事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)策略

沈旻

摘 要：隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)的高速進(jìn)步，我們已步入信息時(shí)代。人事檔案作為事業(yè)單位人才發(fā)展的重要依據(jù)和策略，信息化建設(shè)成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，它對(duì)于人才的開發(fā)和合理利用具有重要作用。正因如此，事業(yè)單位人事檔案的管理及工作應(yīng)在遵循傳統(tǒng)準(zhǔn)則之上，跟隨現(xiàn)代社會(huì)的步伐，創(chuàng)新出新的模式。本文通過分析當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，找出其問題，并根據(jù)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)所存在的問題提出簡要的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化建設(shè)；策略

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006—7973（2017）08-0057-02

人事檔案記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況，真實(shí)反應(yīng)每個(gè)人的客觀面貌，對(duì)個(gè)人的每個(gè)階段及人生狀態(tài)都能有所反應(yīng)，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，有利于事業(yè)單位對(duì)人才的挖掘和利用。因此，人事檔案在事業(yè)單位中都起著至關(guān)重要的作用。為使人事檔案發(fā)揮其效果和積極作用，可對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，從而讓人事檔案工作及管理逐步得到完善，使人事檔案體現(xiàn)其應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值。事業(yè)單位人事檔案管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，逐步創(chuàng)新和完善，離不開信息化技術(shù)的支撐。事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)因經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，將會(huì)成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，這將有利于人事檔案的整理及歸納，有利于提高管理工作的效率，有利于提升人事檔案的服務(wù)性。

1 事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

人事檔案信息化建設(shè)起步雖然較早，但事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)水平依舊落后且停滯不前。對(duì)于人事檔案信息化建設(shè)的要求僅僅停留在通過計(jì)算機(jī)查詢到基本的人事信息，快速檢索等。對(duì)于人事檔案信息化建設(shè)的投入雖能保持通過計(jì)算機(jī)來處理檔案的日常查詢工作，建立了基本的人事檔案信息庫，但卻沒有足夠的經(jīng)費(fèi)來完善和擴(kuò)大人事檔案信息化建設(shè)，不能支持人事檔案全過程業(yè)務(wù)工作自動(dòng)化的開展，沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案工作的現(xiàn)代化管理。目前我國的人事檔案管理方式仍以傳統(tǒng)模式即手工方式為主，工作效率較低。事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)只完成了基本的信息功能，如檢索功能，基本信息的查詢等，對(duì)于人事檔案的收集、整理、材料制作、人事檔案保管的記錄、修改與更新、檔案的流入轉(zhuǎn)出建立、檔案的交接等都沒有通過信息化的手段來進(jìn)行管理，仍以傳統(tǒng)的手工方式來進(jìn)行管理。

2 事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)所存在的問題

2.1 人事檔案信息化建設(shè)缺乏重視

人事檔案信息化建設(shè)在短期內(nèi)是無法為單位帶來經(jīng)濟(jì)效益的，需要通過長期的管理及建設(shè)，才能有所成效。在人事檔案的工作中人事檔案的整理及收集都有傳統(tǒng)的手工方式，人事檔案信息化的運(yùn)用也就微乎其微。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案信息化建設(shè)缺乏重視，認(rèn)為人事檔案的管理就只是收集材料，整理資料而已，對(duì)其的認(rèn)識(shí)不足導(dǎo)致其重視不夠，忽略了對(duì)人事檔案管理人員在信息化建設(shè)方面缺乏培訓(xùn)，導(dǎo)致人事檔案工作人員在對(duì)人事檔案的管理過程中，大多注重傳統(tǒng)的方式來進(jìn)行對(duì)人事檔案的管理工作（檔案材料的收集與整理及檔案信息的審核和清理；檔案的保存及檔案流入流出的維護(hù)與整理；檔案的審批、查閱及利用），而忽略了運(yùn)用信息化技術(shù)的手段來實(shí)行。隨著事業(yè)單位對(duì)人事制度的不斷改革，人事檔案管理的崗位也隨之變化，在完成人事檔案管理工作的同時(shí)還需要完成其他的工作，因此，導(dǎo)致人事檔案管理人員自身也沒有重視檔案信息化的培訓(xùn)，對(duì)人事檔案信息化建設(shè)缺乏認(rèn)識(shí)及重視。

2.2 人事檔案信息化建設(shè)缺少規(guī)劃

事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)合理的規(guī)劃，導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)的步伐跟不上人事檔案工作和管理的實(shí)際需求。具體體現(xiàn)在：一是對(duì)人事檔案信息化體系具體構(gòu)建缺乏考察和研究；二是對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的方案沒有根據(jù)實(shí)際需求來進(jìn)行合理且科學(xué)地設(shè)定；三是對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的基本因素及要素缺乏考慮；四是對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)缺乏評(píng)估指標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)人事檔案信息化建設(shè)缺少規(guī)劃，會(huì)使人事檔案信息化建設(shè)的過程中出現(xiàn)諸多問題，而在處理問題時(shí)如若不去深入了解問題的根源則會(huì)導(dǎo)致信息化建設(shè)的難度增大，且實(shí)際成效會(huì)大大降低，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)停滯不前。

2.3 人事檔案信息化建設(shè)缺少投入

人事檔案信息化建設(shè)缺少投入主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，一是管理，二是經(jīng)費(fèi)，三是硬件和軟件設(shè)施。事業(yè)單位在對(duì)人事檔案信息化建設(shè)過程中，建設(shè)目標(biāo)不夠明確，對(duì)建設(shè)過程缺乏規(guī)劃，對(duì)建設(shè)影響的因素缺乏考察，人事檔案信息化建設(shè)只是流于形式，而缺乏實(shí)際的建設(shè)行動(dòng)。

