企業檔案信息化管理的主要問題與強化對策分析

黃井明

[摘 要] 隨著全球化與信息化步伐不斷加快，信息技術迅猛發展，企業檔案管理已被提出全新的要求，更加注重信息化管理。由于受到多方面因素影響，企業檔案信息化管理中存在一些主要問題，急需要加以優化完善，最大化提高企業檔案信息化管理水平。

[關鍵詞] 企業檔案；信息化管理；主要問題；強化對策；分析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 15. 064

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）15- 0140- 02

1 企業檔案信息化管理主要問題

1.1 缺乏健全的檔案信息化管理制度

在日常運行過程中，檔案信息化管理是企業不可忽視的一項關鍵性工作，而檔案信息化管理工作的順利開展離不開健全的檔案信息化管理制度。但在實際工作中，由于受到多方面因素影響，加上檔案信息化管理發展時間不長，檔案信息系統還需要進一步完善。部分企業對檔案信息化管理缺乏正確的認識，沒有意識到其重要性，沒有結合各方面情況，優化完善已構建的檔案信息化管理制度，不符合新時期檔案信息化管理客觀要求，和自身發展目標、發展趨勢等不吻合，導致檔案信息化管理工作無法順利開展，影響檔案信息化管理水平的提高。

1.2 檔案信息網絡安全性不高

在新形勢下，信息技術飛速發展，網絡大都處于不設置防護狀態，具有鮮明的開放性特點，大幅度降低了檔案信息網絡安全性，日常運行過程中，極易出現各種漏洞，大幅度提高了網絡運行風險系數。同時，廣域性、共享性分別是網絡分布、信息資源二者顯著特征，導致網絡運行中各類數據信息極易被“竊取、篡改”。針對這種情況，在日常管理中，企業并沒有客觀分析網絡運行情況，采取合理化措施，加強網絡防護管理，導致網絡運行中頻繁出現安全隱患問題，傳輸的信息數據準確率不高，不利于日常相關工作的順利開展，阻礙了檔案信息化建設。

1.3 檔案管理模式不合理，檔案管理人員綜合素質有待提高

在檔案信息化建設中，紙質檔案、電子檔案并存是我國企業常采取的方式。從整體上說，大部分中小企業檔案信息化建設水平不高，仍然采用傳統單一化檔案管理模式，比如，較大的收集工作量、較高的檔案保管成本、較低的檔案分類整理效率，不符合電子檔案管理客觀要求，電子檔案利用率不高，急需要進一步優化完善。同時，在檔案信息化建設中，企業沒有定期對檔案管理人員進行合理化培訓，檔案管理人員責任意識、服務意識等薄弱，缺乏較高的職業道德素養，缺乏扎實的檔案信息化管理知識，檔案信息化管理技能不高，無法有效處理檔案信息化管理中一系列問題，經常違規操作，急需要進一步提高他們綜合素質。

2 企業檔案信息化管理強化對策

2.1 優化檔案信息化管理制度

在日常運行過程中，企業要全方位正確認識檔案信息化管理，將其作為日常一項關鍵性工作，圍繞自身發展目標、發展方向、自身規模等，客觀分析檔案信息化管理情況，優化完善已構建的檔案信息化管理制度，有效指導一系列檔案信息化管理工作，最大化提高檔案信息化管理水平，促使各類檔案信息數據得到合理化管理，充分展現檔案信息利用價值。

2.2 注重檔案信息網絡安全防護，構建檔案數據庫

在檔案信息化管理中，企業要結合各方面情況，構建“科學、合理”的檔案信息化安全保障體系，加大檔案信息網絡安全防護，客觀分析檔案信息網絡特點、性質，尤其是存在的問題，科學安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統，充分發揮其多樣化作用，提高網絡安全性。企業要優化利用先進的技術，構建合理化的檔案信息管理系統，借助電子技術、數字技術，科學轉變文本檔案，使其成為電子檔案，科學管理各類檔案信息，圍繞不同級別，加密處理檔案數據信息，結合各方面情況，科學設置檔案訪問、管理權限，促使檔案管理更加安全。此外，在檔案信息化管理中，企業要從實際出發，優化利用先進的技術，借助信息化手段，構建具有自身特色的檔案信息數據庫，及時存儲并動態管理重要的檔案數據信息，最大化提高檔案信息數據準確率，充分展現多樣化價值。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質

從某種角度來說，企業檔案信息化管理水平高低離不開“高素質、高水平”的檔案管理人員。在檔案信息化管理中，企業要將檔案管理人員培訓工作放在關鍵性位置，結合檔案信息化管理客觀要求以及存在的問題，制定科學的人才培訓計劃，定期對其針對性培訓，不斷強化他們的責任意識、服務意識等，使其具備較高的職業道德素養。企業要注重理論知識和實踐相結合的培訓模式，引導他們學習檔案信息化管理知識，使其具備扎實的理論知識，多層次加強對檔案管理人員的信息化技術培訓，能夠熟練操作檔案信息化管理設備設施，不斷提高他們的綜合素質。在此過程中，企業要注重先進人才的引進，優化調整檔案管理人才結構，不斷發展壯大檔案管理隊伍。

3 結 語

總而言之，在社會經濟發展的浪潮中，企業必須全面、客觀認識檔案信息化管理，優化檔案信息化管理制度，注重檔案信息網絡安全防護，提高檔案管理人員綜合素質等。以此，最大化提高檔案信息化管理水平，提高檔案數據信息利用價值，在降低企業運行成本的基礎上，實現最大化經濟效益，促使企業走上健康穩定發展的道路，擁有更加廣闊的發展前景。

主要參考文獻

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