淺談檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化及其保護(hù)

初旭

摘 要：當(dāng)今世界隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)程也不斷加快，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)在各領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用。檔案管理作為日常管理工作的重要組成部分，面臨著現(xiàn)代管理方法和先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)綜合運(yùn)用的跨越式發(fā)展的挑戰(zhàn)。檔案管理工作要想緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，就必須充分利用網(wǎng)絡(luò)信息管理的新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)前，實(shí)現(xiàn)各領(lǐng)域中檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是各行各業(yè)所共同面對(duì)的新課題。文章探討了檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的意義、問題和保護(hù)措施，以期能夠促進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；保護(hù)

隨著我國檔案管理體制的不斷改革，以及各行各業(yè)服務(wù)模式的進(jìn)一步轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)越來越不能適應(yīng)當(dāng)今世界計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展潮流。因此，實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下檔案管理模式的網(wǎng)絡(luò)化越來越受到各領(lǐng)域的關(guān)注，其在加強(qiáng)日常檔案管理工作與提高部門管理水平方面具有著非常重大的現(xiàn)實(shí)意義。

1 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的含義

所謂網(wǎng)絡(luò)化是指通過數(shù)據(jù)傳輸線路將不同地理范圍內(nèi)分布的多臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行相互連接，從而實(shí)現(xiàn)其網(wǎng)絡(luò)軟件之間的資源共享以及網(wǎng)絡(luò)信息傳遞的系統(tǒng)。因此，對(duì)于檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化而言，我們對(duì)其含義可以理解為在遵循檔案管理相關(guān)原則和目標(biāo)的前提下，檔案業(yè)務(wù)模式最大可能地通過對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)技術(shù)、先進(jìn)手段和先進(jìn)設(shè)施的有效利用，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)有機(jī)結(jié)合的動(dòng)態(tài)設(shè)計(jì)，其能夠隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展而變化。

2 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的重要性

1、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是保護(hù)檔案信息的需要

檔案管理的目的就是依據(jù)《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)檔案文件信息的錄著、整理、查閱與保護(hù)，為我國的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。由于檔案管理部門存有大量的檔案信息并且還要進(jìn)行繁瑣的調(diào)閱、還檔等工作，采用檔案管理網(wǎng)絡(luò)化可以通過先進(jìn)的管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)這一系列工作環(huán)節(jié)的科學(xué)管理，提高檔案信息資源的有效利用率以及檔案管理人員的管理效率和服務(wù)質(zhì)量。

2、案管理網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)代發(fā)展潮流的需要

隨著世界范圍內(nèi)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用與普及，各檔案管理部門建立檔案網(wǎng)上服務(wù)功能是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐的必要舉措。檔案管理機(jī)構(gòu)可以通過網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，依托本單位的網(wǎng)站組織檔案管理服務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與信息，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源的及時(shí)檢索與調(diào)閱，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化與法制化。

3、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化具備硬件與軟件技術(shù)基礎(chǔ)

當(dāng)前，我國各大檔案管理部門基本上都實(shí)現(xiàn)了部門領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員一人一臺(tái)計(jì)算機(jī)的配置，這樣就為實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化提供了硬件設(shè)備基礎(chǔ)；此外，各機(jī)構(gòu)、各部門之間也都建立了局域網(wǎng)，為檔案信息資源的共享鋪設(shè)了一條信息高速公路，為檔案使用人員利用電子檔案信息共享功能提供了方便，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)路化提供了前提條件。

3 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的基本功能

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)應(yīng)該具備的基本功能主要有以下幾個(gè)方面：一是實(shí)現(xiàn)檔案歸檔方式的轉(zhuǎn)變。通過此功能可以自動(dòng)生成檔案歸檔的目錄，為實(shí)現(xiàn)檔案歸檔的日常整理與年終整理提供方便；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息的瀏覽與保護(hù)。通過此功能可以設(shè)置檔案信息目錄與目錄查閱卷，保證檔案信息資源在處于其他部門終端機(jī)的共享狀態(tài)下時(shí)，不會(huì)被任意篡改或刪除；三是保證檔案信息的申請(qǐng)查閱記錄真實(shí)。通過此功能可以為各級(jí)部門各類檔案文件信息的查閱設(shè)置安全包密碼，在出現(xiàn)密碼輸入3 次錯(cuò)誤后能夠自動(dòng)拒絕再次查閱并返回主菜單；四是保證檔案信息的查閱記錄可靠。通過此功能，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)每時(shí)每刻檔案信息查閱人員、調(diào)閱次數(shù)、歸檔與否等的如實(shí)錄入；五是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的級(jí)別保護(hù)。檔案信息資源的個(gè)人使用權(quán)限只能用于修改自身的管理口令，只有終端機(jī)的使用者才具有使用本部門檔案信息管理的權(quán)限；六是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的正常維護(hù)。譬如對(duì)檔案信息資源數(shù)據(jù)的備份、下載、打印等功能的管理與維護(hù)等。

