探究城建檔案利用中存在的問題及對策

摘 要：隨著我國經(jīng)濟實力增強，城市建設發(fā)展越來越快，城建檔案記錄著城市發(fā)展的真實情況，對我國步入可持續(xù)發(fā)展有推動作用，但是，城建檔案在應用中也存在諸多問題，本文對問題展開研究，從不同角度找到問題癥結(jié)所在，并提出對策。

關(guān)鍵詞：城建檔案；問題；原則化；對策

城建檔案對提高社會經(jīng)濟效益有重大作用，從上個世紀八十年代開始，我國初步建立全國檔案工作制度，并且召開會議。會議中明確表明，城建檔案工作務必涉及到各個方面，其主要工作內(nèi)容便是收集、管理及分享城市建設信息。

1 城建檔案特點

1.1 經(jīng)濟特點

城市建設已經(jīng)成為國家發(fā)展的重點項目，在城市的建設中，城建檔案的作用越來越明顯，城建檔案工作對城市規(guī)劃過程中出現(xiàn)的各種活動信息進行保存，進而生成圖表和聲像信息，城市經(jīng)濟的快速發(fā)展離不開城建檔案，充分利用城建檔案能夠盡快創(chuàng)造城市經(jīng)濟價值，減少經(jīng)濟損失。

城市建設工程應避免重復投入，資金和時間得到有效的節(jié)約，檔案中的服務信息對使用者具有重大價值，使用者能夠間接獲取管理能力，時刻對工程進行觀察和判斷。

1.2 地域特點

城市不同決定檔案建設也不同，我國建立了統(tǒng)一的城建檔案館，保存全國各地的城建信息，對大、中、小型城市采取不同的保管方案，檔案的建立由當?shù)卣块T進行，專門檔案主要是針對機關(guān)團體、企業(yè)單位展開建立，不同館藏地區(qū)表現(xiàn)了不同地區(qū)的區(qū)域性特征，其中包含的跨區(qū)服務對象較少。

1.3 專業(yè)特點

城建檔案需要專業(yè)人員建立，也要由專業(yè)人員實施管理，工作人員務必掌握統(tǒng)計、保管、鑒定和編制等技能，同時了解檔案的建立過程，對檔案的處理工作游刃有余，對于民用建筑和城市工程建設圖有深入的了解，不但通曉建筑施工技術(shù)方面的知識，還要熟悉管理的基本程序。城建檔案對相關(guān)工作人員的要求比較嚴格[1]。

2 城建檔案中存在的問題

2.1 管理模式問題

城建檔案的管理模式更為封閉，有著很強的自我保護意識，所有的信息無法流通，導致其利用率減少。隨著社會的發(fā)展，我國已經(jīng)進入信息科技化時代，城建檔案的管理部門仍然以傳統(tǒng)的工作方式為主，查找資料還要依靠人工，由于城建檔案的信息量大，而且信息的種類不同，在查找資料方面要浪費大量的人力、物力和財力，管理方式不先進致使城建檔案的服務水平急速下降。某些城市的檔案信息館已經(jīng)處于閑置狀態(tài)，在沒有信息查詢的時候，檔案館方面不會主動提供服務。

2.2 信息問題

我國城市化建設的步伐越來越快，城建工程的數(shù)量也處于上升狀態(tài)，相關(guān)的技術(shù)要求隨之提高，城建檔案中包括比較重要的數(shù)據(jù)分析表和圖紙等材料，所有的資料都是城市建設和改造的依據(jù)，對社會的發(fā)展具有重要的意義。城建檔案的信息來源比較廣泛，每一個信息都要經(jīng)過眾多部門的加工處理，通過專業(yè)技術(shù)的調(diào)整，城建檔案信息才得以完整的保存。

但是現(xiàn)實工作中，信息的來源還是不夠?qū)拸V，而且信息種類并不均衡，城建檔案的信息以地上工程建設為主，信息收集不夠全面。有的城市更加注重城建檔案的信息數(shù)量，往往忽視信息的可靠性和全面性，城建檔案的質(zhì)量得不到保證，信息資源不完善導致城建檔案的利用價值降低，經(jīng)常出現(xiàn)無檔可查的亂象。

