政府信息公開背景下檔案管理制度優化探析

白楊

[摘 要]隨著我國民主法治建設的不斷發展，政府的管理功能也產生了很大的轉變，為了保障人民的知情權，使人民更好地行使民主管理的權利，政府應對一些不涉及個人隱私和國家機密的信息進行公開，但在具體的實施過程中與檔案管理制度產生了矛盾，基于此，本文提出幾點優化政府信息公開背景下檔案管理制度的措施。

[關鍵詞]政府信息公開；檔案管理；制度優化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.16.098

[中圖分類號]G271；D63 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）16-0-02

隨著“陽光工程”的大范圍開展，政府信息公開的力度也在不斷加強，但在信息公開制度不斷深化的同時，其與檔案管理之間的矛盾是發展中的最大缺點。因此，尋找優化政府信息公開背景下檔案管理制度的策略，是政府工作人員以及檔案管理人員工作的重要內容之一。

1 政府實行信息公開制度的重要性

信息公開是政府和各種組織機構向廣大人民群眾公開或者開放一些不涉及國家機密、企業機密和個人隱私的信息。當政府所擁有的這些信息得到公開或者開放時，我國社會上的其他組織機構或者人民群眾都可以通過各種正當手段，在有正當理由的基礎上獲得公開的信息。政府將不涉及國家機密、人民隱私的信息進行公開，能夠方便人民群眾行使監督權和民主管理的權利，有利于政府加強自身的建設，加強人民對行政部門的監督，防止政府內部出現一些濫用職權和以權謀私的行為，能在促進政府制度公平、公正、公開的同時，保障人民的合法權益。因為政府信息公開具有重要性，因此，經國務院會議通過了《中華人民共和國政府信息公開條例》（以下簡稱“條例”），政府以立法的形式確立了政府信息公開制度，并對其基本原則、公開范圍、公開方式、程序監督等進行了明確規定。因此，各級政府要嚴格地遵循條例，對涉及人民群眾切身利益的信息進行全方位、大范圍的公開，以充分保證人民對政府制度的知情權，為維護人民的利益奠定堅實的法律依據。我國是一個民主的國家，人民當家做主是我國民主建設中的重要制度，政府對信息進行公開符合我國的國情和國體，體現了我國民主建設的發展水平，也是現代社會經濟發展的必然要求。信息公開制度的建立，能夠提升政府在人民心中的形象，促進社會經濟的發展，穩固我國的基本政治制度，能夠協調政府和人民之間的關系，從而建立一個人性化的政府，對構建我國的和諧社會也具有重大意義。

2 檔案管理制度與信息公開制度的矛盾

2.1 公眾查閱檔案受到限制

政府信息公開化制度的重要要求就是公眾可以以任何正當理由，利用簡便的手段查閱公共利益的檔案信息。但我國的檔案管理制度要求檔案具有絕對的保密性，公眾在進行檔案查詢時要受到嚴格的限制，《各級國家檔案館開放檔案的辦法》，也對公眾查詢和利用檔案進行了嚴格的限制要求，在這項規定下，人民要想查詢檔案的一些信息，首先要提交一個申請，批準申請的過程中也非常繁瑣，審批的時間也沒有具體的規定，且審批的流程也沒有一個明確的標準，如果人們著急使用檔案資料，審批時間長、審批流程慢等缺陷根本滿足不了人們使用檔案信息的需求，給人們獲取檔案信息帶來了不便。

2.2 檔案密級的界限不清楚

檔案的歸檔要根據相對應的檔案密級進行管理，一般情況下《保密法》是檔案進行歸檔的重要依據。《保密法》規定，涉及國家機密和人民隱私的信息不能公開，但《保密法》沒有嚴格的安裝檔案內容的劃分等級，檔案的密級也得不到很好的歸類。由于我國對國家機密的范圍和等級的規定寬泛且籠統，檔案管理人員在工作時不能確定哪一類的檔案涉及了國家機密或者個人隱私，也不能確定檔案的內容是否符合公開的標準。檔案密級界限的模糊與政府信息公開化之間產生了巨大的矛盾，影響了信息公開的開展。

