高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)應(yīng)用的利弊分析

吳盈螢

【摘要】隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展，經(jīng)費(fèi)來源也更加多元化，極大增加了財(cái)務(wù)管理工作難度。高校在應(yīng)用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)以后，雖然在一定程度上能夠緩解“報(bào)賬難”問題，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平不斷提升，但是也存在著很多弊端，需要高校提高重視，盡快采取解決措施。本文將分析高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)應(yīng)用的利與弊，并提出了具體可行的改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】高校 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng) 利弊

近年來高校辦學(xué)規(guī)模逐步擴(kuò)大，為財(cái)務(wù)管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，財(cái)務(wù)人員不足的問題也更加凸顯，存在著“報(bào)銷難”的問題，容易讓全校師生產(chǎn)生不滿與抱怨，也加大了財(cái)務(wù)人員的工作壓力。對(duì)此，高校要充分應(yīng)用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)，正確看待其優(yōu)勢(shì)與弊端，做到科學(xué)、合理的利用，將高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的作用發(fā)揮出來，確保高校財(cái)務(wù)服務(wù)水平得到提升。

一、高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

（一）有效減少報(bào)賬時(shí)間

應(yīng)用高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)以后，報(bào)賬人員可以提前預(yù)約好時(shí)間，并根據(jù)約定報(bào)銷時(shí)間來報(bào)賬。這樣可以減少財(cái)務(wù)處理時(shí)間，便于報(bào)賬人員合理安排時(shí)間進(jìn)行報(bào)銷，從而節(jié)省了時(shí)間。從以前的情況來看，因?yàn)閳?bào)賬人數(shù)較多，報(bào)賬人員要頻繁去財(cái)務(wù)處排隊(duì)，需要很長(zhǎng)的等待時(shí)間。現(xiàn)在通過網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)，可以避免出現(xiàn)這種情況。

（二）改善財(cái)務(wù)工作質(zhì)量

高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)可以按照預(yù)約報(bào)銷單內(nèi)容信息，自動(dòng)生成記賬憑證，防止人工錄入時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，讓財(cái)務(wù)信息更加準(zhǔn)確和真實(shí)，生成的財(cái)務(wù)報(bào)告也有更高的質(zhì)量。報(bào)賬人員登錄網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)后，能夠掌握自己各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)情況，便于其及時(shí)了解資金運(yùn)用信息，從而可以及時(shí)報(bào)銷各項(xiàng)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，有效改善了財(cái)務(wù)工作質(zhì)量。

（三）提升決策支持水平

高校實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)以后，財(cái)務(wù)人員只需要審核、加工報(bào)賬人員輸入的信息即可，不需要進(jìn)行低效、重復(fù)和繁瑣的計(jì)算與錄入。這樣可以提升賬務(wù)處理效率，避免出現(xiàn)人工錄入錯(cuò)誤的情況，并有效節(jié)省時(shí)間[1]。此外還可以讓財(cái)務(wù)信息更加公開，共享財(cái)務(wù)資源，各部門與科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人利用網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)，可以全面掌握各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用狀況，對(duì)資金支出作出合理安排，確保資金有更高的利用率。

二、高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)應(yīng)用的弊端

（一）報(bào)銷單經(jīng)辦人身份不明確

對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷信息自動(dòng)生成的記賬憑證導(dǎo)入中，容易發(fā)生記賬憑證報(bào)賬經(jīng)辦人與經(jīng)有權(quán)審批人簽批的預(yù)約報(bào)銷單經(jīng)辦人姓名不一致的問題，財(cái)務(wù)人員應(yīng)逐一修改自動(dòng)生成的記賬憑證摘要欄中報(bào)賬人的姓名。這樣會(huì)導(dǎo)致報(bào)賬人等待時(shí)間增加，同時(shí)遇到預(yù)約報(bào)銷量較多的情況，財(cái)務(wù)核算人員在財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)中提取預(yù)約報(bào)銷信息的過程中，很難根據(jù)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬人姓名進(jìn)行查找。

（二）缺乏規(guī)范的報(bào)賬預(yù)約方式

如果錄入一筆預(yù)約報(bào)銷人報(bào)賬信息以后就預(yù)約，將發(fā)生一張預(yù)約號(hào)對(duì)應(yīng)一張記賬憑證的現(xiàn)象，這樣會(huì)浪費(fèi)資源。如果項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)不同，報(bào)賬業(yè)務(wù)類型較多，填寫信息后同時(shí)預(yù)約，將發(fā)生全部預(yù)約數(shù)據(jù)自動(dòng)在同一張記賬憑證中生成的情況。從報(bào)賬預(yù)約方式來看，與會(huì)計(jì)規(guī)范化不符，財(cái)務(wù)人員受理這種預(yù)約報(bào)賬業(yè)務(wù)的過程中，由于存在很多的票據(jù)，因此極易發(fā)生錯(cuò)誤，影響工作的效率[2]。無(wú)法將高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來。

（三）預(yù)約報(bào)銷與非預(yù)約報(bào)銷的矛盾

在遇到報(bào)銷高峰期以后，除了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷人數(shù)將增多以外，非網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷業(yè)務(wù)也將增多，如果網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷人數(shù)越來越多，優(yōu)先辦理的優(yōu)勢(shì)將不復(fù)存在，影響網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷者積極性。同時(shí)在報(bào)銷繁忙時(shí)間，還有很多教職工沒有預(yù)約報(bào)銷，相比于優(yōu)先辦理網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷者，將和財(cái)務(wù)部門產(chǎn)生新的矛盾，對(duì)財(cái)務(wù)部門業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)造成不利影響。

