關(guān)于創(chuàng)新流動人員檔案管理服務(wù)工作模式的思考

常永山

摘 要：流動人員檔案管理服務(wù)工作關(guān)系到人才就業(yè)、職稱評定、退休離職、社保管理等方方面面。隨著社會人才流動性的增大，人力資源管理中心必須做好人事檔案管理工作，履行人才公共服務(wù)職能，維護好流動人員的根本利益，滿足多樣化的人才流通需求。本文對流動人員檔案管理服務(wù)工作模式的創(chuàng)新路徑進行探討。

關(guān)鍵詞：流動人員 檔案管理 創(chuàng)新 服務(wù)

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）08-00-01

一、加快流動人員檔案管理信息化建設(shè)

在當(dāng)前的形勢下，人力資源管理中心應(yīng)當(dāng)加大流動人員檔案管理信息化的建設(shè)力度，具體可從以下兩個方面著手：其一，應(yīng)針對電子檔案建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)信息的采集渠道暢通，使電子檔案的收集和錄入有序進行。電子檔案建立后應(yīng)進行及時更新，使其能夠動態(tài)反映出流動人員的實際情況。其二，應(yīng)構(gòu)建流動人員檔案數(shù)據(jù)庫，借助現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備，將流動人員的檔案資料輸入到計算機當(dāng)中，并將信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，定期進行補充，對檔案進行更新，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)計算機操作，借助網(wǎng)路技術(shù)向全社會開放，為流動人員查詢個人檔案信息提供便利條件。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的過程中，要做好充分的調(diào)研工作，運用適宜的軟件，發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的作用。

二、強化流動人員檔案規(guī)范化管理

1.規(guī)范檔案接收與鑒別

當(dāng)流動人員與原單位正式辦理脫離行政關(guān)系手續(xù)后，根據(jù)國家現(xiàn)行的規(guī)定要求，流動人員的原單位應(yīng)當(dāng)在30個工作日內(nèi)，將該人的檔案移交給相關(guān)機構(gòu)。當(dāng)相關(guān)機構(gòu)接收到流動人員的檔案后，需要進行審查和鑒別，并將非檔案材料分離出來，依據(jù)材料所具備的保存價值高低進行相應(yīng)處理，最后把可以反映問題本質(zhì)的材料進行歸檔，由此可進一步提升歸檔材料的質(zhì)量。經(jīng)過分離之后對需要保存的材料進行再次確認(rèn)，并對這部分材料進行重新組卷，將關(guān)聯(lián)度較強的信息組合到一起，按順序插入頁碼，編成目錄，加入標(biāo)題，裝訂成冊后上架保存。

2.完善檔案收集內(nèi)容

按國家現(xiàn)行規(guī)定要求，應(yīng)對流動人員的檔案進行全面收集，尤其是能夠體現(xiàn)其才能的信息。檔案管理者應(yīng)當(dāng)積極主動地收集流動人員近期的工作業(yè)績和曾經(jīng)受到過的各種獎勵，并將這部分信息補充到其人事檔案中，完善檔案內(nèi)容，由此除了能夠客觀反映出流動人員的價值之外，還能使檔案的利用價值得到進一步提升。

3.實施集中統(tǒng)一管理

人力資源管理服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)對流動人員的人事檔案進行統(tǒng)一整理，并按照性別、學(xué)歷、專業(yè)等信息進行分類。為便于檔案的檢索和利用，可創(chuàng)建多種檢索途徑，在對人事檔案進行利用時，必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定操作，并辦理審批手續(xù)，條件不符合的不準(zhǔn)予查閱，同時查閱者無權(quán)對外公布或泄露檔案信息。對于涉及國家機密的流動人員檔案，任何人不得私自查閱或借用其人事檔案，以免重要信息外泄。

