信息化時代背景下企業檔案管理的地位及作用探討

文/東莞電力設計院 古春華

信息化時代背景下企業檔案管理的地位及作用探討

文/東莞電力設計院 古春華

隨著社會的不斷發展，信息技術水平的不斷提高，在這樣一個信息技術遍布人們生活方方面面的環境下，企業的檔案管理也出現了很多的困難。本文通過對企業檔案管理現狀和作用進行了分析，并對如何提高企業檔案管理的地位提出了相應的對策。

信息化時代；企業檔案；管理；作用

社會在不斷地發展變化之中，為了適應社會發展的實際需要，任何企業都要更新發展模式，而在企業的發展過程中，檔案管理發揮著十分重要的作用。因此，企業應該重視對檔案的管理，只有這樣才能減少企業在發展的過程中遇到的風險，讓企業不斷地發展壯大。

一、企業檔案管理存在的現狀

（一）管理思想陳舊。企業在對檔案管理工作進行審查的時候，對檔案部門工作有一個全面的認識，一些管理人員思想陳舊，缺乏創新思想，把對檔案的管理工作僅僅當成是對相關的資料進行整理，不需要花費太多的時間和精力，不能有效地推動企業的發展，使企業的檔案不能得到很好的管理。

（二）硬件管理能力不足。站在企業整體的角度，由于信息技術的不斷發展和電子文件的出現，對檔案管理部門也提出了更高的要求，而目前很多的電子文檔在整理過程中出現丟失的現象，阻礙了企業內部文件的溝通，使企業內部關系出現矛盾。在對檔案的管理過程中，相應的管理部門大都將時間花費在對檔案進行收集、核對、整理、保存等這些環節上，把對檔案的保存記錄放在了重要的位置上，卻沒有重視企業的實際工作情況。

二、信息化時代背景下企業檔案管理作用

（一）增加檔案的使用效率。在信息化時代背景下，加強對檔案的管理，可提升檔案的使用效率。檔案具有真實性、準確性的特點，且具有很高的參考價值。而運用信息技術對檔案進行管理，相關的管理人員有了更加充足的時間對檔案的準確性和有效性進行查證和整理，不僅能夠優化檔案，也可以提升檔案管理效率，為閱讀者及時了解相關信息提供了便利。在檔案的調離和遷移的過程中，運用信息技術可以準確地判斷出調閱人以及對相應檔案的瀏覽次數等，為人們的檔案調離、閱讀提高了方便。

（二）能夠更好地保存檔案。傳統的檔案都是以紙質的形式保存下來的，使用壽命十分有限，這樣就給檔案保存的準確性和完整性帶來了一定的阻礙。而在信息技術普及的環境下，運用信息技術對檔案進行管理，不僅能夠延長檔案的使用壽命，還可以為人們進行相應檔案的閱讀和查詢提供便利，可以降低傳統的紙質檔案被人們翻閱后產生的受損率，為檔案管理提供了更加有利的條件。

三、信息化時代背景下怎樣提高檔案管理的地位

（一）得到企業的認可與鼓勵，為做好檔案的管理提高了條件。得到企業的認可與鼓勵，有助于更好地進行檔案的管理工作。在企業各個部門中，檔案的管理部門容易被相應的管理層所忽視，由于不被企業所關注，讓相應的管理人員逐漸失去了工作的熱情和積極性。因此，在進行檔案的管理工作的時候就出現管理者工作散漫、管理效率低下，對相應的一些檔案資料進行記錄的時候出現漏記和記錄缺乏準確科學性等情況。所以，要讓檔案的管理工作得到真正的落實，需要提高企業及企業領導對檔案管理的認可和重視，它是激發管理者工作積極性的關鍵，也是做好企業檔案管理工作的必要手段，同時能夠提高檔案管理的地位。

（二）對檔案管理人員進行培訓，提升管理綜合能力。長期以來，檔案管理工作人員的管理能力都普遍不高。但是隨著科學技術水平的不斷發展，對檔案管理者的管理綜合能力水平提出了更高的要求，檔案管理人員只有自身具備一定的管理能力，才能符合社會發展對檔案管理的要求。因此，要對相應的檔案管理者進行定期培訓，提升管理的綜合能力。總而言之，只有當管理者的綜合能力提高之后，才能夠做好檔案的管理工作，進而增加資料的使用效率。

（三）與時俱進，創新檔案管理。社會的不斷發展，科學技術水平的不斷提高，使得企業的管理方法和體制也在發生著改變。實際上，企業重視和加強對檔案的保存和管理，不單單只是為了讓一些數據信息能夠更好地保留下來，最主要的是為了將企業的具有價值的資源信息保留下來，為今后企業更好地發展提供準確的依據。換一句話說，在企業的發展過程中，加強對檔案的管理是一個非常重要的內容，它關系到企業能否更好地發展。因此，在不斷地創新企業的發展模式的時候，也要加強對企業檔案管理的創新發展。總之，要做好檔案的管理工作，相關的檔案管理工作者就要跟上時代發展的步伐，改變傳統的發展體制，運用現代科學技術水平，創新檔案管理的體制，為促進企業更好地發展創造條件。

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