3 政府信息公開背景下檔案管理制度的優化措施

3.1 變革檔案管理制度，提高機關檔案的透明度

信息公開是我國政府內部一項新增的制度，在此基礎上，政府要變革檔案管理制度，重新定位機關檔案室的職能。政府機關部門首先要建立一個專門的部門，以執行檔案分級管理和監督檔案工作，在這個過程中，政府信息公開化最需要解決的是如何在現有體制的基礎上，以最低的成本建立專門組織政府公開信息的機構。在實際的工作中，我國并沒有一個相關的規定，來指明政府機構的內部由什么部門進行政府公開工作的管理，如果在現有的部門基礎上再建立一個專門的機構，就會消耗很多的人力、物力和財力，而且也不利于政府內部對人員的管制。機關檔案室本質上就是政府內部信息的管理基地，也承擔著部分信息管理的職能，在政府信息公開的工作中能夠發揮很好的作用。因此，改革檔案管理制度的第一步就是將機關檔案室作為政府信息公開工作的基礎，這樣不但可以避免政府內部增設機構帶來的成本，又可以充分發揮檔案室對檔案信息以及政府內部信息的管理職能。現階段，我國機關檔案室的工作職能僅僅局限在機關的工作、生產和科研活動，其自身職能的發揮具有很大的限制。因此，要想改變檔案管理的制度和機關檔案室的工作職能，相關人員就要從根本入手，修改相關的法律法規，其主要包括《檔案法》以及《機關檔案工作條例》，并對機關檔案室進行重新定位，發揮機關檔案室對信息公開化的管理者職能；法律法規要賦予機關檔案室提供政府信息公開的職能，這一方面可以提高政府信息公開化的服務質量，另一方面還能為人民提供所需要的檔案服務，且不會增加政府建設專門管理信息化部門的成本。法律賦予政府機關檔案的信息公開化的管理職能，不僅能夠大大縮短人民得到檔案信息的時間，還能提高政府的服務質量，樹立政府的公信力。

3.2 賦予公民利用機關檔案的權利

政府信息公開的出發點和落腳點是為了保障人民的知情權，既然是可以公開的政府信息，就不能受到任何時間和空間的限制，因此，我國檔案管理工作的實施可以吸取美國的經驗。美國制定了一項保障公眾對政府信息獲取權的法律，為公共獲取政府信息提供了必要的法律保障，使公眾大大增加了獲取政府信息的機會。這項法律的制定使美國公眾可以從政府的檔案館、圖書館、互聯網等渠道獲取信息，這種權利不受時間的限制，只要是政府保存下來的信息都能讓公眾從各種渠道中獲取，這項法律的頒布賦予了公民利用機關檔案信息的權利，進一步促進了美國政府的信息公開化工作。我國可以借鑒這種法律規定，根據我國的國情制定適合我國政府以及人民的相關法律。我國現有的檔案管理制度一方面倡導政府信息的公開化；另一方面又限制公眾獲取信息的權利，這本就是自相矛盾的，因此，要從根源上解決這種矛盾，還是要修改相關的法律法規，在法律上明確賦予公民利用檔案機關的權利，其前提是一些合法的檔案信息，在此基礎上，還要建立監督機關檔案進行工作的機制，保證政府內的機關檔案的工作人員能夠按照法律的標準進行工作，保障人民利用檔案的權利。除了賦予公眾利用機關檔案的權利外，還應該規范檔案申請利用的相關程序，例如，對檔案利用的申請時間和答復申請的時間進行明確規定，最好是設立一個專門通道，以此來方便人民利用檔案信息，這能夠強化機關檔案室工作人員的責任意識，促進檔案管理工作和政府信息公開化的實施。

3.3 建立明確的檔案保密法和信息公開法

檔案保密等級要有一個嚴格的劃分，這樣檔案工作的管理人員才能根據檔案的保密等級，確定檔案是否可以無條件的給公眾利用。明確檔案設密的范圍、劃分密級的標準需要相關法律做支持，范圍的劃分以及標準的建立要符合社會發展要求的保密原則，盡可能地使公眾能夠充分利用其所需要的檔案信息，保障公眾對信息的知情權和使用權。檔案工作人員根據明確的檔案設密范圍和密級劃分標準，能夠提高自身的工作效率，促進檔案管理工作正常開展的同時，解決檔案管理工作與政府信息公開化之間的矛盾，同時，在相關法律規定和符合信息公開化標準的要求下，相關人員要保障信息的可操作性，盡可能多的開放檔案信息，滿足公眾的不同需求。

4 結 語

要想保障公眾行使檔案利用的權力，優化檔案制度的管理工作，政府就要順應時代發展的潮流，在政府信息公開化的基礎上，建立明確的檔案保密法和信息公開法，并賦予公眾利用檔案信息的權利，協調檔案管理工作與信息公開化之間的矛盾，推進我國民主建設的進程，保障我國公眾的權利。

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