醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化策略探究

陳琦

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，使新形勢下的醫(yī)改政策有一定的實施空間，促進醫(yī)院的在不斷的提升和創(chuàng)新服務模式。而醫(yī)院辦公室檔案管理在其中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，因此，針對醫(yī)院辦公室的新資料以及新信息管理工作，需要我們采取先進的檔案管理機制和管理思想，本文進一步分析了當前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，并對管理工作提出了相應的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；辦公室；檔案管理

病歷管理、文書管理以及各類信息的管理分析是醫(yī)院辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容，因此，做好辦公室檔案管理的工作，對醫(yī)院業(yè)績的提升有極大的幫助，有效的提升辦公室檔案管理工作，為醫(yī)院的決策工作起到了很好的促進作用，從而有效促進醫(yī)院的快速發(fā)展，同時也能適應社會發(fā)展變化的需求，只有這樣才能實際醫(yī)院經(jīng)濟效益的良好發(fā)展，

1 醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的新形勢下，醫(yī)院辦公室管理中存在的問題層出不窮，首先：從領(lǐng)導管理方面分析來看，在辦公室的檔案管理工作中還在運用統(tǒng)一性的管理模式，對人力檔案的綜合管理辦法主要是采取的是文件檔案的管理模式。其次，醫(yī)院的檔案管理效益，人力、物力還有財力三個方面對于一部分市級醫(yī)院實現(xiàn)人員的綜合性管理來說是必不可少的。因此，建立健全的相應的制度，促使檔案使用資料的豐富化，但是醫(yī)院管理中突出的重要位置卻不是辦公室檔案管理制度，缺乏專業(yè)性的人員，很多管理的意識和時代的潮流相脫軌，導致不能有效的完善的檔案信息，檔案內(nèi)容缺少實質(zhì)性[1]。因此，嚴重影響了醫(yī)院的全面性發(fā)展。

2 優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理工作的意義

在信息化發(fā)展進程中優(yōu)化醫(yī)院辦公室檔案管理工作具有非常重要的意義，在節(jié)省很多資源的同時還提高了資源的利用效率，但目前，單一的計算機應用還是存在于醫(yī)院對檔案的管理工作中，在很大程度上使得大量的資源都浪費了在檔案的記錄和保存方式上。因此，信息化管理模式應用勢在必行，不僅能提高檔案管理工作效率，還能增加異地利用檔案的可能性，對實現(xiàn)檔案信息的共享建設(shè)有很大的幫助，若醫(yī)院在辦公室檔案管理都采用信息化的管理方法，能有效提升了工作效率。但在這過程中須注意對權(quán)益問題上的處理，必須要加強安全建設(shè)，提升法律意識，嚴格規(guī)范在信息使用中的公開權(quán)，這樣才能夠更好的把現(xiàn)代化進程運用在醫(yī)院辦公室檔案管理工作中[2]。由此可見，廣泛應用的信息化技術(shù)，給檔案管理工作帶來了極大的便利，使其上了一個新的臺階。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路分析

（一）優(yōu)化辦公室檔案管理

醫(yī)院辦公檔案的管理需要與時代接軌，堅持與時俱進，對于檔案管理的分析還需要從道德和業(yè)務水平等等多個方面入手，因醫(yī)院檔案管理工作人員對這項工作沒有很好的關(guān)注和認識，其主要原因是缺少相關(guān)的培訓，從而出現(xiàn)了不健全的資料管理歸類，缺少條理性的檔案保存，使用的過程中出現(xiàn)眾多的問題，使檔案管理的優(yōu)勢作用不能真正地發(fā)揮出來。例如，在春天，因為氣候氣燥，發(fā)生火災的頻率大幅提高，這樣就需要全面的了解和分析防火的預防工作，如果是雷雨多發(fā)的夏天，就需要及時的關(guān)注檔案是否存在被雨水侵蝕，受潮的情況。如果是信息化電子檔案，就需要保證檔案設(shè)備的安全性，時刻關(guān)注檔案系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)運行過程中的安全情況，增加密匙或者是防火墻，對登陸系統(tǒng)的身份確定進行加密處理，有效防止黑客木馬的出現(xiàn)，防止偷盜的行為等。除此之外，醫(yī)院的檔案管理人員中的重點注意不能出現(xiàn)隨意亂扔的現(xiàn)象。尤其是在檔案的調(diào)出和使用過程中。

