淺析如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

周桂蘭

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理工作也面臨著許多的新挑戰(zhàn)。各地方的檔案管理工作普遍面臨著現(xiàn)代化程度偏低的問題，這個(gè)問題的出現(xiàn)主要?dú)w因于管理人員素質(zhì)偏低、經(jīng)費(fèi)投入不足、缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)等等。本文以檔案的現(xiàn)代化管理為研究對(duì)象，具體分析了檔案管理工作中存在的各種不足，并且針對(duì)提高現(xiàn)代化管理質(zhì)量提出改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化管理；提高

隨著計(jì)算機(jī)在各行各業(yè)中的普及率不斷提高，各個(gè)工作領(lǐng)域使用計(jì)算機(jī)辦公的程度也隨之提高，無形中提高了各項(xiàng)工作的自動(dòng)化水平。現(xiàn)代化的檔案管理指的是管理人員根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段提高檔案管理質(zhì)量，為用戶提供更好的服務(wù)。目前我國各個(gè)地區(qū)檔案管理的水平存在很多差異，但是普遍都存在現(xiàn)代化程度偏低的問題，這個(gè)問題的存在也嚴(yán)重影響了我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

1 檔案管理現(xiàn)代化的含義

檔案管理指的是利用現(xiàn)代化的管理理念和管理方法，提高檔案管理人員的素質(zhì)，調(diào)動(dòng)管理人員的工作熱情，改善傳統(tǒng)檔案管理中的不足，提高檔案管理的質(zhì)量，使檔案管理工作更加智能化、信息化。比如利用計(jì)算機(jī)微縮技術(shù)將紙質(zhì)的文檔縮微復(fù)制并儲(chǔ)存到電腦中，提高檔案的保存時(shí)間。現(xiàn)代化的檔案管理對(duì)人力資源需求量較少，管理效率更高，能夠及時(shí)為用戶提供所需求的各種信息。可以說現(xiàn)代化的檔案管理方式是順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的體現(xiàn)，是檔案工作不斷向前發(fā)展的必然需求。隨著計(jì)算機(jī)性能的不斷提高，各類型管理軟件數(shù)量的增長，計(jì)算機(jī)儼然成為檔案管理的重要工具，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化所必不可少的工具。因此在新時(shí)代中有必要提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，以更好地促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)的順利開展。

2 檔案管理現(xiàn)代化存在的問題

2.1 管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)

管理標(biāo)準(zhǔn)是否統(tǒng)一是決定檔案能否實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要因素。很多管理人員在從事檔案管理工作的時(shí)候，會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)比較零散，不成體系，管理起來也比較復(fù)雜。同時(shí)受到政治體制以及歷史發(fā)展因素的影響，各個(gè)單位幾乎各自為政，自己管理本單位內(nèi)部的檔案，這也導(dǎo)致不同類型的檔案管理依據(jù)的是不同的標(biāo)準(zhǔn)，很難規(guī)范統(tǒng)一。正是因?yàn)槿狈y(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理很難實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，各地方的管理工作也存在著重復(fù)建設(shè)的問題，影響了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2.2 管理人員素質(zhì)偏低

雖然隨著信息化技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)已經(jīng)逐漸取代了許多的人工工作，但是檔案管理中仍然有許多工作必須依賴人工，因此人員素質(zhì)的高低也直接影響到了檔案管理的現(xiàn)代化水平，應(yīng)為管理人員注入更多的現(xiàn)代化管理理念。從目前的管理現(xiàn)狀來看，不同地區(qū)的檔案管理現(xiàn)代化程度不同，主要原因在于員工的素質(zhì)水平層次不齊。沿海地區(qū)經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)，員工接受更多現(xiàn)代化管理的理念，因此管理水平整體偏高。西部地區(qū)檔案管理事業(yè)發(fā)展緩慢，信息化水平偏低，很多員工還未掌握最新的管理方式，這也導(dǎo)致在平時(shí)工作中，這些員工仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，無法滿足現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 資金設(shè)備投入不足

資金的投入量取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度。很多領(lǐng)導(dǎo)并未認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為不需要花費(fèi)大量的資金投入到現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)中，這也導(dǎo)致了現(xiàn)代化管理模式運(yùn)行緩慢、檔案室建設(shè)不符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作更為實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。有的檔案室占地面積小，內(nèi)部條件差，不符合檔案保存管理的條件。在這樣的環(huán)境中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化只能是空談。

3 提高檔案管理現(xiàn)代化途徑思考

3.1 建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

為檔案管理確定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑，是各項(xiàng)檔案管理工作開展的重要依據(jù)。保證檔案管理的秩序，提高檔案管理的效率，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。信息化時(shí)代中實(shí)現(xiàn)檔案資源的聯(lián)網(wǎng)管理，針對(duì)不同檔案類型內(nèi)容制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，督促各個(gè)單位依據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)管理檔案，能夠有效提高檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量。對(duì)于實(shí)踐中很多單位強(qiáng)調(diào)自身的獨(dú)特性，無法改進(jìn)管理模式的問題實(shí)則是對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的忽視，不利于檔案的統(tǒng)一管理。

3.2 提高管理人員的綜合素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化不僅需要管理人員擁有豐富的檔案管理理念，掌握檔案管理的技巧，還要求管理人員具備信息、經(jīng)濟(jì)等各方面的素質(zhì)，這樣才能提高檔案管理工作者的整體實(shí)力。提高人員的綜合素質(zhì)首先要做好人員招聘的把關(guān)，為檔案部門選拔出高素質(zhì)的優(yōu)秀人才。其次在后期的人員管理中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)，采取多樣化的教育模式提高管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，讓員工掌握急需具備的技術(shù)技能。在工作的時(shí)候，管理人員不僅要有辛勤工作、吃苦耐勞的精神，還應(yīng)當(dāng)勇于奉獻(xiàn)，忠于職守，時(shí)刻優(yōu)化自己的服務(wù)能力。

3.3 增強(qiáng)對(duì)檔案管理的投入

要想提高檔案管理現(xiàn)代化的水平，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的資金和設(shè)備投入力度。各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)成員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于各項(xiàng)工作開展的重要意義，提高對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的重視程度，保障檔案管理事業(yè)的向前發(fā)展。

首先檔案管理部門應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對(duì)檔案館建設(shè)的資金投入，做好檔案館的通風(fēng)、采光，為檔案的保存創(chuàng)造良好的環(huán)境。根據(jù)不同類型檔案資源的需求程度不同，可以配備適量的電腦設(shè)備，提高檔案管理的信息化水平。每個(gè)檔案管理室應(yīng)當(dāng)設(shè)有監(jiān)控設(shè)備，保證檔案資源的安全性。

其次提高對(duì)檔案管理事業(yè)的投入，也需要領(lǐng)導(dǎo)成員轉(zhuǎn)變原先對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，定期檢查檔案管理的情況，了解現(xiàn)代化管理的進(jìn)程，幫助管理部門解決現(xiàn)實(shí)問題。

最后對(duì)于經(jīng)費(fèi)的安排應(yīng)當(dāng)做好預(yù)算，特別是對(duì)重點(diǎn)檔案管理工作的撥款要到位，通過設(shè)立專項(xiàng)預(yù)算的方式來預(yù)防不時(shí)之需。

4 結(jié)束語

新形式下提高檔案管理的現(xiàn)代化水平是促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的重要途徑，也是檔案管理工作順利開展的必然要求。各地方、各層級(jí)檔案管理部門在開展管理工作的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到自身管理方面存在的諸多不足，努力通過改進(jìn)各方面的工作來提高管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)真正的現(xiàn)代化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供可靠的參考。

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