案缺失，把遺漏的重要檔案收集起來。對高校官方網站、年鑒、校報的收集也能起到完善檔案收集的目的，網站首頁、年鑒和校報上選用的照片具有代表性，一般為重要會議、重要活動和重大成果的照片，在照片檔案的收集過程中，應對照收集，保證重要照片檔案的歸檔。同時，通過查閱年鑒內容，對收集不全、遺漏的檔案補充收集，保證檔案收集的完整齊全。

3.6檔案收集人員工作職業化

檔案收集人員今后將實現工作職業化。檔案收集人員職業化是指檔案收集人員從事檔案收集工作應當具備一定的職業素養和修養。首先，檔案收集工作是一項與人交往的工作，檔案收集人員應具有良好的溝通能力和親和能力；其次，檔案收集是為未來存史，因此，收集人員應具有職業的敏銳，具有收集前瞻性；再次，檔案收集人員應具備一定的業務素養，養成每天關注學校網站的新聞、關注歸檔部門的網站、查閱學校校報的習慣，加強對學校工作了解，加強對歸檔單位的了解，在收集時知道部門、學院會產生哪些文件，哪些文件具有歸檔價值；同事具有學習新事物、新技術的能力，特別是信息技術的能力，目前電子檔案雙套制的歸檔模式今后必然被“單套制”所取代；最后，由于檔案收集有業務指導的要求，檔案收集人員不僅要有實踐經驗，更應具有檔案理論水平，這樣在檔案收集過程中才能言之有物、言之有理、使人信服。

參考文獻：

[1]謝怡.高校檔案在大學文化建設中的作用[J].蘭臺世界，2007（6）：24-25

[2]鐘立揚.新媒體技術背景下高校檔案工作的創新路徑[J].浙江檔案，2010（4）：35-36

[3]蔣娟.高校檔案收集存在的問題及對策探討[J].重慶教育學院學報，2011（24）：159-161

[4]康勝利.檔案收集工作中問題意識芻議[J].檔案，2019年（9）：53-55

[5]龍宇光、葉竹楠.大數據視野下的高校檔案收集管理變革[J] 產業與科技論壇，2016年（20）：279-280