淺談高校學(xué)籍管理中存在的問(wèn)題及改進(jìn)策略

陳錚+盧巖+王文君+余榮需+趙曉敏

【摘 要】 本文針對(duì)高校學(xué)籍管理中普遍存在的主要問(wèn)題，管理平臺(tái)協(xié)同功能較差，宣傳力度不夠、宣傳渠道不暢通，管理人員整體素質(zhì)和水平較低，人員流動(dòng)性較大，管理的信息化技術(shù)應(yīng)用存在短板。并結(jié)合新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)籍管理現(xiàn)狀，有針對(duì)性地對(duì)高校學(xué)籍管理工作提出改進(jìn)策略。完善管理平臺(tái)的協(xié)同功能，加大宣傳力度，拓寬宣傳渠道，提升管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，維持管理隊(duì)伍穩(wěn)定性，加快學(xué)籍管理的信息化技術(shù)應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】 高校；學(xué)籍管理；改進(jìn)策略

按照國(guó)家招生環(huán)節(jié)的相關(guān)規(guī)定，學(xué)生被正式錄取后，經(jīng)過(guò)學(xué)校全面復(fù)查并辦理入校注冊(cè)手續(xù)后，即可獲得證明在該校學(xué)習(xí)資格的標(biāo)志，即學(xué)籍。學(xué)生獲得學(xué)籍后，高校通常會(huì)通過(guò)各級(jí)教學(xué)行政管理部門(mén)頒發(fā)的規(guī)定或制度，對(duì)學(xué)生在校期間進(jìn)行監(jiān)督和管理，以達(dá)到“人性化”管理的目的。學(xué)籍管理涉及到入學(xué)資格審核、學(xué)籍注冊(cè)、課程考核及成績(jī)管理、學(xué)籍異動(dòng)管理等多個(gè)方面。學(xué)籍管理對(duì)于人才培養(yǎng)的質(zhì)量、學(xué)生的正當(dāng)權(quán)益、正常教學(xué)秩序起到非常重要的作用。學(xué)籍管理工作是高校教學(xué)工作的重要組成部分，直接影響著教學(xué)質(zhì)量及人才培養(yǎng)效果，合理優(yōu)化學(xué)籍管理工作的思路，可以有效提高教學(xué)管理水平。目前，高考招生數(shù)量與日俱增，不同的生源結(jié)構(gòu)要配備不同的學(xué)籍管理方案，如何借助網(wǎng)絡(luò)信息化使得高校學(xué)籍管理達(dá)到最佳狀態(tài)，是每一個(gè)教學(xué)管理人員需要解決的問(wèn)題之一。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程加快，高校的學(xué)籍管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，突破傳統(tǒng)形式的管理模式，探索出一條高效的道路。

一、高校學(xué)籍管理工作中存在的主要問(wèn)題

1、管理平臺(tái)協(xié)同功能較差

為了簡(jiǎn)化學(xué)籍管理的工作強(qiáng)度，大部分高校都采用了電子化的學(xué)籍管理平臺(tái)。由于學(xué)籍管理涉及的部門(mén)較多，如果購(gòu)置的學(xué)籍管理平臺(tái)功能不夠完善，不同模塊出來(lái)的數(shù)據(jù)就會(huì)有差異。正方教務(wù)管理系統(tǒng)是目前高校普遍使用的一款系統(tǒng)，由于其包含的功能十分強(qiáng)大，倍受各大高校的喜愛(ài)。新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)也在使用，作為教學(xué)管理第一線的教師，它給工作帶來(lái)方便的同時(shí)，也帶來(lái)了麻煩。比如，在行政班級(jí)名單查詢時(shí)，學(xué)工系統(tǒng)管理員查詢的信息和教務(wù)系統(tǒng)管理員查詢的信息有時(shí)就是不同的，需要從多個(gè)模塊去核實(shí)，導(dǎo)致系統(tǒng)化功能的減弱，增加了額外的工作量，處理問(wèn)題的效率事倍功半。

