論城市建設(shè)檔案管理中的信息化建設(shè)

張燦　呂萬(wàn)軍

摘要：檔案管理是現(xiàn)代化城市建設(shè)和發(fā)展的基礎(chǔ)。在信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的大環(huán)境之下，城市建設(shè)檔案的信息化管理已經(jīng)成為現(xiàn)階段城建工作的重要方向，一個(gè)高度和諧化、信息化的城市必須要配備一套完整的城建檔案信息管理系統(tǒng)。在本文中，將重點(diǎn)針對(duì)這一問(wèn)題，結(jié)合現(xiàn)階段城建檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，對(duì)我國(guó)城市建設(shè)檔案信息化管理工作提供參考性建議。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；信息化建設(shè)

導(dǎo)言

與城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，城市的建筑，傳統(tǒng)紙質(zhì)城建檔案的處理方式，現(xiàn)在檔案信息化的方法比較，有很多缺點(diǎn)，比如：傳統(tǒng)的紙張?zhí)幚硇枰薮蟮膫}(cāng)庫(kù)，借貸的鏈接很耗時(shí)間，適當(dāng)把檔案實(shí)踐處理很多不便。隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化的發(fā)展，構(gòu)建城市建設(shè)檔案信息化勢(shì)在必行。與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)相結(jié)合，檔案文件將數(shù)字化，進(jìn)步的城市將為處理能力建設(shè)檔案，以加速城市的建設(shè)。本文就城市建設(shè)檔案的建設(shè)提出了幾點(diǎn)建議。

一、城市建設(shè)信息化建設(shè)的問(wèn)題

（一）缺乏整體指導(dǎo)，導(dǎo)致系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展

摘要20世紀(jì)80年代初，我國(guó)檔案計(jì)算機(jī)處理技術(shù)的應(yīng)用起步，對(duì)許多機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位都十分敏感。在20世紀(jì)90年代，電子文件大量出現(xiàn)，電子文件變得越來(lái)越流行。然而，我國(guó)檔案館計(jì)算機(jī)處理和信息化建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的起草工作才剛剛起步。雖然標(biāo)定工作已經(jīng)開(kāi)始，但發(fā)展緩慢，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)制定，內(nèi)容缺乏系統(tǒng)和兼容性。

（二）檔案性質(zhì)的影響

檔案的原始記錄，其在文件和檔案內(nèi)容上的表現(xiàn)，因?yàn)楝F(xiàn)在是當(dāng)事人的手寫(xiě)手稿，如單位印章和領(lǐng)導(dǎo)簽名原件都有相關(guān)的法律文件。但在現(xiàn)在的檔案信息化中，檔案主要以數(shù)字化、新方式，如電子文檔，所有內(nèi)容在電腦上的變化，造成，因?yàn)樵加涗浶詸n案的內(nèi)容不存在。如何判斷它是否具有法律憑證的功能，已成為檔案工作的新課題，發(fā)揮數(shù)字化、電子文檔的作用，可以轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（三）檔案信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)

重點(diǎn)為城建檔案管理的信息化進(jìn)行人才儲(chǔ)備，提高城建檔案信息化隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)程度和綜合素養(yǎng)。

（四）缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)范的約束

城市建設(shè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。然而現(xiàn)狀為：計(jì)算機(jī)的軟件開(kāi)發(fā)不具有整體規(guī)劃性，其相關(guān)軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在較為嚴(yán)重的不足；缺乏技術(shù)上的支持和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為后盾，這些因素都嚴(yán)重影響著檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

二、城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)建設(shè)性意見(jiàn)

（一）必須以國(guó)家戰(zhàn)略的指導(dǎo)思想，自上而下地組織對(duì)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)制定

我國(guó)展開(kāi)檔案信息化建設(shè)前后也有20年了，可是整體情況很不理想，檔案信息化建設(shè)的功用、效果、效益遠(yuǎn)未充分顯現(xiàn)出來(lái)。其原因之一就是安排程度低下，缺少有力的統(tǒng)籌、有用的輔導(dǎo)。而事實(shí)上，檔案信息化建設(shè)現(xiàn)已成為許多發(fā)達(dá)國(guó)家的戰(zhàn)略辦法之一，由國(guó)家制定并自上而下地安排施行國(guó)家級(jí)的戰(zhàn)略辦法。美國(guó)國(guó)家檔案與文件署于1998年起耗時(shí)6年致力于對(duì)電子文件永久保存的各種功用需求、技術(shù)辦法及其可能性的全面證明和試驗(yàn)，2005年美國(guó)國(guó)會(huì)撥款3億多美元建設(shè)電子文件檔案館，用于確保聯(lián)邦政府電子文件檔案的永久實(shí)在和大眾使用；英國(guó)將電子文件管理歸入國(guó)家信息化工作的責(zé)任規(guī)模，并制定施行《電子政務(wù)環(huán)境下電子文件管理方針框架》的國(guó)家方針辦法；澳大利亞已將電子文件管理作為政府績(jī)效查看評(píng)價(jià)的重要內(nèi)容與根據(jù)。