（四）報(bào)賬人掌握的報(bào)賬知識(shí)較少

在高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)應(yīng)用過程中，對(duì)報(bào)賬人要求很高。但是通常報(bào)銷人掌握的財(cái)經(jīng)知識(shí)很少，加之財(cái)經(jīng)制度比較專業(yè)，導(dǎo)致他們?cè)谄睋?jù)整理、分類匯總等上面，經(jīng)常發(fā)生混淆。對(duì)于網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)內(nèi)的錄入數(shù)據(jù)、修改預(yù)約等，報(bào)賬人也知之甚少，極易發(fā)生錯(cuò)誤和數(shù)據(jù)丟失的問題。

三、高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)應(yīng)用改進(jìn)措施

（一）明確報(bào)銷單經(jīng)辦人身份

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷單經(jīng)辦人簽字后，應(yīng)負(fù)起票據(jù)真實(shí)性的責(zé)任，對(duì)此，在報(bào)賬人填寫預(yù)約報(bào)銷信息摘要接口模塊內(nèi)，應(yīng)設(shè)置報(bào)賬人姓名必須是填寫報(bào)銷單的在職職工這個(gè)附加的信息功能。這樣可以在報(bào)賬人填寫信息的過程中給予提示，確定為報(bào)賬人身份。財(cái)務(wù)部門要在預(yù)處理數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)增加報(bào)賬人姓名檢索功能，當(dāng)報(bào)賬人和業(yè)務(wù)量預(yù)約增加后，財(cái)務(wù)核算人員在賬務(wù)處理系統(tǒng)內(nèi)提取預(yù)約報(bào)銷信息數(shù)據(jù)的過程中，能夠準(zhǔn)確定位同時(shí)快速提取數(shù)據(jù)。

（二）合理確定預(yù)約方式

報(bào)賬人登錄預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)時(shí)，先選擇經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目來源，同時(shí)根據(jù)報(bào)賬業(yè)務(wù)類型、付款“取現(xiàn)”或“轉(zhuǎn)賬”的方式，讓票據(jù)規(guī)整和報(bào)銷單填寫可以合理進(jìn)行，并按照相關(guān)提示選擇報(bào)業(yè)務(wù)需求，將報(bào)賬數(shù)據(jù)錄入其中。在準(zhǔn)確填寫好報(bào)賬信息以后，可進(jìn)入報(bào)賬預(yù)約方式模塊，并增加一個(gè)附加信息功能，即預(yù)約方式根據(jù)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目或同一項(xiàng)目的不同報(bào)賬業(yè)務(wù)類型分項(xiàng)分類分別預(yù)約。這樣財(cái)務(wù)人員提取預(yù)約報(bào)賬數(shù)據(jù)的過程中，不同記賬憑證中的報(bào)賬信息能夠自動(dòng)生成，從而快速、準(zhǔn)確的判斷并處理報(bào)賬業(yè)務(wù)。

（三）優(yōu)先處理預(yù)約報(bào)銷

報(bào)賬人可以根據(jù)自己的需求確定報(bào)賬時(shí)間，這樣會(huì)讓傳統(tǒng)報(bào)賬業(yè)務(wù)發(fā)生不確定性，且報(bào)賬人流量也存在不可預(yù)見性，讓業(yè)務(wù)量發(fā)生非均衡性。但是網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷業(yè)務(wù)具備可預(yù)見性，這是由于能夠通過預(yù)處理數(shù)據(jù)庫(kù)了解預(yù)約量[3]。對(duì)此，進(jìn)入報(bào)賬高峰期以后，在系統(tǒng)的預(yù)約時(shí)間模塊中應(yīng)增加控制報(bào)賬業(yè)務(wù)量和人流量的功能，如果業(yè)務(wù)量和人流量超過一定范圍，這個(gè)模塊將提示報(bào)賬人推遲報(bào)賬時(shí)間。財(cái)務(wù)部門也可以根據(jù)報(bào)賬人流量和業(yè)務(wù)量預(yù)約狀況，對(duì)預(yù)約報(bào)銷窗口作出適當(dāng)增減，這樣能夠發(fā)動(dòng)更多師生進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷，讓高校“報(bào)賬難”問題在一定程度上得到緩解。

（四）做好財(cái)務(wù)報(bào)賬知識(shí)宣傳

高校要做好網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)相關(guān)知識(shí)的宣傳工作，讓全體教師了解其具體的操作步驟。要利用校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)相關(guān)知識(shí)發(fā)布出來，并在受理網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷業(yè)務(wù)的過程中，及時(shí)進(jìn)行釋疑，并征詢廣大教職工對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的意見與建議，這樣有利于讓網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)更加完善，讓其更具操作性。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，通過實(shí)行高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)，有力提升了財(cái)務(wù)工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為資金安全提供了可靠保護(hù)，同時(shí)也嚴(yán)格監(jiān)督財(cái)務(wù)狀況，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理工作水平的提升。不過高校實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)有利有弊，在實(shí)際應(yīng)用過程中需要不斷進(jìn)行改進(jìn)，確保將網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)有利的一面體現(xiàn)出來，從而有效緩解高校“報(bào)賬難”問題。

參考文獻(xiàn)

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