檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思路

王敏

[摘 要]檔案信息化建設(shè)已逐漸成為現(xiàn)階段檔案管理部門的主要工作內(nèi)容，能夠有效提高檔案建設(shè)的效率。檔案工作旨在服務(wù)大眾，為大眾提供方便，因此，為有效提升工作人員服務(wù)意識(shí)，檔案管理部門改良檔案建設(shè)方式是一種有效的手段。本文重點(diǎn)分析檔案信息化建設(shè)的主要含義及特點(diǎn)，探討檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，闡明檔案管理及信息化建設(shè)的建議及方法。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.16.114

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）16-0-01

隨著檔案信息化建設(shè)進(jìn)入新時(shí)期，完備信息化建設(shè)的相關(guān)工作內(nèi)容是下一階段工作的重點(diǎn)，其目的是促進(jìn)數(shù)字化檔案發(fā)展，其核心建設(shè)內(nèi)容為“資源”，整體建設(shè)方向均圍繞這一內(nèi)容開(kāi)展。因此，在全新建設(shè)方向引導(dǎo)下，檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)換思維方式，通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有模式進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行徹底改善。在改革進(jìn)程中，檔案管理部門要提高資源回收效率，提升整體服務(wù)水平，并完善管理機(jī)制，對(duì)現(xiàn)在的檔案管理內(nèi)容進(jìn)行重新思考，并對(duì)傳統(tǒng)理論及準(zhǔn)則進(jìn)行適當(dāng)創(chuàng)新。

1 檔案信息化建設(shè)的主要特點(diǎn)

1.1 檔案信息化建設(shè)的革新性

檔案管理信息化建設(shè)是以改變傳統(tǒng)檔案管理模式，彌補(bǔ)以往管理工作中的不足為目的，優(yōu)化與改進(jìn)不合理的管理行為，這就是檔案信息化建設(shè)中最為明顯的優(yōu)勢(shì)之一。現(xiàn)代信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)管理模式相比具有革新性，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，檔案管理部門利用電子信息技術(shù)能夠及時(shí)收集信息資源收集，能夠減少以往人工信息收集過(guò)程中的很多麻煩；其次，檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)處理，能夠?qū)κ占男畔⑦M(jìn)行真假分辨，并且結(jié)合信息的使用范圍進(jìn)行分類，提高內(nèi)容的可靠性，實(shí)現(xiàn)快速處理；最后，檔案管理信息化建設(shè)為信息資源的存儲(chǔ)提供無(wú)限空間，信息處理完畢后，自動(dòng)歸檔，并存儲(chǔ)在虛擬的庫(kù)房中，省去實(shí)際空間占用的問(wèn)題，提高存儲(chǔ)安全性。在信息化的建設(shè)下，檔案管理要實(shí)現(xiàn)全面革新，迎來(lái)更好的管理模式。

1.2 檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分繁雜，所以檔案完善建設(shè)階段需要較長(zhǎng)時(shí)效。在新時(shí)期，檔案管理部門在加強(qiáng)建設(shè)內(nèi)容的同時(shí)，也要注重提高效率，只有提高效率，才能逐步將建設(shè)內(nèi)容細(xì)化、分化、消化。檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性主要指，建設(shè)時(shí)期對(duì)時(shí)間觀念的有效掌控，為避免建設(shè)時(shí)期過(guò)長(zhǎng)，建設(shè)時(shí)間要以保障信息化建設(shè)檔案的質(zhì)量為前提。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理部門要逐步更新旗下原有系統(tǒng)軟件及設(shè)施。此外，信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備實(shí)時(shí)性準(zhǔn)則，建設(shè)途中至建設(shè)結(jié)束都應(yīng)嚴(yán)格遵守時(shí)效性原則。

2 檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)

