檔案信息化建設與檔案管理的幾點思路

王敏

[摘 要]檔案信息化建設已逐漸成為現階段檔案管理部門的主要工作內容，能夠有效提高檔案建設的效率。檔案工作旨在服務大眾，為大眾提供方便，因此，為有效提升工作人員服務意識，檔案管理部門改良檔案建設方式是一種有效的手段。本文重點分析檔案信息化建設的主要含義及特點，探討檔案信息化建設的實質內容，闡明檔案管理及信息化建設的建議及方法。

[關鍵詞]檔案；信息化建設；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.16.114

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）16-0-01

隨著檔案信息化建設進入新時期，完備信息化建設的相關工作內容是下一階段工作的重點，其目的是促進數字化檔案發展，其核心建設內容為“資源”，整體建設方向均圍繞這一內容開展。因此，在全新建設方向引導下，檔案管理部門應轉換思維方式，通過應用現代信息技術，對現有模式進行創新，對傳統管理模式進行徹底改善。在改革進程中，檔案管理部門要提高資源回收效率，提升整體服務水平，并完善管理機制，對現在的檔案管理內容進行重新思考，并對傳統理論及準則進行適當創新。

1 檔案信息化建設的主要特點

1.1 檔案信息化建設的革新性

檔案管理信息化建設是以改變傳統檔案管理模式，彌補以往管理工作中的不足為目的，優化與改進不合理的管理行為，這就是檔案信息化建設中最為明顯的優勢之一。現代信息化檔案管理模式與傳統管理模式相比具有革新性，體現在以下幾個方面：首先，檔案管理部門利用電子信息技術能夠及時收集信息資源收集，能夠減少以往人工信息收集過程中的很多麻煩；其次，檔案管理信息化建設實現信息自動處理，能夠對收集的信息進行真假分辨，并且結合信息的使用范圍進行分類，提高內容的可靠性，實現快速處理；最后，檔案管理信息化建設為信息資源的存儲提供無限空間，信息處理完畢后，自動歸檔，并存儲在虛擬的庫房中，省去實際空間占用的問題，提高存儲安全性。在信息化的建設下，檔案管理要實現全面革新，迎來更好的管理模式。

1.2 檔案信息化建設的時效性

檔案信息化建設內容十分繁雜，所以檔案完善建設階段需要較長時效。在新時期，檔案管理部門在加強建設內容的同時，也要注重提高效率，只有提高效率，才能逐步將建設內容細化、分化、消化。檔案信息化建設的時效性主要指，建設時期對時間觀念的有效掌控，為避免建設時期過長，建設時間要以保障信息化建設檔案的質量為前提。在檔案信息化建設的過程中，檔案管理部門要逐步更新旗下原有系統軟件及設施。此外，信息化管理系統應具備實時性準則，建設途中至建設結束都應嚴格遵守時效性原則。

2 檔案信息化建設的實質

2.1 檔案信息化基礎設施建設

檔案管理部門要實現檔案信息化管理，首先要做好基礎設施建設，如硬件設施、機房以及信息系統相關的軟件設施等。檔案信息化建設對基礎設施建設要求非常高，無論是經費、建設工程、人員準備，還是建設方案、管理模式都要提前進行規劃與設計，對每一項基礎設施建設內容都要做到精細打算與安排，確保基礎設施的完善。同時，檔案管理部門還要加強檔案管理方式的研究，保證在專業技術人員的操作下，能夠順利將傳統的檔案信息準確地錄入到計算機中，并連接網絡，實現信息資源實時分享、查找便捷、操作簡單的管理模式。這些工作完場的前提就是要做好基礎設施建設。

2.2 檔案資源信息化管理

當下，檔案錄入方式逐漸演化，原有方式以紙張與筆墨為介質，形式雖單一，卻充滿正式感，但已經不能滿足現代社會的需求。全新錄入方法利用智能化設備開展工作，其優勢在于可批量上傳信息內容，能夠提高工作效率，并且可同時對檔案內容、類別進行詳細操作及排版。

2.3 檔案信息化應用系統建設

加強智能產品的創新研發是現代信息化發展的一種體現，在檔案信息化建設中，檔案管理部門需要根據實際工作需要進行適當改進，并結合檔案工作原理，建設檔案信息化應用系統，以提高檔案管理質量。而在現實中，檔案管理部門要高度重視檔案信息化應用系統建設工作，系統中某一部分一旦出現問題，便會影響整個系統，從而出現一系列系統隱患問題。因此檔案管理部門只有建立兼容性良好的檔案管理系統，才能解決現有系統存在的問題。此外，檔案管理系統一旦出現問題，檔案管理部門應及時采取針對性的措施，對其進行封閉式處理，以避免信息遺漏、遺失。

2.4 檔案信息化標準體系管理

檔案管理部門需要有一套完整的規范和標準，并在工作中嚴格執行，確保檔案管理工作的正常進行。工作人員的日常工作便是審計信息及儲存數據，在工作的過程中，應嚴格遵守相關規范和標準，工作重點應避免單一提效，而是要透過檔案基本工作內容，觀察工作實質。

2.5 檔案信息化下的人才管理

在檔案管理工作中，為保障體系的正常運作，檔案管理部門每年都會招聘人才，能夠提高檔案管理工作的效率。在招聘人才的過程中，人事部門要遵守相應的規章制度，并且在今后市場體系發展中，選拔人才的方式也要與時俱進，由原來的單人次選拔方式，轉變為團隊選拔方式。

3 檔案信息化建設的建議及方法

首先，要逐步推進檔案數字化建設進程。檔案管理部門應在遵循科學合理原則的基礎上，編制相應的工作計劃，并強化監督檢查，確保檔案數字化工作順利進行。其次，檔案管理部門應在滿足用戶需求的基礎上，構建完整的檔案數字化目錄，并加大人、財、物等方面的投入力度，進而形成各部門協同努力的良好工作格局。

4 結 語

在信息化建設的過程中，檔案管理部門要通過運用實質建設、資源建設、系統應用建設、標準體系建設、人才建設來逐步實現自身建設目標。在未來的發展中，檔案管理部門應積極引入創新性建設思路，促進檔案信息化建設的全面發展，從而全面提升現階段的檔案管理水平。

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