2、《學(xué)籍管理制度》的宣傳力度不夠、宣傳渠道不暢通

筆者采用問(wèn)卷調(diào)查的方式對(duì)《學(xué)籍管理制度》的認(rèn)識(shí)度和重要性進(jìn)行調(diào)查（樣本數(shù)：200人），數(shù)據(jù)顯示：5%的學(xué)生非常了解，40%的學(xué)生比較了解，45%的學(xué)生只是略知一二，10%的學(xué)生完全不了解。究其原因表現(xiàn)在宣傳力度不夠和宣傳渠道不暢通。目前，高校對(duì)《學(xué)籍管理制度》的宣傳主要有以下幾種方式：（1）印制在《新生手冊(cè)》上，供學(xué)生們自行閱讀；（2）利用考試的形式，讓學(xué)生被動(dòng)的閱讀；（3）安排相關(guān)學(xué)籍管理人員對(duì)所管部門(mén)班級(jí)進(jìn)行宣講；以上宣傳的方式盡管各大高校都在使用，但效果卻不佳。一些教師和學(xué)生對(duì)《學(xué)籍管理制度》的重要性認(rèn)識(shí)不足。學(xué)籍管理過(guò)程中參與學(xué)生的數(shù)量少之又少，主動(dòng)學(xué)習(xí)的更是鳳毛麟角。學(xué)籍管理人員對(duì)學(xué)生的了解有一定的局限性，同時(shí)，工作任務(wù)繁重。學(xué)生只有在給予處分、不能按時(shí)畢業(yè)和無(wú)法授予學(xué)位時(shí)，才意識(shí)到《學(xué)籍管理制度》的重要性。

3、管理人員整體素質(zhì)和水平較低，人員流動(dòng)性較大

高校學(xué)籍管理人員學(xué)歷大多為本科以上，各部門(mén)對(duì)管理人員沒(méi)有給予足夠的重視，很少有外出培訓(xùn)、交流、考察的機(jī)會(huì)，難免就會(huì)產(chǎn)生不良情緒，認(rèn)為學(xué)籍管理工作“費(fèi)力不討好”，導(dǎo)致管理人員隊(duì)伍整體素質(zhì)和水平較低。學(xué)籍管理工作既具體又繁瑣，工作量巨大，要想出效果就要付出大量的精力和時(shí)間。待遇條件較差容易造成學(xué)籍管理人員流動(dòng)性較大，導(dǎo)致學(xué)籍管理質(zhì)量難以提升。

4、管理的信息化技術(shù)應(yīng)用存在短板

目前，大部分高校的學(xué)籍管理人員都是非計(jì)算機(jī)專業(yè)的，工作中就會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)流程不熟悉、管理平臺(tái)應(yīng)用不自如，不能充分發(fā)揮管理平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)。高校之間沒(méi)有統(tǒng)一的學(xué)籍管理平臺(tái)，缺少溝通交流限制了學(xué)籍管理水平的發(fā)展。模塊使用的局限性也是制約學(xué)籍管理工作進(jìn)程的原因之一。盡管管理平臺(tái)中的常用模塊在管理過(guò)程中都啟用了，但是仍有部分模塊未啟用，仍采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行工作的內(nèi)容。

二、高校學(xué)籍管理工作提升策略

1、完善管理平臺(tái)的協(xié)同功能

學(xué)籍管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，涉及的諸多方面都關(guān)乎學(xué)生的利益，管理平臺(tái)的正常運(yùn)行、各模塊中準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)、合理的業(yè)務(wù)分配等都是做好學(xué)籍管理工作的前提條件。作為培養(yǎng)社會(huì)主義接班人的高校，我們的任務(wù)任重而道遠(yuǎn)，作為高校，應(yīng)該在完善的《學(xué)籍管理制度》的基礎(chǔ)上，積極主動(dòng)的引進(jìn)工作內(nèi)容覆蓋面廣、操作簡(jiǎn)便的管理平臺(tái)，并定期做好數(shù)據(jù)的備份和系統(tǒng)維護(hù)工作，使得依托管理平臺(tái)的協(xié)同管理工作變得更簡(jiǎn)單，更加迅速、高效的為學(xué)生服務(wù)。

