淺談互聯網時代下管理體系信息化改造

蔡文超

摘 要：隨著計算機、互聯網的發展，各行各業的生產管理都試圖進行信息化和網絡化升級，通過互聯網技術實現信息共享和數據分析以提高工作效率和拓展業務。管理體系信息化也應該一樣，在原有的管理體系中，有許多符合信息化、網絡化管理特點的管理模式，通過利用互聯網、信息化等平臺和手段，對數據、信息進行及時性、全局性分析、判斷和決策，可以實現管理效能的再拓展，效率的再提高。本文通過對管理體系信息化改造可能性的分析，研究和探討管理體系信息化模式的設計、應用和發展前景。

關鍵詞：互聯網；管理體系；信息化

中圖分類號：U692 文獻標識碼：A 文章編號：1006—7973（2017）08-0037-02

1 引言

互聯網時代下，各單位也都在利用計算機、互聯網技術來提升自身的管理水平和管理效率。而且幾乎每個上規模單位都有自己的信息化管理系統，比如：財務管理系統、工作任務管理系統、工作計劃管理系統、業務管理系統等，這些系統專業不同，各自為政，并不是執行統一的標準和要求，操作起來必然產生相應的問題，所以體系管理信息化成為提升管理一個重要的課題。管理體系信息化能夠將所有資源和活動按照過程方法整合成統一的管理模式，使工作質量、工作目標和工作過程充分滿足規定的規則、條件、標準以及相關要求，更好發揮整體管理效能，許多成功單位或企業早已起步或已經實現管理信息化、智能化，為生產管理帶來顯著成效。我們的思考是，在現有管理體系的基礎上，提取管理體系中共性元素，以循序漸進、分步驟實施的方式，推進管理體系信息化建設，最終實現管理模式下的信息化、現代化。

2 管理體系概要

2.1 基本概念

管理體系：management system，是企業組織制度和企業管理制度的總稱。一個組織的管理體系可包括若干個不同的分支系統，如質量管理體系ISO9000、環境管理體系ISO14001、職業健康和安全管理體系OHSAS18001、信息安全管理體系BS7799/ISO27001、電信行業的質量管理體系（TL9000）等。

主要文件：包括質量手冊、程序文件、作業指導書、表單/記錄和其它要求的支持性文件。

2.2 現有管理體系簡介

體系運行管理的主要內容是對流程進行管理，而對流程的管理則主要依賴于對日常體系運行實施檢查、內審和管理評審。目前，長江沿線各單位基本都有自己管理體系，而且已經比較成熟。主要文件體系包括：管理手冊、職責手冊、程序手冊、須知手冊、應急手冊以及規章制度等。主要文件之間的結構如圖1：

3 實施內容

3.1 實施方案

信息化平臺在管理體系的框架下進行實施，嚴格按照管理體系的要求進行設計和制定，在信息交換和處理的方式上進行優化。管理體系為綱領性文件，統籌平臺各系統流程的分析、決策、控制的管理，在信息平臺中引入信息化語言識別方式，在體系文件表格化，業務過程編碼化的基礎上，制定監控規則，通過對關鍵部門、關鍵過程、關鍵節點的監控和分析，實現對流程運行的情況實時監控。在業務系統信息化的改造升級中，確定業務規則，實現對流程運行情況的有效管理。它們之間的關系如圖2：

3.2 信息化平臺

信息化平臺是管理體系實現現代化的重要標準，如果信息化平臺能夠按照管理體系的要求進行制定和實現，并能夠順利投入使用，那么管理體系的信息化水平就能顯著提高，管理效率也能大幅增強。目前，根據單位的實際情況和工作需要，并依據現有管理體系的要求，信息化平臺至少應包含這樣幾個模塊：財務管理（包括預算管理、收支業務、審批報銷、政府采購等）、資產管理（包括資產管理、采購管理等）、基本建設管理、合同管理、人事管理、業務管理（包括電子巡航、海事監管、通信運維、引航服務等）、歸口管理（會議管理、培訓管理、接待管理、黨建工作等）。具體見圖3。

