如何加強企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)

陶建華

摘 要：信息技術(shù)的飛速發(fā)展與廣泛應用給企業(yè)檔案工作帶來新的契機，也帶來了新的研究課題。本文從簡介企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義開始，分析當前企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題，并就企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的程序提出一點建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 數(shù)字化 建設(shè)

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082 （ 2017 ） 08-00-01

近幾年，隨著科技水平的不斷提高，各行各業(yè)都朝著智能化、信息化的方向發(fā)展。企業(yè)檔案管理也跟隨這一趨勢，更新自己的思想和方法觀念，讓企業(yè)在對檔案的不斷發(fā)掘、整合中，促進檔案管理的不斷進步，保證檔案管理工作的順利進行。在新時代的今天，企業(yè)檔案管理的目標主要是一些容易受損的、利用頻率高的重要資料。因此，企業(yè)要不斷進步，加大資金投入力度，在相關(guān)專家的幫助下開發(fā)一些新型管理軟件、設(shè)備，或采用直接購買的方式對企業(yè)檔案進行信息化管理，讓檔案管理想著網(wǎng)絡化發(fā)展，實現(xiàn)資源的有效共享。

一、企業(yè)檔案信息化的概念

企業(yè)檔案信息化就是通過對先進技術(shù)手段、管理思想觀念的更新，讓企業(yè)中的信息、人力、物力以及財力等資源實現(xiàn)最優(yōu)配置，讓企業(yè)內(nèi)外部的信息、資源能夠均衡發(fā)展，從而提高企業(yè)檔案管理的規(guī)范化以及智能化水平。最終在對企業(yè)員工進行有效管理的過程中，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益最大化，提高自身的優(yōu)勢和競爭力。檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡化是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的兩個重要支柱。在不斷的挖掘和優(yōu)化中，可以發(fā)現(xiàn)，對資源進行整理、建設(shè)數(shù)據(jù)庫、建設(shè)信息網(wǎng)絡共享平臺、開發(fā)利用企業(yè)的信息資源、建設(shè)專業(yè)的信息管理團隊以及完善相關(guān)機制體制和標準是企業(yè)檔案信息化管理的主要內(nèi)容。

二、企業(yè)檔案信息化的內(nèi)容

1.實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化

這是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)，是開展其他工作的重要資源來源。在數(shù)字化建設(shè)的過程中，實現(xiàn)檔案由紙質(zhì)版向電子版的轉(zhuǎn)化。因此，企業(yè)要在建設(shè)電子化檔案信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，對電子文件進行歸檔和管理，最終實現(xiàn)檔案管理的信息化。這一過程主要包括兩個方面的內(nèi)容。其一，通過對計算機的利用，實現(xiàn)檔案的全面無紙化；其二，電子公文應該引入到信息化管理階段，讓各個部門在上傳檔案的時候就以電子文件的形式進行，真正實現(xiàn)數(shù)字化。

2.實現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡化

實現(xiàn)檔案的有效管理是為了更好的利用檔案，讓檔案的價值發(fā)揮到實處。因此，要改變傳統(tǒng)的面對面服務方式，合理利用網(wǎng)絡等資源，實現(xiàn)檔案資源的共享。借閱者只要提交一份借閱申請，網(wǎng)絡管理員審核通過之后，便可以進行檔案的借閱和查看。實現(xiàn)遠程操控，提高了效率和檔案的安全性。同時，在增加借閱人數(shù)的前提下，使檔案的利用率有效提高。

3.實現(xiàn)檢索的自動化

檢索工具是檔案管理人員對檔案進行歸檔、整理時的必備工具。但是近幾年，隨著檔案數(shù)量的增加、范圍的拓展，傳統(tǒng)檔案管理方式的效率仍然很低。因此，借助計算機等科技化手段，以高速、高效、多角度的模式節(jié)約了大量的勞動力。

4.實現(xiàn)檔案信息接收、存儲和提供利用的一體化

企業(yè)檔案信息化建成之后，在軟件和硬件計算機系統(tǒng)的應用下，檔案管理各個階段，比如接收、整理進而利用，可以實現(xiàn)一體化，提高了檔案管理部門的工作效率。

三、加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

1.提高認識，加強領(lǐng)導

企業(yè)應該明確，檔案信息化建設(shè)是一項艱巨的任務，需要有關(guān)各方不斷的投入、密切的配合。首先，應該建立健全一支專業(yè)化的領(lǐng)導機構(gòu)。在領(lǐng)導的帶領(lǐng)下，讓企業(yè)員工認識到檔案管理信息化的重要性，從而全力開展籌備工作。確保相關(guān)資金到位，為信息化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。其次，在建設(shè)階段，合理對相關(guān)配件進行調(diào)試，使其適應企業(yè)的需要。最后，信息化系統(tǒng)投入使用之后，要合理開展維護工作，保證檔案信息化的有效利用。

2.健全制度，規(guī)范管理

檔案管理部門在建設(shè)信息化檔案管理的過程中，要不斷完善相關(guān)機制體制，對檔案的一體化、歸檔、保密、鑒定、備份、查閱等步驟進行合理的掌控，網(wǎng)絡部門、機房、軟件操作以及監(jiān)督部門等各個相關(guān)單位的工作人員都要加強自己的責任意識，明確自己的職責，從而實現(xiàn)整個檔案信息化管理過程的規(guī)范化、智能化、標準化，為后續(xù)工作打下堅實的基礎(chǔ)。企業(yè)也應該遵守國家、省級、市級等上級的規(guī)章制度以及管理標準，嚴格掌控檔案的格式，保證數(shù)據(jù)資源的統(tǒng)一性，便于其他部門加以利用。對檔案進行利用之前，也要獲得上級部門的允許，并在其監(jiān)督下進行。

各企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中要嚴格遵守《檔案法》和相關(guān)省（市）《檔案信息化建設(shè)保密管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的管理，采取必要的安全防范措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全。

3.提升技術(shù)，注重培訓

檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是高科技含量的現(xiàn)代計算機技術(shù)的應用，檔案部門應具備相應的技術(shù)力量的支持，不僅能夠進行正常的保養(yǎng)維護、安全保護和故障處理等日常工作，還要能適應時代發(fā)展的要求及時進行技術(shù)更新和升級。為克服檔案部門信息技術(shù)力量不足的實際情況，可采取與高校、科研單位合作的方式，取人之長，補己之短。另外，檔案部門可與相關(guān)部門合作，共同開展相同的科技攻關(guān)項目，提高檔案信息化成果的高科技含量和標準化水平。

檔案信息管理人員不僅應具備過硬的檔案業(yè)務知識和技能，還應了解掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、圖像處理、網(wǎng)頁制作等方面的知識，這就需要檔案部門要為檔案信息管理人員的培訓和進修創(chuàng)造條件，不僅要鼓勵檔案管理人員開展自學，而且要制定規(guī)劃，把這方面的內(nèi)容納入繼續(xù)教育中，列入到上崗資格的考試中，作為一項常規(guī)的檔案教育培訓內(nèi)容來抓，以不斷強化檔案信息管理人員的素質(zhì)，適應工作開展的需要。

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