淺議如何加強科技檔案管理的幾點措施

張建平

前言

科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用，概括起來就是科技檔案的管理和利用。做好科技檔案的管理工作，是開展利用工作必須具備的前提條件。做好基礎工作，充分發(fā)揮科技檔案的作用，主要包括以下幾點：

一、準確性、完整性要求是科技檔案真實性的保證

對科技檔案而言，“科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍忌a(chǎn)活動的科技文件”是科技生產(chǎn)活動的直接記錄，客觀反映了科技生產(chǎn)活動的歷史過程和科技對象的實際面貌。準確、完整是科技檔案質量的保證。

科技檔案的準確性就是要保證“兩個一致”。“首先表現(xiàn)在相關科技檔案材料之間，互相對應，彼此協(xié)調，內容一致；其次，還要能夠如實地記載和反映科技對象的變化，同科技對象的實際面貌保持一致。”科技生產(chǎn)活動的不斷發(fā)展和科技對象自身的變化，對科技檔案的準確性和完整性產(chǎn)生很大影響。一方面，靜態(tài)的科技檔案內容難以反映科技活動的動態(tài)變化；另一方面，相關的科技檔案總是在不斷地形成，致使原來有的科技檔案從相對的完整、準確到不夠完整、準確。

就完整性而言，就是要保證科技檔案齊全、成套，不能殘缺不全。一是應建立的科技檔案種類，項目必須齊全；二是每個科技項目的檔案材料保持成套性，即一個科技項目所形成的全部科技檔案，客觀地記述了這一科技項目的進展過程及成果，是一個有機的整體，不可任意割裂分散。

為了保證科技檔案的準確性、完整性，在科技檔案工作實踐中人們建立了靈活的歸檔制度和科技檔案更改、補充制度，

以最終維護科技檔案的真實性。

二、更改補充是科技檔案準確性、完整性的保證

檔案作為原始憑證材料，是不允許更改和補充的，肆意更改或是添加補充違背檔案的形成規(guī)律。造成檔案記載內容與事實不符。《檔案法》第 24 條規(guī)定，對有涂改、偽造檔案行為的要依法追究行政刑事責任，可見國家對檔案的真實性已從法律角度上加以保證。任何檔案一經(jīng)形成，是不允許更改的，此為法律所規(guī)定。科技檔案也不應當例外。

在日常的科技檔案歸檔工作中，關于歸檔時間的規(guī)定靈活而實用，可按項目結束時間、按工作階段、按子項結束時間、按年度，隨時歸檔。在歸檔時，還考慮到科技檔案的現(xiàn)實性特點，即科技檔案必須同它所記述和反映的科技對象一致，避免因科技檔案內容的相對靜止與科技對象的動態(tài)變化之間的矛盾，導致失真失準的科技檔案無法滿足它的現(xiàn)行使用功能。歸檔時間的靈活多樣與科技檔案現(xiàn)實性特點，使得我們在科技檔案工作實際中，建立、健全了更改、補充制度，對歸檔保存的科技檔案適時地進行更改和補充，這已成為行之有效的科技檔案管理方法。

其次，科技檔案完整性要求補充科技檔案材料，以保證成套性。任何科技生產(chǎn)活動總是圍繞一個項目或某一特有現(xiàn)象進行。規(guī)律性地形成了一系列文件，他們既以不同的工作階段相區(qū)別，又在內容上緊密銜接，構成了一個有機整體。一個項目，一項科研活動的設計完成，在時間上是需要相當?shù)目缍龋话阍谧禹椊Y束或某一階段完成時，其形成的科技文件即可歸檔保存。但單個子項的完成并非代表整個項目的結束，后面子項形成的科技文件會依次補充進來。

除了科技生產(chǎn)活動的延續(xù)性，客觀存在的合作性也要求補充科技檔案以滿足成套性。同一項目往往需要幾個單位的通力合作，共同完成。由于各個單位歸檔的角度不同，要達到成套，需要各個單位的互相補充，達到數(shù)量與質量完整的辯證統(tǒng)一。

在此，我們需要弄清“科技檔案的更改補充”只不過是由于人們受認識水平限制而沿襲下來的一種習慣表達。理論意義上的“科技檔案更改”除了“包括對已歸檔科技檔案材料的更改，更大程度上包括的是應該歸檔但尚未歸檔披稱作為科技文件或科技檔案原件、復制件的更改。還包括另行制作科技文件對科技檔案的修正更改。可見“科技檔案更改”這一提法，具有特定意義。

三、對科技檔案真實性的進一步分析

（一）檔案的真實性包括內容的真實和形式（載體）的真實檔案的真實性，“指的是檔案文獻本身是真品，另一方面，指的是檔案文獻所記述的內容是真實可靠的。由于檔案是歷史的憑證和原始的情況材料，所以人門把它稱作真實的歷史記錄，這是從大量的實踐中得出的理性認識。同時應該指出的是，對檔案的真實性，需要辯證地理解。

并且，我們不應將內容的真實性與正確性混為一談。客觀事物在不斷發(fā)展變化，人們的認識也隨之發(fā)生變化。在一定時期內認識不可避免存在一定局限，加之社會生活的復雜性，以致有些文件內容所描述的某些事件的現(xiàn)象，不符合或不完全符合客觀實際，從而削弱了內容的正確性，可這不能說明其內容的不真實。正如人們不會因科學發(fā)展，越來越顯示出“日心說”的局限性和錯誤性，而將哥白尼進行長期研究所形成的一切檔案材料都認為是虛假的而加以剔除銷毀。推而廣之，由于主客觀原因造成的檔案內容的不正確，不可等同于檔案內容的不真實。只把檔案形式或檔案內容的真實與否作為衡量檔案真實性的唯一標準，各執(zhí)其理，不僅對檔案理論發(fā)展無益，而且其偏頗的作法也無法運用于工作實踐。對于科技檔案也是如此。可以說，只有形式和內容都是真實的，才能構成檔案的真實性。

（二）更改補充保證了科技檔案內容的真實和形式（載體）的真實

科技檔案的本質屬性是原始記錄性，它猶如物體運動留下的軌跡，客觀地體現(xiàn)和反映物體運動。它是與科技活動的進行同步產(chǎn)生的。這是科技檔案區(qū)別于其他相鄰事物的突出特點。

原始記錄性實質上是形成過程的原始性、真實性，即保證是第一手材料，是原件。科技檔案的備查考性充分說明它的形成是有意識的，科技人員在完成現(xiàn)實任務的同時，必須有意識地形成完整、準確、系統(tǒng)和規(guī)范化的科技檔案材料，以供查考，這種“有意識性”保證了科技檔案的本質屬性。

四、結束語

總之，科技檔案內容的真實與形式（載體）的真實是一致的，它們共同構成了科技檔案的真實性。對科技文件的更改及對原有科技檔案的補充這一行為既從準確性和完整性上保證了科技檔案內容的真實性，又保證了科技檔案形式（載體）上的原始性、真實性。所以說，更改補充后所形成的科技檔案是更為真實的檔案。

參考文獻：

[1]陳兆祦，和寶榮.檔案管理學基礎[M].北京中國人民大學出版社，2008.

[2]王傳宇.科技檔案管理學（修訂本）[M].2010.endprint