醫院檔案管理工作的有效解讀

黃增麗+李海亮

摘 要：醫院檔案作為醫院和醫學界的重要財富，在醫院管理方面有著極為重要的作用。強化醫院檔案管理工作能夠幫助醫院做好經驗總結，查找工作不足，提高醫療質量，提升工作效率，贏得經濟利益和社會效益。在當前科技信息化水平不斷提升的背景下，醫院檔案管理工作方式也在發生著變化，改變和創新醫院檔案管理工作方式，才能為醫療工作提供更多的便利。本文結合醫院檔案管理工作的問題現狀，就優化醫院檔案管理做一解讀。

關鍵詞：醫院；檔案管理；問題；有效策略

1 現階段醫院檔案管理工作中存在的問題

（一）醫院檔案管理體制缺乏統一標準

當前，醫院針對內部各科室之間的工作人員都給予了明確的職責，而在檔案管理工作上卻缺少明確的制度和職責規范，更沒有建立一個健全的管理模式，造成醫院內部檔案管理機構設置過于復雜和分散，各部門檔案分別管理，造成醫院信息資源缺乏連貫性和完整性，不能為醫院提供有價值的資料，給醫院信息收集工作增添了難度，影響了醫院網絡檔案管理工作的有序開展，使得醫院檔案不能滿足時代的需求，影響醫院檔案管理作用的發揮。

（二）醫院專業管理人員缺乏

多數醫院檔案管理工作非專業出身，更多是由其他科室兼職擔任，這樣造成醫院檔案管理人員水平參差不齊，人員流動性大，加上專業檔案管理人員的缺乏，兼職的檔案管理人員不能提起對檔案管理工作的重視，更不能將所有的精力都放在檔案管理工作開展中，給醫院檔案管理工作的創新和發展產生了嚴重的影響。此外，醫院檔案管理人員法制意識的淡薄，沒有熟讀和全面掌握《中國人民共和國檔案法》的有關知識，使得檔案管理人員在執行工作時無法可依。

（三）檔案管理現代化水平相對較低

醫院檔案管理分散、管理人員積極性較低的狀況，影響了醫院檔案管理的現代化水平。過去傳統的醫院管理方式都是次年第一季度收集上一年檔案資料并進行整理總結和分類歸檔保存的方式。介于醫院檔案室較小，儲存空間有限，這種傳統與檔案收集管理的方式往往受到空間較小的阻礙，而不能將醫院檔案資料全部歸檔，那些不能歸檔的資料很容易丟失，影響醫院整體的檔案信息量。此外，醫院整年的工作總結數據都來源于各個科室的統計報表，這種整理操作方式較為麻煩，更需要從多個資料中進行有用信息的提取，這樣大大增加了檔案管理人員的工作量，手工操作也無法確保數據的準確，影響了醫院檔案管理現代化水平。

2 醫院檔案管理工作的有效措施

（一）提升對醫院檔案管理工作的重視

提升醫院檔案管理工作水平需要醫院現有檔案管理人員和基層工作人員全面了解檔案法，積極的學習檔案法，更要在思想上意識到檔案管理工作對整個醫院各項工作開展的重要意義，特別是醫院管理人員更要從行為意識上提升對檔案管理工作的重視并給予大力支持，為醫院檔案管理工作提供堅實的基礎和必要的條件。此外檔案管理工作是醫院平常工作的重要部分，加強醫院檔案管理工作和醫院之間的聯系，并采用完善醫院檔案管理工作的方式，推動醫院整體的發展和進步。醫院內部其他崗位的工作人員更是要全面認識到檔案管理工作的重要性，并在日常工作中為檔案管理人員提供幫助[1]219。

（二）強化對檔案管理人員的素質要求

專業素質的管理人員能夠推動醫院檔案管理人員的前進，所以引進專業的檔案管理人員尤為重要，首先醫院在選聘檔案管理人員時，要優先選擇那些專業性強的人員和那些能夠清楚認識醫院檔案管理工作同其他行業檔案管理工作之間本質區別的人員。其次就是做好現有檔案管理人員的培養工作，在提升醫院檔案管理人員專業技能的同時更是要做好職業道德培訓，讓他們樹立一個認真、負責的態度，掌握先進的管理理念，提升自身的專業能力，實現醫院檔案管理的科學有效[2]150。