2.1 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理部門要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，首先要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如硬件設(shè)施、機(jī)房以及信息系統(tǒng)相關(guān)的軟件設(shè)施等。檔案信息化建設(shè)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要求非常高，無(wú)論是經(jīng)費(fèi)、建設(shè)工程、人員準(zhǔn)備，還是建設(shè)方案、管理模式都要提前進(jìn)行規(guī)劃與設(shè)計(jì)，對(duì)每一項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容都要做到精細(xì)打算與安排，確保基礎(chǔ)設(shè)施的完善。同時(shí)，檔案管理部門還要加強(qiáng)檔案管理方式的研究，保證在專業(yè)技術(shù)人員的操作下，能夠順利將傳統(tǒng)的檔案信息準(zhǔn)確地錄入到計(jì)算機(jī)中，并連接網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息資源實(shí)時(shí)分享、查找便捷、操作簡(jiǎn)單的管理模式。這些工作完場(chǎng)的前提就是要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

2.2 檔案資源信息化管理

當(dāng)下，檔案錄入方式逐漸演化，原有方式以紙張與筆墨為介質(zhì)，形式雖單一，卻充滿正式感，但已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求。全新錄入方法利用智能化設(shè)備開(kāi)展工作，其優(yōu)勢(shì)在于可批量上傳信息內(nèi)容，能夠提高工作效率，并且可同時(shí)對(duì)檔案內(nèi)容、類別進(jìn)行詳細(xì)操作及排版。

2.3 檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

加強(qiáng)智能產(chǎn)品的創(chuàng)新研發(fā)是現(xiàn)代信息化發(fā)展的一種體現(xiàn)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案管理部門需要根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)，并結(jié)合檔案工作原理，建設(shè)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，以提高檔案管理質(zhì)量。而在現(xiàn)實(shí)中，檔案管理部門要高度重視檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)工作，系統(tǒng)中某一部分一旦出現(xiàn)問(wèn)題，便會(huì)影響整個(gè)系統(tǒng)，從而出現(xiàn)一系列系統(tǒng)隱患問(wèn)題。因此檔案管理部門只有建立兼容性良好的檔案管理系統(tǒng)，才能解決現(xiàn)有系統(tǒng)存在的問(wèn)題。此外，檔案管理系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)采取針對(duì)性的措施，對(duì)其進(jìn)行封閉式處理，以避免信息遺漏、遺失。

2.4 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系管理

檔案管理部門需要有一套完整的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案管理工作的正常進(jìn)行。工作人員的日常工作便是審計(jì)信息及儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，在工作的過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，工作重點(diǎn)應(yīng)避免單一提效，而是要透過(guò)檔案基本工作內(nèi)容，觀察工作實(shí)質(zhì)。

2.5 檔案信息化下的人才管理

在檔案管理工作中，為保障體系的正常運(yùn)作，檔案管理部門每年都會(huì)招聘人才，能夠提高檔案管理工作的效率。在招聘人才的過(guò)程中，人事部門要遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，并且在今后市場(chǎng)體系發(fā)展中，選拔人才的方式也要與時(shí)俱進(jìn)，由原來(lái)的單人次選拔方式，轉(zhuǎn)變?yōu)閳F(tuán)隊(duì)選拔方式。

3 檔案信息化建設(shè)的建議及方法

首先，要逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。檔案管理部門應(yīng)在遵循科學(xué)合理原則的基礎(chǔ)上，編制相應(yīng)的工作計(jì)劃，并強(qiáng)化監(jiān)督檢查，確保檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行。其次，檔案管理部門應(yīng)在滿足用戶需求的基礎(chǔ)上，構(gòu)建完整的檔案數(shù)字化目錄，并加大人、財(cái)、物等方面的投入力度，進(jìn)而形成各部門協(xié)同努力的良好工作格局。

4 結(jié) 語(yǔ)

在信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理部門要通過(guò)運(yùn)用實(shí)質(zhì)建設(shè)、資源建設(shè)、系統(tǒng)應(yīng)用建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)、人才建設(shè)來(lái)逐步實(shí)現(xiàn)自身建設(shè)目標(biāo)。在未來(lái)的發(fā)展中，檔案管理部門應(yīng)積極引入創(chuàng)新性建設(shè)思路，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的全面發(fā)展，從而全面提升現(xiàn)階段的檔案管理水平。

主要參考文獻(xiàn)

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