關于創新流動人員檔案管理服務工作模式的思考

常永山

摘 要：流動人員檔案管理服務工作關系到人才就業、職稱評定、退休離職、社保管理等方方面面。隨著社會人才流動性的增大，人力資源管理中心必須做好人事檔案管理工作，履行人才公共服務職能，維護好流動人員的根本利益，滿足多樣化的人才流通需求。本文對流動人員檔案管理服務工作模式的創新路徑進行探討。

關鍵詞：流動人員 檔案管理 創新 服務

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）08-00-01

一、加快流動人員檔案管理信息化建設

在當前的形勢下，人力資源管理中心應當加大流動人員檔案管理信息化的建設力度，具體可從以下兩個方面著手：其一，應針對電子檔案建立統一的標準，確保數據信息的采集渠道暢通，使電子檔案的收集和錄入有序進行。電子檔案建立后應進行及時更新，使其能夠動態反映出流動人員的實際情況。其二，應構建流動人員檔案數據庫，借助現代技術和設備，將流動人員的檔案資料輸入到計算機當中，并將信息轉化為數據，定期進行補充，對檔案進行更新，使檔案管理的各個環節實現計算機操作，借助網路技術向全社會開放，為流動人員查詢個人檔案信息提供便利條件。在構建數據庫的過程中，要做好充分的調研工作，運用適宜的軟件，發揮數據庫的作用。

二、強化流動人員檔案規范化管理

1.規范檔案接收與鑒別

當流動人員與原單位正式辦理脫離行政關系手續后，根據國家現行的規定要求，流動人員的原單位應當在30個工作日內，將該人的檔案移交給相關機構。當相關機構接收到流動人員的檔案后，需要進行審查和鑒別，并將非檔案材料分離出來，依據材料所具備的保存價值高低進行相應處理，最后把可以反映問題本質的材料進行歸檔，由此可進一步提升歸檔材料的質量。經過分離之后對需要保存的材料進行再次確認，并對這部分材料進行重新組卷，將關聯度較強的信息組合到一起，按順序插入頁碼，編成目錄，加入標題，裝訂成冊后上架保存。

2.完善檔案收集內容

按國家現行規定要求，應對流動人員的檔案進行全面收集，尤其是能夠體現其才能的信息。檔案管理者應當積極主動地收集流動人員近期的工作業績和曾經受到過的各種獎勵，并將這部分信息補充到其人事檔案中，完善檔案內容，由此除了能夠客觀反映出流動人員的價值之外，還能使檔案的利用價值得到進一步提升。

3.實施集中統一管理

人力資源管理服務中心應當對流動人員的人事檔案進行統一整理，并按照性別、學歷、專業等信息進行分類。為便于檔案的檢索和利用，可創建多種檢索途徑，在對人事檔案進行利用時，必須嚴格按照相關規定操作，并辦理審批手續，條件不符合的不準予查閱，同時查閱者無權對外公布或泄露檔案信息。對于涉及國家機密的流動人員檔案，任何人不得私自查閱或借用其人事檔案，以免重要信息外泄。

三、開設便捷的檔案管理服務窗口

流動人員檔案管理是一項基本的公共服務，為提高服務水平，人力資源管理中心應當將管理意識轉變為服務意識，在現有的基礎上，強化流動人員檔案服務，借此來提升效率。首先，應對服務方式和方法進行優化改進，運用先進的技術手段為流動人員檔案業務的辦理提供優質服務，如設置便民窗口，開辦叫號服務等等，并對服務流程進行優化，縮短業務辦理時間，為各類流動人員檔案業務的辦理提供方便。其次，應對流動人員檔案管理工作加以規范，不斷創新方式，構建一站式的服務體驗，檔案服務窗口則應完善服務功能，開通電話預約，改進查閱方式。此外，應加強檔案業務服務窗口的建設，完善相應的硬件設施，給流動人員檔案業務的辦理提供人性化的服務，由此除了可以為各級組織和單位提供人才數據支持之外，還能為流動人員與用人單位之間搭建起相互聯系的橋梁，有助于流動人員切實利益的保障。

四、拓展流動人員檔案管理內容

流動人員的人事檔案中應增加反映流動人員綜合能力的業績考核資料，并將人事檔案與個人信用體系建立起密切聯系，在檔案內容中納入流動人員職業生涯、信用記錄以及技術能力等方面的變動情況。如，在檔案中增設專業技術考核材料，記錄論文發表、學習培訓、科研成果、特殊貢獻的具體情況，并對這些情況進行量化評估，形成業績檔案，以便用人單位深入全面地了解流動人員的素質能力。同時，流動人員檔案管理還應加快誠信檔案建設，人力資源管理服務中心要積極與工商、銀行、公安等部門建立起信息共享機制，及時獲取流動人員的信用信息，并對流動人員進行綜合誠信評估，將評估報告納入到人事檔案中，進一步完善檔案管理內容。

五、提高檔案管理工作者的服務能力

對于人力資源管理服務中心而言，提升檔案管理者的綜合素質和服務能力，可以促進流動人員檔案管理水平的提高。由于流動人員檔案管理具有一定的政策性，故此要求管理人員應當有較高的政治素養，了解并掌握相關的政策法規，這是做好本職工作的前提和基礎。同時，還要有較強的專業素質，熟悉流動人員檔案管理的各種方式方法，并善于運用現代信息技術完成檔案管理工作，只有這樣才能更好地為流動人員檔案管理工作服務。其次，人力資源管理服務中心應當建立并逐步完善相關制度和服務標準，制定合理可行的崗位職責和服務準則，對服務內容加以完善，對服務管理進行強化，對服務環境進行優化，以此來提升服務質量，從而滿足當前形勢下人才頻繁流動對檔案信息化和數字化管理的需求，這樣不但能夠促進流動人員檔案管理服務水平的提高，而且還能推動流動人員檔案工作的穩定發展。

結論

綜上所述，流動人員檔案是人才流通業務的重要依據。人力資源管理服務中心必須提高對流動人員檔案管理的重視程度，加快檔案服務信息化建設，規范檔案管理的各個環節，并不斷改進檔案服務方式，拓展檔案管理內容，從而提高流動人員人事檔案管理效率和服務水平。

參考文獻

[1]王明會.淺析新形勢下流動人員檔案管理工作存在的問題、現狀及對策[J].才智，2014（10）：102-103.

[2]劉娟.流動人員人事檔案管理存在的問題以及改進措施[J].山東工會論壇，2014（6）：75-76.

[3]莫玉芬.流動人員人事檔案管理的重要性及政策措施研究[J].管理觀察，2015（5）：57-58.

[4]王魯花，韓春紅.新時期流動人員人事檔案管理的現狀、問題及對策[J].人才資源開發，2014（8）：95-96.