（二）完善相關(guān)準(zhǔn)則規(guī)范

對(duì)檔案相關(guān)管理進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范化和規(guī)范化建設(shè)是現(xiàn)在檔案管理工作信息必不可少的環(huán)節(jié)。檔案管理相關(guān)部分有必要加速完善相關(guān)準(zhǔn)則規(guī)范的建設(shè)，制定相關(guān)規(guī)范，為檔案的信息化管理供給必定的法律根據(jù)。

（三）進(jìn)步管理人員的歸納本質(zhì)

城市建設(shè)檔案管理的工作人員是完成信息化管理的重要要素之一，為了全面進(jìn)步檔案信息化管理的水平，應(yīng)要點(diǎn)加強(qiáng)人員部隊(duì)的建設(shè)，進(jìn)步檔案管理人員的歸納素質(zhì)。首先，能夠針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)化的再教育，展開(kāi)崗位訓(xùn)練和信息化管理技術(shù)的訓(xùn)練。其次，要招聘城建檔案信息管理專(zhuān)業(yè)人才，有計(jì)劃有步驟地施行人才培養(yǎng)計(jì)劃。最終，制定合理的鼓勵(lì)方針，鼓勵(lì)管理人員為城建檔案管理信息化的完成做出奉獻(xiàn)，充分調(diào)動(dòng)工作人員的活躍性。

（四）加強(qiáng)電子文件管理

隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)的推廣以及城建檔案信息化的建設(shè)，各類(lèi)檔案簡(jiǎn)直都是以電子文件的方式來(lái)存儲(chǔ)的。電子文件盡管存儲(chǔ)和傳輸快捷，但也有著穩(wěn)定性差、易損壞等缺點(diǎn)，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與開(kāi)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。因而，為了確保電子文件的安全性，在傳輸之前應(yīng)先依照信息管理部分的一致要求進(jìn)行文件格局的變換，以確保數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。別的，新式文件資料的歸檔是城建檔案管理信息化建設(shè)工作中的重要組成部分，做好城建檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作將會(huì)成為今后工作的要點(diǎn)，這就要求檔案工作者有必要能夠?qū)芏嚯娮游募慕蛹{、處置甚至存儲(chǔ)工作有較深的了解和指導(dǎo)，能夠了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈，維護(hù)電子文件的原始信息，然后辨認(rèn)和維護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，確保電子文件的可靠性。

（五）加強(qiáng)遵循施行規(guī)范

工作是實(shí)踐標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，除了規(guī)范的制定滯后外，還限制了元素的檔案信息，引入了規(guī)章制度來(lái)促進(jìn)制定符合弱勢(shì)的規(guī)定也很重要。事實(shí)上，在1999年，我國(guó)先后介紹了相關(guān)檔案信息的規(guī)范，如CAD文件和記錄管理、電子文件管理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，就其內(nèi)容而言，處理部門(mén)、企事業(yè)單位和檔案信息化的實(shí)踐需求強(qiáng)勁，針對(duì)性、適應(yīng)性和可操作性，如果可以廣泛，跟進(jìn)。但查詢(xún)，在計(jì)算機(jī)技術(shù)中已被用于檔案單位的管理，僅以少量的規(guī)格，率僅為15%，多達(dá)82%的單位已在國(guó)家制定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不懂。

（六）加強(qiáng)安排的領(lǐng)導(dǎo)力

安排建立信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，在整體職工中活躍推進(jìn)城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)，落實(shí)各崗位責(zé)任，讓每個(gè)職工清晰各自的工作任務(wù)。活躍安排領(lǐng)導(dǎo)大家針對(duì)信息化建設(shè)中遇到的困難進(jìn)行逐一處理，進(jìn)步工作效率，帶動(dòng)信息化各環(huán)節(jié)的建設(shè)工作。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了滿(mǎn)足城市建設(shè)開(kāi)展的需求，有必要要對(duì)城市建設(shè)檔案的管理進(jìn)行信息化建設(shè)，加速其檔案數(shù)字化、電子化，打破傳統(tǒng)管理模式，改進(jìn)如今檔案管理信息化的不足之處，更好地對(duì)城市建設(shè)檔案進(jìn)行相應(yīng)的歸檔管理，與如今快速開(kāi)展的社會(huì)接軌，契合現(xiàn)代化開(kāi)展的需求，保證城市建設(shè)檔案的管理效率及其質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]李伊欣.城市建設(shè)檔案管理工作如何與時(shí)俱進(jìn)[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外. 2016（03）.

[2]高原.城市建設(shè)檔案管理的困境與建議[J]. 檔案管理. 2016（02）.

[3]王晶.淺談如何做好城市建設(shè)檔案管理工作[J]. 黑龍江檔案. 2016（03）.

[4]金蓉.論城市建設(shè)檔案“集團(tuán)”式大管理[J]. 山西檔案. 2016（S1）.endprint