（二）提高檔案管理人員的管理意識

由于受到根深蒂固的傳統(tǒng)觀念的影響，經(jīng)濟效益和社會效率是很多醫(yī)院非常看重的，對辦公室的檔案管理工作缺乏關(guān)注，其工作效率沒有得到提升。因此，今后的辦公室管理過程中引以為戒，不斷更新檔案管理的理論知識，逐漸樹立現(xiàn)代化的管理意識，摒棄過去的不端得正態(tài)度，對自身的工作意識與責任意識還需要不斷的強化，積極主動地了解醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀以及經(jīng)營現(xiàn)狀，把辦公室檔案工作的收集和整理做到極致，并及時向辦公室領(lǐng)導上報相關(guān)的工作成果。這樣做對于工作者的獨立工作能力會有大幅度的提升。同時，需要與其他各個相關(guān)科室進行聯(lián)合起來，從實際需要出發(fā)打造信息合作平臺，以此來實現(xiàn)取長補短，發(fā)揚優(yōu)勢。從而有效避免辦公室檔案管理工作者的隨意性，促使辦公室檔案工作更好的延伸到醫(yī)院的發(fā)展與經(jīng)營過程中。此外，重點培訓醫(yī)院檔案管理人員管理技能以及應用互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)。讓他們的觀念得到及時更新，順應時代發(fā)展。在體提升管理人員專業(yè)知識水平同時，還需要培訓管理人員計算技能，防止信息丟失或泄露的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）建立檔案信息管理系統(tǒng)

隨著時代的不斷發(fā)展，醫(yī)院傳統(tǒng)辦公室管理方式案已經(jīng)不能完全順應當前社會的發(fā)展需要，因此，要根據(jù)醫(yī)院的實際情況進行突破，以此提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作。進而建立一套完整有效的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作流程建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及分類工作的系統(tǒng)化和完整化，有效促進檔案管理工作的信息化建設(shè)的落實。從而有利于醫(yī)院經(jīng)濟效益以及社會效益合理利用的實現(xiàn)情況。其次；在信息化普及后還可實現(xiàn)醫(yī)院辦公檔案管理工作的自動化，建設(shè)一套完整檔案管理系統(tǒng)，用于保存醫(yī)院各個部分、環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的信息。

（四）抓住檔案管理重點，層層遞進

每一個醫(yī)務工作者以一切秉承著為醫(yī)院負責和服務的理念，但現(xiàn)在很多醫(yī)院的辦公室檔案管理工作還只是停留在表面功夫，因此，需要我們的檔案管理人員在工作中做到不斷深入，層層遞進，進一步實現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)。若想有效的提高檔案管理人員的工作效率，就應該抓住重點，并針對性的逐個突破。醫(yī)院辦公檔案管理工作的信息化建設(shè)，需要我們從下面幾點入手，首先：強化對信息化建設(shè)的流程。其次；可以進行專題分類講解，講解要從點到線，再從線到面逐一偵破。再有；把醫(yī)院的檔案管理列入在辦公自動化系統(tǒng)中來，并要求管理工作人員在實際的工作中做到不落下任何一個環(huán)節(jié)。在醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)中有尤為關(guān)鍵的重要環(huán)節(jié)，就是醫(yī)院信息資源的開發(fā)和使用，這需要檔案管理人員的管理進行全方位的分析，不斷改進其工作方式，因此，只要管理人員做到以上幾點才能夠讓檔案管理工作登上更高的臺階。在檔案管理中還有一個關(guān)鍵點就是物質(zhì)保障，主要體現(xiàn)在環(huán)境方面，需要一定的存儲空間，因為紙質(zhì)檔案和電子檔案的保存都需要有一定的存儲空間。除此之外，還需要有保障，保障設(shè)備和技術(shù)。這就需要不斷加強工作人員的專業(yè)技能，尋找并掌握先進的工作方式，所以需要管理工作人員加大對檔案信息資源的開發(fā)力度，還需要提升管理工作人員的責任感和使命感，在這個過程中逐漸形成了完善的鏈條有利于檔案的整理，有效提升檔案的利用程度，最終為醫(yī)院的良好發(fā)展打下夯實的基礎(chǔ)，進而讓醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟效益得到穩(wěn)定的增長[3]。當然，醫(yī)院辦公室檔案管理不是一蹴而就的，否則就會造成延誤檔案，降低檔案的后果，要使用循序漸進的方式。在管理上還需要醫(yī)院的各科室為檔案管理做出相應的的貢獻，不斷的改造升級信息系統(tǒng)，有效確保檔案管理能夠使醫(yī)院的發(fā)展錦上添花。

4 結(jié)語

總之，醫(yī)院辦公室的檔案管理工作對醫(yī)院的長遠發(fā)展具有非常重要的作用，二者是緊密相連，密不可分的，它不僅關(guān)系到有效的使用醫(yī)院的各種資料、資源，還可以促進醫(yī)院的發(fā)展。因此，需要我們對醫(yī)院辦公室檔案管理不斷的進行優(yōu)化，創(chuàng)造出新管理意思，不斷重視對醫(yī)院檔案管理工作，從而更好的提升醫(yī)院檔案管理水平。

參考文獻

[1]胡敏.醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)分析[J].辦公室業(yè)務，2014（17）：193-193.

[2]常誠誠.公立醫(yī)院黨員檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)思路探索[J].辦公室業(yè)務，2016（13）：108-108.

[3]呂同琴.醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討[J].現(xiàn)代養(yǎng)生b，2013（6）：79-80.endprint