3.3 數據中心

信息化平臺是以統一的數據中心為基礎，數據是核心內容，平臺的操作方式、樣式、審批方式等都會根據數據的不斷變化進行優化處理。數據中心（Data Center，DC）是數據大集中而形成的集成信息應用環境，是數據計算、網絡傳輸、存儲及各種數據應用業務的提供中心。數據中心必須有一定的穩定性，所有的子系統數據都通過相應的單元格表現出來。所以，在建立信息化平臺之前應首先考慮數據，根據管理體系的要求對各個數據進行分解、分析、單元格化，數據中心的智能結構在一定程度能讓信息化平臺具有更長久的生命力。在信息社會中，如何充分有效地管理和利用各類信息資源，成為了管理決策的前提條件。

3.4 互聯網+

目前，各個行業基本都與互聯網緊密聯合起來，單位的管理也一樣，需要通過互聯網來拓展管理手段，跳出時空的限制，通過設置權限，可以讓全體職工共同參與單位的管理，形成工作高質量、高效率。一方面能豐富工作手段，通過平板、手提電腦以及手機就能在單位以外輕松工作和辦公，另一方面能夠提高工作效率，特別是單位領導，經常需要外出開會、辦公等，再者，解決好內部管理等審批權限問題，領導就可以跨越時空完成文件審閱、簽字等流程，讓領導從局限的環境中解放出來。這些情況，通過互聯網+信息化平臺就能圓滿解決，使單位的生產和發展更加輕松和高效。

目前，通過微信與內部平臺連接，也是目前比較流行的微信辦公；也可以通過制作手機APP的方式，將信息化平臺拓展到手機上。

3.5 安全工作

杜絕重要的、敏感的甚至涉密信息的泄露可以采取多種方法，可以設定權限和限制信息發布內容，但這會影響平臺信息面和內容深度。最好方法是通過加強網絡管理提高網絡的安全性，只要具備相應安全措施，就能夠達到既能實現辦公模塊應用，又能保證信息安全。比如銀行業務管理平臺，不論在電腦或是手機上都能放心使用，具有極高的安全性，網絡安全最終能夠得到保證。

3.6 系統融合

融合主要表現為兩方面：一方面是對現有的系統與最新版本的管理體系進行統一，對信息化系統和管理體系同時升級，使之達到統一層面；另一方面，各個信息化系統之間的融合，制定管理體系信息化綱領性文件，按照要求對各個系統之間進行融合。

以最新管理體系文件完成管理體系信息一體化的代碼編寫，實現管理一體化平臺的建立。

具體做法是將管理體系的工作流程和要求表格化、圖表化；根據管理體系的流程進行信息化運用，實現網上填寫和辦理相關業務；在實施過程中，充分考慮業務的變化和拓展性，根據工作實際需要逐步拓展；在后期的維護中，充分考慮簡化管理體系的維護工作，用信息化的手段來替代原有的管理方式，制作統一的后臺管理。

4 結束語

在對現有系統進行融合的實際操作中也有相當難度，在技術上，各個不同系統融合到一個平臺中，工作量和難度都很大；在業務管理和維護方面，管理體系是動態的，隨著政策、工作情況的改變隨時變化，則相應的文件需要及時改變；同時，管理、維護內容同樣需要不斷更新升級，這些對信息化平臺的建設和后期維護提出了更高的要求。

總之，單位在進行管理體系信息化、現代化的過程中，站位一定要高，決心要堅定，可逐步實施，分步推進。但制定的信息化平臺綱領性文件立足點要準，要留有相應的接口和可拓展模塊，為今后工作的變化和系統的升級作好準備。

參考文獻：

[1]《質量管理體系ISO9001&TS16949最新應用實務》謝建華 著 中國經濟出版社

[2]《內部審計》王寶慶、張慶龍 著 東北財經大學出版社

[3]《數據庫系統：設計、實現與原理》托馬斯M.康諾利 著 機械工業出版社

[4]《質量管理體系 要求》中國質檢出版社 中國標準出版社

[5]百度百科 管理體系詞條