4 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)狀

1、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)意識(shí)薄弱

由于受傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛，當(dāng)前我國很多檔案管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意識(shí)還比較薄弱，沒有充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理工作在檔案管理機(jī)構(gòu)中的重要地位，導(dǎo)致當(dāng)前相當(dāng)一部分檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)設(shè)施簡陋，也未設(shè)置專職電子檔案信息資源的管理人員，造成很多檔案文件資料遭到損壞甚至丟失。

2、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)制度缺失

在很多檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)時(shí)，缺乏科學(xué)合理的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化規(guī)章制度、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和建設(shè)模式，這直接影響了電子檔案信息資源的正常管理工作，導(dǎo)致檔案管理機(jī)構(gòu)檔案信息資源的有效利用率低下，失去了檔案文件資料本身所具有的使用價(jià)值。

3、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)欠缺

目前，大部分檔案管理機(jī)構(gòu)中的檔案管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行電子檔案信息資源管理的手段不甚不了解，導(dǎo)致其檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，日常電子檔案信息資源的管理工作處于一種被動(dòng)狀態(tài)，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，無法達(dá)到現(xiàn)代化電子檔案資源管理的科學(xué)化、規(guī)范化與自動(dòng)化目標(biāo)。

5 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的保護(hù)措施

1、要切實(shí)保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的完整性

在各大檔案管理機(jī)構(gòu)中，各種檔案信息資源都存在著一致性的邏輯關(guān)系，其在錄入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)以后就會(huì)成為數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)庫之間、數(shù)據(jù)字段與運(yùn)行程序之間相互依存的邏輯關(guān)系，從而共同組成計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)序，其關(guān)系到整個(gè)檔案信息數(shù)據(jù)庫的完整性與安全性。因此，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的管理人員應(yīng)該熟悉檔案信息數(shù)據(jù)庫之間的邏輯關(guān)系，能夠在使用和維護(hù)過程中出現(xiàn)完整性錯(cuò)誤時(shí)及時(shí)啟動(dòng)檢查、維護(hù)等相關(guān)程序，消除數(shù)據(jù)庫所面臨的各種有意或者無意的破壞與威脅。此外，在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行當(dāng)中，我們可以采用諸如數(shù)據(jù)拷貝、磁盤陣列、雙機(jī)熱備份以及雙擊異地?zé)醾浞莸确绞皆O(shè)計(jì)數(shù)據(jù)備份方案定期進(jìn)行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)儲(chǔ)，以避免出現(xiàn)檔案信息資源的完整性錯(cuò)誤問題。

2、要切實(shí)保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的安全性檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的安全性是保證檔案信息資源安全的關(guān)鍵，一般包括檔案管理網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全與網(wǎng)上檔案信息安全兩個(gè)基本方面。所謂檔案管理網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性就是指檔案管理信息資源通過網(wǎng)絡(luò)軟硬件系統(tǒng)的合理設(shè)計(jì)以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理人員的規(guī)范操作等實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案信息資源管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，發(fā)揮其應(yīng)有的預(yù)定功能。所謂網(wǎng)上檔案信息安全則是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在利用、管理與保護(hù)網(wǎng)上檔案信息資源的過程中保證檔案信息資源的存儲(chǔ)與傳輸安全。在檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)際操作過程中，我們可以通過加強(qiáng)健全內(nèi)部管理體制、防范計(jì)算機(jī)病毒新變化、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)電子檔案范圍權(quán)限管理以及完善電子檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器審計(jì)制度等措施來維護(hù)電子檔案信息的真實(shí)完整與安全有效。

綜上所述，在當(dāng)前信息化時(shí)代，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化將會(huì)越來越廣泛地應(yīng)用到人們的日常工作和生活當(dāng)中，具有無限的發(fā)展空間與潛力。

參考文獻(xiàn)

[1]李玉梅.檔案管理網(wǎng)絡(luò)化初探[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2010，（2）