淺談“6S”管理模式在高職院校考務管理中的應用

【摘要】本文闡述了“6S”管理模式的內容，及高職院校考務管理工作的內容和重要性，并從“6S”管理模式角度分析了高職院校考務管理工作中的現存問題，探討了“6S”管理模式在高職院校考務管理過程中的應用。

【關鍵詞】“6S”管理模式 高職院校 考務管理

一、“6S”管理模式闡述

“6S”管理模式最早起源于日本的5S管理模式，該種管理模式從現場工作環境的實際需要出發，制定切實可行的工作計劃，同時通過對可行性工作措施的綜合考慮，使管理更加規范化。該管理模式一出臺就受到日本各界的極大推崇。“6S”是以整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seikeetsu）、素養（Shitsuke）、安全（safety）為內容的活動，這6個詞在日語和英文中的第一個字母都是“S”簡稱為“6S”。此外，與其說現場活動中的整理、整頓、清掃、清潔等環節很重要，不如說素養是“6S”活動的核心和精髓。員工的素養，是“6S”活動順利開展的前提。

二、高職院校考務管理的主要內容及重要性

（一）高職院校考務管理工作的主要內容

在高職院校考務管理工作通常有四方面的內容：校外考試、校內考試、學生成績管理、考務管理機制的研究與建設。具體內容如下：

1.校外考試。校外考試主要是學生的外語等級考試；如：大學英語四級、六級考試；全國英語應用能力的AB級考試。全國計算機水平考試；偶爾承擔的一些社會性的考試項目。這些考試工作需要學校做好全方位的工作。包括：考前對考生的組織與宣傳、報名人數的統計與上報、考場的編排、考務參與人員的安排與培訓、考務費用的預算；考試過程中的全程管理；考后試卷的整理與護送等。此類考試要求極其嚴格不容出錯。

2.校內考試。在高職院校，由于專業較多，學生考試的形式和科目各有不同，考務管理的內容也較繁雜。主要包括：考前的試題命題與檢查、試卷的印刷與保管、考場的安排、監考人員的培訓等；考試過程中的全程監控、考后試卷的裝訂與歸檔、考生成績的分析、錄入與管理等。對于上機考試還要提前做好設備的檢查，與試題的錄入工作。

3.成績管理。在高職院校里，每學期考試結束后，教師們需要流水作業批卷紙，而后將成績錄入到教務管理系統中，學生可以根據需要自行網上查閱成績，畢業之時，可以打印完整的成績單。由于高職院校的學生成績管理工作涉及學生獎學金評定、評獎評優、畢業資格審定、就業單位選擇等方面的問題，該工作做起來難度更大。從學生成績的錄入開始到成績冊的歸檔每一環節都需要嚴謹仔細。

4.考務管理機制的研究與建設。傳統的考試方式有利有弊，新形勢下，高職院校也要順應時代改革考試制度。將高職教育的理念在考試中得以彰顯，通過考試進一步完善高職教育的人才培養方案，使學生能夠通過考試這一形式學到知識，不是為了考試而考試。

（二）高職院校考務管理工作的重要性

高職院校考務管理工作的重要意義主要體現在如下幾個方面：

1.高職院校考務管理是教務管理工作的核心體現。教務管理工作是多方面的，但是考務管理工作的好壞直接影響著教務管理其他方面的工作。例如：機房的設備的檢查、教室的座位安排等；學校通過學生考試的成績判定學校的教學質量和教學內容的落實情況；嚴謹的考務管理流程彰顯著教務管理其他工作的好壞；教學中的一些問題也會在考務管理進行的過程中反應出來，教學部門可以根據考試后出現的不良情況對自身的工作加以改進。

2.考務管理管理工作體現著高職院校的學風與校風。建設優良的校風、學風是高職院校辦學宗旨之一，考試風氣是校園風氣的集中體現，考試風氣不正，考試管理流程不嚴謹，一定會間接的對學生的學習熱情、學習方式，教師的授課進度、授課效果，班級、學校管理等工作造成影響。對高職院校而言，由于學生自身特點，這樣的問題更容易出現。因此，抓好考務管理，嚴肅考風考紀是切實提高教學質量，加強校園環境建設的保障。嚴謹的考務管理也是為社會培養應用型人才，提高高職院校社會地位的間接動力。