人事檔案信息化建設(shè)雖有經(jīng)費(fèi)支撐，但因經(jīng)費(fèi)的有限性及資金投入不連貫性，導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)的硬件和軟件設(shè)備不完善，檔案管理員因缺乏專業(yè)培訓(xùn)而技術(shù)落后。

硬件和軟件設(shè)施的不完善，從硬件設(shè)備來說，事業(yè)單位對(duì)于人事檔案的管理僅局限于幾臺(tái)電腦，電腦配置較低，而使用的應(yīng)用軟件不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，智能化單一且操作不便利等，對(duì)于人事檔案的信息化建設(shè)只能實(shí)現(xiàn)簡單的管理和工作，如人員基本信息的錄入，名冊(cè)的錄入，檔案目錄的管理及臺(tái)賬登記的管理等。從人事檔案軟件方面來說，大部分對(duì)人事檔案的管理采用的是人事檔案管理系統(tǒng)軟件，這個(gè)軟件的開發(fā)和設(shè)計(jì)較為簡單且結(jié)構(gòu)單一，數(shù)據(jù)的整理還需要人工錄入，只能滿足于檔案基本信息的錄入，查詢，信息數(shù)據(jù)的檢索等，軟件開發(fā)系統(tǒng)不夠完善。事業(yè)單位人事檔案的信息化建設(shè)因缺少多方面的投入，導(dǎo)致信息化建設(shè)水平較為落后。

3 解決事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)問題的對(duì)策

3.1 加大重視力度提升人事檔案信息化建設(shè)水平

加大重視力度提升人事檔案信息化建設(shè)水平，需從單位領(lǐng)導(dǎo)人開始，領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的思想觀念，重視人事檔案本身的價(jià)值，了解信息化管理的重要性，加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化的建設(shè)。人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)巨大且復(fù)雜的工程，需要經(jīng)過長時(shí)間的建設(shè)來完成。首先，可通過人員培養(yǎng)來進(jìn)行，對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，了解人事檔案信息化的基本知識(shí)及技能，提高人事檔案信息化的操作水平，為人事檔案信息化建設(shè)提供專業(yè)人才。其次，是對(duì)人事檔案部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行有效的培訓(xùn)，提升管理者的綜合素質(zhì)及能力水平（信息管理技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)等 ）為人事檔案信息化提供交流，學(xué)習(xí)的平臺(tái)。最后，可對(duì)外招聘專業(yè)的技術(shù)人才及信息化管理人才，提高事業(yè)單位人事檔案信息化的建設(shè)和維護(hù)水平。endprint

3.2 加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的管理

加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的管理，才能對(duì)人事檔案信息化的建設(shè)做好統(tǒng)一規(guī)劃。信息化的建設(shè)是一項(xiàng)繁雜且系統(tǒng)的工程，需要由單位領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)，通過實(shí)際需求及綜合因素的考察，人員的配置，資金的投入等來對(duì)人事檔案信息化建設(shè)制定合理科學(xué)的規(guī)劃。通過對(duì)人事檔案的管理人員在素質(zhì)方面及管理水平上進(jìn)行有效的培訓(xùn)，來提升管理人員的綜合素質(zhì)及管理能力。在人事檔案信息化建設(shè)的管理上可采用數(shù)字化的管理制度，由國家檔案局進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和管理，通過人事檔案的實(shí)際工作來建立統(tǒng)一的電子檔案管理及相關(guān)制度，通過有法可依的依據(jù)來使各個(gè)事業(yè)單位對(duì)人事檔案的管理及工作做到統(tǒng)一化，規(guī)范化。為提高人事檔案信息化建設(shè)，可對(duì)人事檔案的工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)及考核，培訓(xùn)內(nèi)容即為人事檔案信息化的基本知識(shí)及基本技能，以此來提高人事檔案信息化管理水平。人事檔案的部門負(fù)責(zé)人應(yīng)遵循人事檔案信息化建設(shè)的原則，即規(guī)范性，系統(tǒng)性，安全性，效益性這四個(gè)原則，有利于人事檔案信息化建設(shè)工作的順利開展，推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)工作。通過信息化的管理，對(duì)信息化建設(shè)構(gòu)建整體規(guī)劃，通過整體的規(guī)劃，從而有效率地推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)。

3.3 加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的投入

加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的投入，從管理上，資金上，設(shè)備技術(shù)上都需加大投入力度，因人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且時(shí)間較長的工程。從管理上提高單位領(lǐng)導(dǎo)的重視力度，通過合理制定人事檔案信息化規(guī)劃及目的，有效利用資源及資金來進(jìn)行建設(shè)。加大對(duì)人事檔案信息化建設(shè)資金的投入，保障信息化建設(shè)的順利開發(fā)和有效實(shí)施。有了資金的支持，可改善人事檔案硬件設(shè)備及軟件設(shè)施，在軟硬件方面，可根據(jù)環(huán)境（網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，硬件環(huán)境）來購置適合的硬件設(shè)備，以此來建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立必須保證檔案信息數(shù)據(jù)的完整性，檔案數(shù)據(jù)信息的正確性，檔案查詢數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定性，檔案數(shù)據(jù)化的規(guī)范性。對(duì)于硬件的投入和采購，需滿足網(wǎng)絡(luò)的通訊，安全，管理，檔案信息的保存等要求。人事檔案信息化建設(shè)是一個(gè)非常漫長的過程，且在短時(shí)期內(nèi)是看不到建設(shè)的經(jīng)濟(jì)成效，因此，應(yīng)將目光放長遠(yuǎn)，不應(yīng)以短期的效益來看待人事檔案信息化的建設(shè)。

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