淺談縣區檔案征集與管理工作

何明來++于佩蘭

【摘要】隨著時間的流逝，許多珍貴的、有保存價值的檔案可能會因得不到及時的收集而破損甚至流失，因此檔案征集工作迫在眉睫。要提高檔案征集與管理工作效率和質量，豐富館藏內容，優化館藏結構，不斷加強檔案資源建設，更好地為領導決策、服務社會提供優質服務。

【關鍵詞】檔案；征集；管理；建議；方法；步驟

檔案征集是檔案工作的有效補充形式，是不斷豐富館藏的重要手段，是檔案資源建設的重要組成部分。許多縣區檔案館近年來根據《中華人民共和國檔案法》以及省、自治區、直轄市檔案行政管理部門印發的有關檔案收集（征集）辦法和規定制定了檔案收集（征集）辦法與范圍，并逐步開展了檔案征集管理工作。但是，由于多種原因，仍有一部分檔案散存在社會上，特別是個人手中，隨著時間的流逝，許多珍貴的、有保存價值的檔案面臨破損甚至流失，全社會應該提高檔案征集與管理工作效率和質量。筆者就如何做好檔案的征集與管理工作淺談幾點做法。

一、做好征集工作的幾點建議

（一）積極爭取主管部門領導的重視與支持。長期以來，由于歷史和傳統的原因，領導重視與否對檔案工作起著至關重要的影響，而突出的工作表現和業績，是爭取領導重視和支持的基礎。有為才有位，檔案工作人員要以自己的實際行動和工作效率去爭取領導的重視。一方面檔案部門要發揮自身優勢，立足特色檔案，充分利用館藏檔案資料，積極參與、承辦當地黨委、政府開展的重點宣傳活動，要抓住社會熱點問題，采用舉辦展覽、制作專題電視宣傳片、出版各類專輯等形式主動提供檔案信息服務，讓領導對我們的工作有所見、有所聞。另一方面，要向領導客觀地報憂，爭取領導支持解憂。要抓住各種機會向領導匯報工作情況，在講成績的同時，也要適時向領導客觀地匯報現實工作中存在的差距、問題和困難，讓領導了解掌握真實的情況，既可以爭取領導的支持，也有助于領導作出正確的決策，促進檔案征集工作的開展。

（二）爭取相應的經費投入。從這幾年的征集工作情況來看，征集工作難以有效開展與征集經費的缺乏有很大的關系，征集經費的投入與產出是成正比的，在當前經濟形勢下，要想無償征集到珍貴檔案資料越來越難，這與當今社會上收藏意識與文物意識的增強有很大關系，有些收藏愛好者不惜重金購買自己喜愛之物，還有一些專門從事舊物收集轉賣的生意人、文物販子，他們的觸角越伸越長，有不少珍貴檔案落入他們囊中，這些都抬高了珍貴檔案的價格，增加了征集工作的難度。因此檔案部門應該爭取更多的經費投入，用于購買、復制特別稀有的珍貴檔案，適當獎勵那些將珍貴檔案資料捐贈給檔案館的捐贈者。

（三）主動出擊不坐等，征集工作人員要做“有心人”。征集工作要改變坐等上門的習慣，檔案征集人員要主動出擊，積極尋找征集線索，發現線索要深入挖掘，往往會有所收獲。要善于從日常生活以及工作的所見所聞中捕捉征集對象的蛛絲馬跡。筆者親歷，有時能從親朋好友無心的交談、新聞媒體的報道、網絡論壇的言論中發現散存在民間或個人手中的檔案資料的有關信息，主動問一問、查一查，往往能征集到所需檔案資料。

（四）利用網絡、媒體、發宣傳單等形式加大征集工作的宣傳力度。近幾年，雖然社會檔案意識有所提高，但還有不少民眾對檔案了解不多，手中存有珍貴檔案資料也不知是“寶”，往往不當回事，未予重視，也不知道可以交給檔案館保存，還有不少人對檔案館的保管條件、保管措施不了解，缺乏信任，寧可自己保管也不愿交檔案館保管。因而，為了進一步增強各部門及民眾主動交檔案的意識，檔案部門要加大宣傳力度，利用各種機會，通過報紙、廣播、網絡等大眾傳媒渠道，采用多種形式，通俗易懂地向大家講解檔案知識、檔案館的需求、展示保管條件、說明獎勵措施等，讓更多的部門、個人將手中存有的檔案主動上交檔案館。

（五）加強與有關單位、個人的聯絡，開拓視野、互通信息。檔案征集工作離不開社會各界的支持，征集工作人員要經常與各有關單位溝通，了解情況，尋求幫助，互通有無；要加強與社會有識之士的聯系，請他們做我們的“眼睛”，為我們牽線搭橋；要與民間收藏愛好者保持聯絡，互通信息，了解行情，也可以學習他們好的經驗和做法。

