深化高職院校檔案規范化管理的實踐與探索

古雯雯

【摘要】文章圍繞如何深化高職院校檔案規范化管理的問題，結合檔案實際工作，從形成檔案工作網絡體系，提高專兼職檔案員的素質，規范檔案管理制度，完善檔案設施，提高檔案咨詢和信息開發利用率幾個方面論證總結了對檔案規范化管理的實踐與探索。

【關鍵詞】高職院校檔案；規范化管理；制度；設施；素質

檔案工作是高職院校重要的基礎性工作。從2008年8月20日發布的中華人民共和國教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》到2017年2月四川省教育廳和四川省檔案局印發的《四川省〈高等學校檔案管理辦法〉實施細則》，這些文件都強調了高校檔案工作的重要性并提出了明確的要求：檔案工作作為高校工作的重要組成部分，是一項高校不可或缺的基礎性工作，要與高校整體發展同步。

綿陽職業技術學院簡稱綿職院，是經四川省人民政府批準、中華人民共和國教育部核準備案的全日制國家示范性高等職業院校。2001年，經四川省人民政府批準，由原四川建筑材料工業學校、綿陽機電工業學校、綿陽工業學校組建成立綿陽職業技術學院。作為一所合并組建的高職院校，綿職院檔案管理曾經面臨了相當多的問題和困難，后來在學院領導的大力支持和關懷下，學院在深化高職院校檔案規范化管理的實踐與探索上做了相當多的工作，取得了顯著的成效。

一、加強管理，形成檔案工作網絡體系

近年來，綿職院認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法實施辦法》《普通高校檔案管理辦法》《四川省檔案工作規范化管理辦法》《四川省高等學校檔案管理辦法實施細則》《四川省重大建設項目檔案管理辦法》等檔案法規文件，按照上級主管部門和綿陽市檔案局的指示精神，把檔案管理規范化工作放在關系學院大局利益和長遠發展的地位，把加強檔案管理規范化工作作為促進學院工作全面發展的一個重要方面來抓，緊密結合學院工作實際，推動了檔案規范化管理工作的順利開展；建立了以院長任檔案領導小組組長，以檔案機構為核心，各部門、院系、課題組、項目組等專兼職檔案人員為基礎的高職院校檔案工作體系，并不斷提高專兼職檔案員的素質。目前學院已建立了由24人組成的專兼職檔案員隊伍，為搞好檔案工作打下了堅實的組織基礎。期間雖然學院領導班子分工幾經變更，但學院都進行了相應的調整，進一步加強了組織領導，理順了關系。

二、強化隊伍建設，不斷提高專兼職檔案員的素質

高職院校必須要重視檔案的完整、準確、系統，專兼職檔案員要把好材料起草關、文件收集關、鑒定驗收關。為此，高職院校應建立檔案人員崗位責任制度，在全院范圍內開展檔案法律、法規、規章學習與宣傳。例如綿職院組織學院，組織專兼職檔案人員學習、貫徹檔案法律、法規、規章及高校有關檔案工作的規定、辦法和標準規范。檔案人員履行職責應明確清楚。同時，高職院校應在日常工作中對兼職檔案員進行業務輔導、培訓和指導，比如對兼職檔案員在立卷的基本程序和方法等方面予以重點指導，提高專兼職檔案員的工作能力和業務素質。

三、規范檔案管理制度

（一）建立健全檔案工作各項規章制度

綿職院制定了《檔案歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案利用制度》《檔案保密制度》《檔案統計制度》《檔案鑒定和銷毀制度》《文件歸檔管理制度》等規章制度，同時實現制度上墻，使檔案從形成到銷毀形成了一整套的制度，工作起來有章可循，有法可依。同時，高職院校應根據《高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案實體分類法》以及本省的《高等學校檔案管理辦法》實施細則起草發布本學院自己的檔案歸檔范圍和保管期限表，從源頭上加強學院檔案的收集工作，促進學院重要檔案資料全面完整收集，給學院檔案室的分類整理工作提供指導標準。

（二）建立健全檔案工作各項報表的編寫

高職院校檔案室還應在此基礎上進一步建立健全檔案工作各項報表的編寫，主要包括案卷移交目錄案卷、案卷備考表、學生檔案查檔（借檔）審批表、教職工人事檔案查檔（借檔）審批表、保密檔案借閱審批表、保密檔案查閱審批表、檔案去向查詢申請樣本、學生檔案移交表、檔案材料接收登記表、檔案查詢委托書樣本等，努力做到健全制度，規范管理。

四、日益完善檔案設施

高職院校領導應重視檔案工作的設施建設，加大對檔案工作的經費投入。同時，高職院校檔案室應積極主動爭取資金，為檔案室購買開展檔案規范化工作所需的硬件設施，如綿職院就購買了彩色復合影印一體機、移動硬盤、U盤、內置光盤刻錄機、可刻錄光盤、防磁柜、溫濕度測試儀、檔案殺蟲消毒滅菌設備、照相機、攝像機、空調機、除濕機、加濕機、溫濕度調控系統、視頻監控系統、網絡檔案管理軟件系統、學院檔案室網站等軟硬件設施，構建規范化、現代化的檔案室硬件框架。在基礎設施配備到位后，高職院校檔案室應以“數字化檔案室”建設為目標，利用標準的檔案管理軟件，按照《檔案著錄規則》（DA/T18）的要求，完整、準確地將檔案信息錄入到計算機中保存并提供計算機查詢，具體來說就是將紙質檔案進行掃描數字化，使其成為光盤、磁盤存儲的信息，建立起一套檔案數據庫，并可以在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢利用服務。

五、加強服務工作，提高檔案咨詢和信息開發利用率

高職院校應主動提供檔案信息服務，主動開展形式多樣的服務：可以采取分發目錄、電話調卷、網絡查詢等多種服務形式；還可以建立以計算機查詢為主體的檔案檢索體系，使提供和利用檔案迅速、準確。同時，高職院校的檔案人員必須要熟悉所管范圍內的檔案及相關業務，做到調卷迅速、準確。在檔案借閱過程中應有完備的檔案借閱手續，如有借閱登記并且登記手續齊全。高職院校應對檔案利用效果進行反饋，做好詳細記錄，并選編利用效果好的實例。與此同時，高職院校還應該開展多種形式的檔案宣傳，如開展校史展覽，建設檔案網站，在校園內布置檔案宣傳展板等。高職院校檔案的信息開發利用還包括通用性編研成果，如編寫組織沿革、大事記、全宗介紹，匯編、匯總有關文件、制度、基礎數據等資料。另外，開展深層次編研成果也非常重要，如編研科技或科研成果簡介，編研會議概要或檔案信息簡報，編研年鑒或史志，編研利用檔案撰寫的著作或論文，開展校史研究或出版檔案史料等。

【參考文獻】

[1]中華人民共和國教育部，國家檔案局.高等學校檔案管理辦法[Z].2008.

[2]四川省檔案局.四川省企業、科技事業單位檔案工作規范化管理標準[EB/OL].https：//wenku.baidu.com/view/f599bb05e87101f69e3195db.html，2005.