機關檔案工作管理存在的問題及對策探析

宋榮輝

【摘要】本文立足當前黨政機關檔案工作實際，從目前機關檔案工作管理現狀出發，分析了現階段黨政機關檔案管理工作存在的問題，并提出了促進機關檔案工作的對策和建議，以期對各級黨政機關內部檔案管理工作的發展提供有益參考。

【關鍵詞】機關；檔案；問題；對策

機關檔案是機關行政機構從事管理活動過程中形成的真實記錄，以提高機關工作效率和質量為目的，是維護機關歷史真實面貌的一項重要的基礎性工作。國家工作人員通過參考整理的歷史工作記錄來預測未來工作方向、維護國家相關政策、維持社會秩序和學習工作方法，以及保持國家政策科學決策的連續性和有效性，具有憑證價值的不可替代作用。當前，隨著時代的發展與科技的進步，帶動了整個社會與經濟的快速成長，行政機關的檔案管理工作也提出了新的要求，尤其是隨著社會各領域全面深化改革工作的縱深發展，檔案管理工作成為單位改制后開展業務和歷史研究的重要依據，對本單位的正常運轉和良好運行發揮著重要作用，但是，檔案管理工作如何才能充分運用與發揮管理效能與價值，如何才能更好地為單位的良好發展提供有力支撐，已然是時下每一機關單位亟待解決的問題。

一、機關檔案工作存在的問題

（一）檔案員身份編制存在的問題。少數機關單位沒有真正意識到檔案的重要性，沒有對檔案工作進行認真的管理，存在敷衍的態度，且連基本的專職檔案員都沒有配備。一方面由于機關工作繁雜，人手編制不足，部分機關單位未配備專職檔案員，采取聘用工勤人員、臨時工和向下級單位借調人員等方式應付檔案工作。另一方面主要是因為領導檔案管理意識缺乏，沒將檔案工作作為機關的一項基礎業務來抓。

（二）機關檔案歸檔立卷制度建設方面存在的問題。一是機關工作人員未能全體參與檔案工作，不利于全員檔案工作意識的建立。建立部門歸檔（立卷）制度，需要建立由各處室兼職檔案員組成的檔案管理網絡，并且各處室負責人要為檔案的收集、整理、移交工作負總責。二是不利于理順機關檔案工作職能，明確各部門的職責和任務。部分單位未實施部門歸檔（立卷）制度，檔案工作經常出現職責不清，相互推諉的情況，造成檔案遺失，收集不全。三是專職檔案員工作量過大，年末歸檔工作難以完成，不得已聘請社會檔案整理公司或者臨時檔案整理人員突擊完成整理任務。

（三）機關檔案利用工作存在的問題。一是針對公眾利用限制，手續繁瑣，控制嚴格。由于國家法律層面的原因，機關檔案室主要針對本機關內部工作服務，而早期的政務信息公開程度偏低，很多檔案未按照要求移交到檔案館。因此社會大眾需要查詢利用較早時期的政務信息很難。二是利用方式原始，利用效率不高。社會迅速發展帶來信息技術快速更新，但機關檔案的發展步伐相對偏緩。三是檔案業務基礎較差、檔案收集不全。機關檔案室普遍存在只重視收集正式公文，對其他文件材料和其他門類檔案收集力度不夠。

二、改善機關檔案工作的對策建議

（一）加強機關專職檔案員隊伍建設。一是要配備正式編制檔案員。工作人員的配備是檔案工作的基石，因此機關檔案工作必須至少配備一名正式身份的專職檔案員。二是要加強檔案員業務學習和培訓力度，提升檔案人員業務技能和素質。檔案信息化建設、電子政務、辦公自動化建設也在穩步推進，這就迫使機關專兼職檔案員不僅要具備扎實的檔案業務功底，還要有較強的服務能力和檔案管理水平。三是由于檔案工作連續性強、持續時間久，所以要建設并穩定檔案員隊伍。同時提高檔案工作人員的待遇水平，并為檔案員創造職務提升空間，調動他們的主動性和積極性。

（二）在機關檔案工作中積極推行部門歸檔（立卷）制度。實施部門歸檔（立卷）制度，首先必須建立相應的管理制度，落實制度才能行之有效。機關單位應該建立主要領導或分管領導負責制、各處室負責人對各自處室檔案負總責，各兼職檔案員負責檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。其次，要加強檔案知識學習和加大檔案業務培訓力度。機關必須加強檔案業務學習和培訓，對檔案人員進行再教育，更新其知識結構，促使他們適應新形勢，跟上機關檔案工作的發展趨勢，全面提高綜合素質，適應機關檔案工作發展速度。最后，評比表彰，積極推動。建立良好的檔案工作激勵機制，有利于進一步穩定專兼職檔案員隊伍，穩定檔案收集和整理群體，提高檔案收集和整理效率，提升檔案齊全率和檔案整理規范率。

總之，機關檔案工作是新時期檔案事業發展的一項戰略任務，隨著我國經濟的發展，檔案管理工作也必將面臨更大的挑戰，相信通過各級政府、檔案行政管理部門、各部門領導、檔案工作人員以及全社會的共同努力，機關檔案管理工作的科學化、規范化、制度化的目標一定會早日實現。

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