2.3 原則化問題

城建檔案的建立主要依據(jù)政府制定的準則進行，有些規(guī)定過于原則化，一般由國家管理的檔案只對外開放三十年，開放的內(nèi)容也有明確的限定，科學文化類的檔案對外開放不滿三十年，這主要是由國家利益和安全決定。檔案館的開放可以為社會創(chuàng)造不小的價值，但是相關(guān)的操作工作卻沒有明確的規(guī)章制度要求，導致某些應該開放的信息處于關(guān)閉的狀態(tài)，使用者無法進行全方位的利用[2]。

3 解決問題的主要對策

3.1 改變管理模式

現(xiàn)在是信息科技化時代，城建檔案的管理模式也可以添加數(shù)字化技術(shù)，管理者不能實行“閉關(guān)鎖國”的政策，雖然這一政策起到絕對性的保護作用，但是無法形成充分的信息交流，城市不能發(fā)展。建立數(shù)字化管理模式不僅順應時代的發(fā)展需求，還可以提高城建檔案管理工作的效率，數(shù)字化檔案提供高效率的檢索功能服務，儲存的檔案資料不會因為紙張發(fā)霉出現(xiàn)丟失信息的現(xiàn)象。嚴明信息登記手續(xù)，建立登記簿，詳細登記項目內(nèi)容。數(shù)字化管理主動向社會提供服務，利用者的潛在需求得到滿足，服務的渠道更加廣闊，無論是個人還是城建工作單位都可以從中獲取自己想要的知識信息[3]。

3.2 擴大信息收集范圍

城建檔案的工作原則之一為豐富館藏、儲用結(jié)合，經(jīng)過深入調(diào)查研究，了解城建檔案的工作思路，結(jié)合檔案的收集情況制定檔案收集方案，信息收集必須有計劃和步驟才能順利開展，實用各種手段強化信息收集的工作，尤其是社會企業(yè)其他部門和個人手中掌握的資料。城建工作的利用要求時常變化，因此，檔案工作必須具有時效性。適當?shù)臄U大信息的收集范圍以改善檔案館的整體結(jié)構(gòu)，方便用戶的使用。

3.3 建立完善制度

政府的職能部門必須做出相應的改變，政策施行的過程要有程序的規(guī)范和嚴密的過程，對國家機密和其他行業(yè)的機密實行嚴格的保護，除了秘密與隱私之外都可以依法公開。城建檔案的管理和服務必須讓公眾參與，面對一些重大決策工作，公眾有知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。

檔案部門的服務方向由內(nèi)轉(zhuǎn)向外部，政策性文件可以適度的向社會公開，提升檔案的透明度，使民眾更加認可政府的工作，檔案管理部門務必做到盡職盡責，監(jiān)督檔案部門依法管理檔案，政府盡快制定明確的法律規(guī)定，強化檔案工作的實施細則，制定的程序以簡潔高效為標準，完善的制度可以確保檔案管理工作順利實施。

一座城市要想快速發(fā)展，城市規(guī)劃起著指導作用，管理工作起著督促作用，城市信息利用者往往向檔案館尋求幫助，但是以往的檔案館還要向利用者收取高昂的費用，通過制度的確立，檔案館秉持公益性的基本原則，現(xiàn)今的檔案館可以提供免費服務，對利用者而言減輕了經(jīng)濟負擔。通過一系列的解決措施不僅可以促進城建檔案提供有效的服務，還可以推進城建檔案更加完善。

4 結(jié)論

綜上所述，城建檔案工作中的問題遲遲得不到解決和政府部門的監(jiān)管力度有很大關(guān)系，城建檔案的價值在于發(fā)揮服務特性，幫助城市積極的投入建設。通過創(chuàng)新服務機制加強城建檔案的服務功能，實現(xiàn)現(xiàn)代化城市的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]許英.當前城建檔案利用中存在的問題及對策分析[J].城建檔案，2016，02：33-34.

[2]劉婷.城建檔案利用服務的問題與對策分析[J].城建檔案，2013，02：73-74.

[3]祝慶.城建檔案利用存在的問題及對策[J].城建檔案，2014，09：21-23.

作者簡介

謝英（1973-），女，漢族，江西省萍鄉(xiāng)市人，大專學歷，研究方向：檔案管理。