3.考務管理能促進教務管理規范化、合理化。高職院校教務管理工作是否正常運行，最終會通過考務管理工作表現出來。而考務管理工作是一項繁雜、瑣碎的的工作，是教務管理其它工作的體現。比如：教學任務落實后，進行課表編排；授課結束后，安排考試具體事宜；學生考試成績出來后，要做成績管理。任何一個環節出錯都會影響到其他環節的工作。所以，教務管理工作只有合理化、規范化，考務工作才能順利完成。考務管理工作進行的過程中出顯得任何問題都是教務管理工作的預警。

三、用“6S管理模式”分析高職院校考務工作中的問題

高職院校考務管理工作具體內容主要有考前準備管理、考試運行過程、考后總結管理三個大部分。“6S”管理的內容可以貫穿整個考務的全過程，并從中有指導作用。

整理（SEIRI）——是指為工作場所提供清爽整潔的活動空間，將不必要的物品及時清除掉。整頓（SEITON）——是指對于留下來的必要的、有用的物品應分門別類整齊擺放，一目了然，消除積壓品，減少物品尋找時間。

筆者曾走訪三所高職院校，在這些院校中，考務資料的管理都是比較凌亂的。學校除了對現有在校生的考試資料進行管理外，還需要對已經畢業的學生的一些考務資料保存三年。這種實物資料的保存量是很大的，然而很多高職院校的考務管理部門并沒有及時清理這些過期試卷，使得儲存空間越發擁擠，沒有秩序。現有保存試卷擺放也沒有規矩，給資料查找帶來很多麻煩。還有些考務資料的保存有重復性。比如：學生所在學期的成績單、教師針對所教學科的試卷分析，除了教務處需要保存外，系內也需要保存。這些，都非常占空間。對于每次考試必用的考務袋，據負責教務的老師反映，每場考試結束后這種資料袋不是統一的放在指定的地方，總是出現材料袋丟失或者內放物品不全的現象，這就需要從事考務的老師每場考試后都要核對、檢查，對于一所學校來講這是一份不小的工作量。

清掃（SEISO）——是指將工作場所內死角的地方也要清掃干凈，以保持環境的明亮整潔。

考務管理進行中，工作人員可能會對外顯得工作環境收拾的較好，然而，細小的死角常常被忽略。在高職院校，考務檔案庫一般很少有人出入，打掃的次數也不多，使得檔案庫的死角常年沒有人收拾，資料上總是落滿厚厚的灰塵，有些材料因保管不當還發霉了，空氣充滿潮濕的味道。

高職院校的學生對學習的重視程度較差，每節課下課教室里都會出現一些雜物，作為考試的考場更是如此，有些作弊的學生還會把答案用透明膠帶貼在桌子上、椅子上、甚至寫在墻上，地面上、書桌里也隨處可見作弊的小紙條。使得考試場所臟亂不堪，沒有次序。而學生當場考試結束離開后，卻沒有工作人員及時清理。

清潔（SEIKETSU）——總的來講，這一項任務以維持上述3S成果為主，將日常簡單而又必須的整理、整頓、與清掃工作進行到底，并加以制度化。從而保持環境的整潔、美觀。

在高職院校中，關于考務管理的制度有很多，但是對于上述“3S”的制度內容卻沒有。整理、清掃、整頓等工作只有必要的時候才會有人問津，而其實，貌似簡單的工作卻意義重大。