三、開設(shè)便捷的檔案管理服務(wù)窗口

流動人員檔案管理是一項基本的公共服務(wù)，為提高服務(wù)水平，人力資源管理中心應(yīng)當(dāng)將管理意識轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)意識，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，強化流動人員檔案服務(wù)，借此來提升效率。首先，應(yīng)對服務(wù)方式和方法進行優(yōu)化改進，運用先進的技術(shù)手段為流動人員檔案業(yè)務(wù)的辦理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，如設(shè)置便民窗口，開辦叫號服務(wù)等等，并對服務(wù)流程進行優(yōu)化，縮短業(yè)務(wù)辦理時間，為各類流動人員檔案業(yè)務(wù)的辦理提供方便。其次，應(yīng)對流動人員檔案管理工作加以規(guī)范，不斷創(chuàng)新方式，構(gòu)建一站式的服務(wù)體驗，檔案服務(wù)窗口則應(yīng)完善服務(wù)功能，開通電話預(yù)約，改進查閱方式。此外，應(yīng)加強檔案業(yè)務(wù)服務(wù)窗口的建設(shè)，完善相應(yīng)的硬件設(shè)施，給流動人員檔案業(yè)務(wù)的辦理提供人性化的服務(wù)，由此除了可以為各級組織和單位提供人才數(shù)據(jù)支持之外，還能為流動人員與用人單位之間搭建起相互聯(lián)系的橋梁，有助于流動人員切實利益的保障。

四、拓展流動人員檔案管理內(nèi)容

流動人員的人事檔案中應(yīng)增加反映流動人員綜合能力的業(yè)績考核資料，并將人事檔案與個人信用體系建立起密切聯(lián)系，在檔案內(nèi)容中納入流動人員職業(yè)生涯、信用記錄以及技術(shù)能力等方面的變動情況。如，在檔案中增設(shè)專業(yè)技術(shù)考核材料，記錄論文發(fā)表、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、科研成果、特殊貢獻的具體情況，并對這些情況進行量化評估，形成業(yè)績檔案，以便用人單位深入全面地了解流動人員的素質(zhì)能力。同時，流動人員檔案管理還應(yīng)加快誠信檔案建設(shè)，人力資源管理服務(wù)中心要積極與工商、銀行、公安等部門建立起信息共享機制，及時獲取流動人員的信用信息，并對流動人員進行綜合誠信評估，將評估報告納入到人事檔案中，進一步完善檔案管理內(nèi)容。

五、提高檔案管理工作者的服務(wù)能力

對于人力資源管理服務(wù)中心而言，提升檔案管理者的綜合素質(zhì)和服務(wù)能力，可以促進流動人員檔案管理水平的提高。由于流動人員檔案管理具有一定的政策性，故此要求管理人員應(yīng)當(dāng)有較高的政治素養(yǎng)，了解并掌握相關(guān)的政策法規(guī)，這是做好本職工作的前提和基礎(chǔ)。同時，還要有較強的專業(yè)素質(zhì)，熟悉流動人員檔案管理的各種方式方法，并善于運用現(xiàn)代信息技術(shù)完成檔案管理工作，只有這樣才能更好地為流動人員檔案管理工作服務(wù)。其次，人力資源管理服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)建立并逐步完善相關(guān)制度和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，制定合理可行的崗位職責(zé)和服務(wù)準(zhǔn)則，對服務(wù)內(nèi)容加以完善，對服務(wù)管理進行強化，對服務(wù)環(huán)境進行優(yōu)化，以此來提升服務(wù)質(zhì)量，從而滿足當(dāng)前形勢下人才頻繁流動對檔案信息化和數(shù)字化管理的需求，這樣不但能夠促進流動人員檔案管理服務(wù)水平的提高，而且還能推動流動人員檔案工作的穩(wěn)定發(fā)展。

結(jié)論

綜上所述，流動人員檔案是人才流通業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。人力資源管理服務(wù)中心必須提高對流動人員檔案管理的重視程度，加快檔案服務(wù)信息化建設(shè)，規(guī)范檔案管理的各個環(huán)節(jié)，并不斷改進檔案服務(wù)方式，拓展檔案管理內(nèi)容，從而提高流動人員人事檔案管理效率和服務(wù)水平。

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