（六）檔案征集工作要有計劃、有重點、分步驟實施。征集工作有時候千頭萬緒，對送上門的檔案可以隨時接收，對散存在外的檔案征集要有計劃、有重點地開展。檔案館根據實際工作需要或經費情況等，可在每個時間階段確定一個或幾個內容進行重點征集，這樣征集主題明確，采取措施得當，效果往往更明顯。

二、做好檔案征集工作的具體方法步驟

（一）檔案征集的方法。開展檔案征集工作主要有收購、征購、接受捐贈、代管或寄存、復制等方法。收購是各級國家檔案館與檔案持有者在平等協商基礎上自愿進行交易的行為。征購是國家各級檔案館受檔案行政管理部門委托代表國家要求檔案所有者必須出賣檔案給檔案館的強制行為。接受捐贈是國家檔案館接受檔案所有者無償捐贈檔案的行為。代管或寄存是對暫時不愿向檔案館捐贈或移交檔案資料的或是特別珍貴的檔案資料個人保存確有困難的，經本人同意，檔案館可以提供寄存服務的一種方式。復制是對屬于征集范圍內的檔案，個人不愿意捐贈或希望保存原件，檔案館（室）可以采取掃描或復印的方式，進行保存。

（二）檔案征集的步驟。1.搜集征集線索。檔案征集人員通過媒體、網絡或其他方式，搜集征集線索，主動與征集對象聯系并隨時關注，并向其詳細說明檔案征集的意義、范圍、辦法、規定和其享有的權利，做到依法征集。2.對所要征集的檔案進行鑒定與等級評定。為了確保征集到的檔案資料真實、完整、有效，必須正確判定其價值，嚴格館藏準入制度，建立專家評審機制，成立評審委員會，對擬征集的檔案資料進行鑒定。評審委員會由有關專家學者組成。專家根據檔案資料的形成年代、數量、原始性、特殊性、完整性來綜合分析擬征集檔案資料的史料價值和收藏價值，評審委員會在確認所鑒定檔案資料符合進館標準后，根據其價值劃定管理等級（分一、二、三級），并提出科學管理與保護的意見。評審結果形成書面材料放入相關的全宗卷內保存備查。擬購買的檔案資料，也必須經檔案評審委員會鑒定、評估后，依據鑒定、評估結果確定收購價格。3.辦理交接手續。征集時，應當有2名以上具備檔案專業知識的檔案征集人員共同進行。在辦理交接手續時，縣區檔案館記錄檔案資料的數量和內容，開具目錄清單交對方簽收。簽訂協議時，必須規定雙方的權利和義務，對檔案資料的所有權和處置權做出明確規定。寄存檔案資料還應明確寄存期限及寄存期滿后檔案資料的處置方法。4.舉行捐贈儀式或新聞發布會。經過鑒定，對屬于一、二級管理的檔案資料，縣區檔案館可舉行捐贈儀式或新聞發布會。5.頒發證書。縣區檔案館應向捐贈人頒發收藏證書，經過鑒定屬于一、二級管理的檔案資料，還應向捐贈人頒發捐贈證書。另外，根據捐贈檔案資料的價值和數量對捐贈人給予一定的物質獎勵。

三、征集檔案資料的管理

（一）整理。首先，對征集進館的檔案資料要進行整理。根據檔案來源原則和檔案的形成特點，依托被征集人提供的相關材料或說明，按照人物、事由、責任者、載體形式等進行檔案分類、排列、編目。有條件的可以進行檔案數字化加工、刻錄光盤、制作仿真件。

（二）保管。對符合一級管理標準的檔案資料可存入特藏室，符合二、三級管理標準的檔案資料存入相關的全宗內，并在目錄中加以標注。對征集來的檔案入館收藏后，根據檔案館的管理制度執行。

（三）開發利用。捐贈者對捐贈的檔案資料享有優先利用權，可以無償使用；對捐贈的檔案資料可提出限制使用的意見建議；縣區檔案館必須維護其合法權益，開放捐贈的檔案資料，應當征得捐贈者許可；要嚴格保護寄存者的隱私權，其他組織或個人需利用時，須征得寄存者同意；對征集到的宜開放的珍貴檔案資料，可以通過報刊、圖書等出版物和廣播、電視、網絡等媒體以及陳列、展覽等形式，向社會公布，按規定做好提供利用工作。

總之，做好檔案征集與管理工作，對保護檔案豐富館藏資源，維護歷史的真實面貌，搶救文化遺產，推動物質文明、精神文明、政治文明在繼承傳統的基礎上創新、發展，具有重要的歷史意義。