素養（SHITSUKE）——是指從團隊建設的意識出發，來培養員工的主動精神和工作熱情，使員工按規則做事，養成良好的職業道德。

如前所述，要想順利看展“6S”管理活動，素養是活動順利開展的前提，是活動的核心和精髓。在高職院校“素養”主要體現在考風考紀和師德這兩點上。

考風不正是許多高職院校面臨的一個棘手問題，根本原因在于學校領導、教師和學生三方的重視程度不夠。對于校領導，由于日常工作繁忙，在考風考紀問題上投放的精力較少；對于教師，忙于繁重的教學任務忽略了考風建設的研究。同時，對于學生思想教育的不到位導致學生缺乏對考試意義的重視和認識。

現階段，很多高職院校的考試模式依然單一，主要是筆試的理論知識較重要。學生臨考試之前的背題成為應付考試的唯一手段。就此，許多教師為了讓學生能考出好成績會親自帶領學生復習、劃重點，甚至劃考試原題。嚴重違背了考試的制度和意義。有的教師批改試卷時不夠認真，選擇題讓學生幫忙批閱，主觀題走馬觀花，這些都反映著教師的師德素養。

考試過程中，監考人員不認真的現象時有發生，對閉卷考試的舞弊現象視而不見。即使會有巡考人員督導檢查，這些人員也并非完全履行職責。總之，教師的責任意識較差、工作熱情不高，導致考試的作用沒有得到充分的發揮。

安全（SECURITY）——指全體成員都要有安全意識，把安全看成第一要務，增強防范意識。從而建立良好的安全環境，保證任務質量。

在高職院校的考務管理工作中，全體參與人員都要有安全意識，以保證每場考試工作都能順利完成。首先，試卷管理，考前要確保試卷放置在安全、指定的位置，不可泄題。考試中，要嚴謹核對考試信息，不能出錯，以往考試過程中有老師領取試卷出錯的事件出現。考后，試卷批閱后，試卷要治愈安全地方保存，存儲試卷的倉庫要采取安全措施，監控器、防火器具等等。

四、“6S管理模式”在高職院校考務管理中的實施

“6S管理模式”在高職院校考務管理中的具體實施如下：

（一））整理、整頓階段

根據具體的需要認真整理教學資料，將檔案資料細化，對以往沒有必要的資料進行及時的處理與清除。將每學年的考試試卷、畢業設計材料等分門別類的放置在不同的庫房內，并貼好標簽，便于需要時查閱尋找。也使庫房的使用空間得以利用。對于每場考試必需用品要放于指定的位置，由專人負責，考試結束后立即請點，方便下次使用。

（二）清掃、清潔階段

如上所述，教務管理部門因工作內容繁雜，工作場所出現混亂狀態是常有的，這就需要根據“6S”管理程序對辦公場所進行及時的清掃。包括對死角的清掃、清潔。此外，考試現場的清掃、清潔工作更為重要，這不僅使考場環境舒適，易于考試，還有助于嚴肅考風、考紀。對于清掃、清潔這樣的工作也要制度化，不是在需要的時候，才去準備。

（三）素養培養階段

考務管理工作做得好，主要取決于考務人員及參與人員的素養。要按照“6S”管理模式的要求提升教師們的素養，使教師們在考務工作中的行為表現做到自我規范。高職院校可以舉行培訓活動號召老師們學習，強化教師的工作規范意識、職業道德意識、和團隊合作意識。

（四）安全防范階段

全體考務人員都要有安全意識，對于有危險的、不規范的地方要及時提出改進措施。考前準備、考試過程、考后管理都要按照規定辦事，資料的存儲、保管現場要有安全設施。將安全問題制度化。

總之，在高職院校的考務管理中，處理的基本上都是瑣碎的小事，“6S”管理模式可以將瑣碎的小事流程化、規范化，易于各項工作的順利進行。“6S”管理內容表面上看很簡單，但它是管理精華的提升，是提高高職院校考務管理水平的有效方法，也是提高高職院校教學管理、教師素養的有力措施。在高職院校實行“6S”管理是一項辛苦的工作，要發揮它的功效，需要大家鍥而不舍的堅持，需要全校師生的重視。

參考文獻

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作者簡介：梁莉（1978-），遼寧金融職業學院，講師，碩士，研究方向：教育經濟與管理。