2、加大《學(xué)籍管理制度》宣傳力度，拓寬宣傳渠道

《學(xué)籍管理制度》是規(guī)范在校學(xué)生行為和學(xué)籍管理人員與教師的工作依據(jù)，在校期間一定要讓所有在校生充分了解其中的內(nèi)容，除了常規(guī)的宣傳方式以外，可以著重在入學(xué)、學(xué)年末、畢業(yè)前等時(shí)間節(jié)點(diǎn)，有針對(duì)性的宣傳，并借助知識(shí)競(jìng)賽、網(wǎng)絡(luò)課程培訓(xùn)班、QQ群、微博、微信平臺(tái)消息推送等方式讓學(xué)生能夠多渠道的了解《學(xué)籍管理制度》，隨時(shí)關(guān)注自己的學(xué)籍狀態(tài)。

3、提升管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，維持管理隊(duì)伍穩(wěn)定性

學(xué)籍管理人員站在學(xué)籍管理工作的第一線，工作繁雜且責(zé)任大。與其他管理崗位一樣，要求工作人員要有很強(qiáng)的原則性、準(zhǔn)確性和計(jì)劃性。對(duì)于業(yè)務(wù)水平的要求是很高的，這就需要單位為其提供更多的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，才能達(dá)到提高業(yè)務(wù)水平的目標(biāo)。兄弟院校的觀摩、管理方面的進(jìn)修、經(jīng)驗(yàn)交流等方式都提升業(yè)務(wù)水平。此外，對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變對(duì)管理工作的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)，提高對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)，從崗位設(shè)置、人員配置、硬件設(shè)施到工資待遇等方面給予政策支持，采取崗位考核和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制提高管理人員的積極性，留住優(yōu)秀的管理人員，保持學(xué)籍管理隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。

4、加快學(xué)籍管理的信息化技術(shù)應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)化、信息化正飛速地前進(jìn)，各大高校也在努力引進(jìn)一系列的電子平臺(tái)，以減輕學(xué)籍管理人員的工作量。信息化程度的高低是衡量高校管理水平的重要指標(biāo)。計(jì)算機(jī)技術(shù)和校園網(wǎng)的完美結(jié)合，可以在學(xué)籍管理協(xié)同平臺(tái)上完成多部門(mén)、多人員的信息交流，辦事效率大幅提升。對(duì)于教師而言，可以利用工號(hào)和密碼登錄管理系統(tǒng)，完成課表查詢、成績(jī)錄入、辦理調(diào)停課、布置和批改授課科目作業(yè)、授課效果分析、師生交流等工作。對(duì)于學(xué)生而言，教務(wù)系統(tǒng)可以提供選課、個(gè)人課表查詢、考試報(bào)名、學(xué)生評(píng)教、個(gè)人成績(jī)查詢、學(xué)業(yè)情況查詢等。教學(xué)管理人員則可以通過(guò)系統(tǒng)完成培養(yǎng)方案錄入、系統(tǒng)排課、考試安排、學(xué)生學(xué)籍及異動(dòng)情況查詢、畢業(yè)審核、學(xué)生個(gè)人成績(jī)打印等工作。

三、結(jié)語(yǔ)

高校學(xué)籍管理是在校學(xué)生各階段變化的見(jiàn)證者，也是高校各部門(mén)獲取學(xué)生基本情況的有效途徑，同時(shí)也可以為學(xué)生管理工作的研究和決策提供理論和數(shù)據(jù)支持。良好的學(xué)籍管理工作可以促進(jìn)優(yōu)良校風(fēng)、學(xué)風(fēng)建設(shè)，提高教育教學(xué)質(zhì)量。作為高校學(xué)籍的管理人員，我們應(yīng)該在工作中要有足夠的耐心和責(zé)任心，工作之余認(rèn)真總結(jié)歸納，用極大的熱情為學(xué)生服務(wù)，高效的做好學(xué)生的學(xué)籍管理工作。

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【作者簡(jiǎn)介】

陳 錚（1989.09-）男，研究生，助教、新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)食品科學(xué)與藥學(xué)學(xué)院教學(xué)秘書(shū)，研究方向：教學(xué)管理.