（三）進行醫院檔案管理體制的創新

首先是要在醫院內部建立完善的檔案管理制度和專業的檔案管理部門，而不是像以前一樣將檔案管理工作作為一個輔助工作，并用后勤人員擔任檔案管理工作，這樣不但加重了后勤人員工作的壓力，也會因為管理人員的不專業而影響了醫院檔案的專業性。其次就是要明確醫院檔案管理的標準，明確醫院管理人員的工作職責，并做到責任到人，讓醫院檔案管理人員有據可依，避免醫院檔案管理工作的不規范和不專業。提升醫院檔案管理人員的責任感和歸屬感。再者就是制定有效的監督和處罰措施，對那些不按規章辦事的人進行嚴肅處理，提升檔案管理人員的危機感。最后就是選擇分級保管，將那些價值較低、保存期限較短的紙質檔案放在基層，并做好備檔工作，這樣方便基層利用也減輕了醫院檔案存在的壓力[3]42。

（四）引進現代化的檔案管理技術

開展醫院檔案現代化管理工作，為醫院檔案管理降低檔案儲存空間，為醫院重要檔案的保存提供便利條件，也為醫院節省了更多的人力、財力和物力，特別是在網絡信息如此發達的今天，開展醫院檔案管理已經成為時代發展必然趨勢。

1.儲存方式的多樣化

在過去傳統的檔案管理過程中，醫院主要是用紙質文本的方式進行檔案資料的儲存，這種文本儲存的方式本身存在占用空間大、查找和保存困難以及共享性差等不足。在計算機網絡得到廣泛應用的今天，檔案儲存的方式也更加多樣化，醫院檔案除了采用紙質文本的儲存方式外，還可以通過建立電子文件的方式進行儲存，這種儲存方式大大縮減了檔案的儲存空間，為資料查找和共享都提供了極大地便利，當然醫院還需要結合自身情況進行儲存方式的選擇。

2.建立電子管理網絡，實現檔案網絡管理

傳統檔案管理受人的主觀因素影響，大大降低了檔案管理工作效率，開展計算機管理程序的檔案管理方式能夠有效的解決這一問題，提升檔案管理的效率和質量。實現檔案網絡管理需要從以下幾方面入手：首先是人事檔案的網絡化；其次是文書管理網絡化；最后是病歷檔案的網絡化。同時我們也需要認清楚網絡化檔案管理還存在一定的不足：一是醫院各部門在檔案數據庫建設中難以實現協調統一，缺乏標準；二是醫院內部封閉的辦公環境也影響檔案管理網絡化的開展；三是網絡技術難以解決更影響檔案網絡化管理的開展。總之，醫院檔案網絡化管理是形勢所需，醫院還需要結合自身狀況進行調整和布局，避免資源的浪費。

3.拓展檔案服務領域

醫院檔案管理的最終目標是利用，是激發起潛在的社會效益和經濟效益，所以醫院檔案管理人員需要研究出更多檢索工作，做好編研工作，為醫院提供服務，強化各級醫院之間的聯系，提升醫院檔案信息利用效率。同時需要醫院定期舉辦醫學檔案座談會，針對醫院不同的發展需求，拓寬科研選題的思路，為醫院今后科研和教學工作提供優質的服務[4]281。

醫院檔案管理本身涉及醫院、醫護人員的檔案資料以及整個醫院發展的歷程記載，還包括就醫人員的醫療記錄等。這些也就充分說明了醫院檔案管理工作本身的復雜性和重要性。一旦醫院檔案管理工作受到損害，勢必會對醫院日常管理工作造成嚴重的影響，更有甚者會導致醫院事故的出現，給醫院就醫人員的身心健康產生了威脅，更不利于醫院社會效益的提升。所以強化醫院檔案管理即是醫院發展需求更是時代發展的必然。

參考文獻

[1]張秀良.新醫改下醫院檔案管理的改進方法[J].科技資訊，2012，（6）：219-219，221.DOI：10.3969/j.issn.1672-3791.2012.06.180.

[2]張芹.新醫改下醫院檔案管理的改進方法[J].中國管理信息化，2015，（22）：150-150.DOI：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.22.119.

[3]郭雷蕾.新醫改下醫院檔案管理的改進對策研究[J].卷宗，2014，（10）：42-42.

[4]李玉紅.探究新醫改下醫院檔案管理的改進策略[J].大家健康（中旬版），2015，（2）：281-282.

作者簡介

黃增麗（1976-），女，漢族，山東惠民，濱州醫學院附屬濱州市中心醫院，大學，副研究館員，研究方向：醫院檔案管理、人事檔案管理。

李海亮（1978-），男，漢族，山東惠民，濱州醫學院附屬濱州市中心醫院，大學，經濟師（人力資源），研究方向：醫院人力資源管理、人事檔案管理。