不動產檔案數字化技術及建設問題管窺

楊仁錦

摘 要：檔案管理數字化，是檔案管理發展的必然選擇，科技的發展也為檔案數字化管理提供了支撐。本文結合南平市不動產登記中心檔案數字化管理的實踐，總結了不動產檔案管理的特點，闡釋了不動產檔案數字化中的技術應用以及當前數字化進程中存在的問題。

關鍵詞：不動產檔案；數字化；特點；問題

中圖分類號：G279.2 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）15-0014-02

計算機技術的高速發展，云計算的日臻成熟，為檔案管理數字化提供了可能。檔案管理的數字化，就是將以紙質形式、膠片形式存在的各種文字、圖像等檔案信息，通過數字化處理，存儲到計算機數據庫中。“房產檔案數字化管理是將紙質房產檔案以數字影像形式存入計算機，實現檔案的收集、整理、保管、編研、調閱、統計、異動等全部工作計算機管理。”[1]不動產檔案數字化不僅是社會發展的必然選擇，也是不動產檔案管理歷程中一次劃時代的轉折，其意義非凡。首先，檔案的數字化管理提高了檔案管理的效率，降低檔案管理的成本，不再經過實體檔案管理工作中對檔案的多次輾轉；其次，檔案管理數字化極大的方便了檔案地查閱和檢索，用戶可以在同一時間共享同一檔案資源；最后，檔案管理數字化徹底解決了檔案損壞老化，這一目錄檔案管理史上的難題，珍貴檔案不會因反復調閱和復印而受損，有效保護原始檔案的完整和安全。誠然，檔案數字化管理的意義還遠不止這些，本文不再詳細贅述，筆者根據自身多年從事不動產檔案管理工作經驗，擬對檔案管理數字化技術以及數字化進程中存在的問題，闡釋自己的觀點。

1 不動產檔案管理的特點

（1）易動性：不動產可以交易、繼承、贈與、拆遷，因此不動產的檔案不是固定不變的，而且隨著房產市場的活躍以及城市的開發建設，不動產的權屬問題變化更加頻繁。不動產檔案作為不動產登記的原始記錄和憑據，必須隨著不動產權屬的變更，隨時變化所有權人的信息，這樣不動產的檔案登記才能真是反應房屋所屬變化全貌，具備使用價值。

（2）有機性：房產檔案不同于其他檔案，它不能離開土地單一存在，必須與土地粘合在一起。不動產一定建立在國家所有的土地之上，不動產具有所有權，但建設不動產的土地只具有一定時限的使用權。不動產檔案的登記管理必須與土地使用權有機結合，遵循不動產的所有權屬與該不動產占用土地的使用權一致，這樣才能確保土地與不動產檔案的完整，在不動產的檔案管理中，不能破壞這種所有權與使用權的有機結合。

（3）多元性：不動產檔案是實體建筑的檔案，必須有圖、文、簿三部分內容。圖是形象直觀反應不動產權屬的最有效方法，有房屋平面圖、分層分戶圖；文是房產文字檔案，相近細致的解釋房產的來龍去脈以及使用年限，產權歸屬；簿是房產證的收發領取登記，是產權和房屋現狀的縮影。

2 不動產檔案數字化技術應用

2.1 掃描技術

掃描是數字化的開始，對目錄檔案管理中館藏的紙質、圖像、微縮片等檔案信息轉化為數字信息儲存的主要方法。首先是設備的選用，目前應用最廣的是平臺式掃描儀、高速掃描儀、零邊距掃描儀、工程圖紙專用掃描儀等四種，其中高速掃描儀對紙張的要求較高，零邊距掃描儀針對古籍善本。除此之外，還要根據檔案數字化的具體需求，選擇掃描設備，其分辨率、精度、色彩位數、灰度級、掃描幅面、掃描速度、兼容性、接口形式等都是選擇和使用掃描儀時應重點考慮的技術指標。這些指標不是固定不變的，要針對不同的檔案調整不同的指標，這樣才能在清晰度和文檔大小之間找到合適的平衡點，既高質量的保存，又節省儲存空間。“為了滿足網絡化查詢利用，黑白圖像采用200dpi就可以滿足要求，彩色圖像的掃描分辨率還可以低一些，具體參數可以根據掃描清晰度和質量因素進行綜合選擇。”[2]其次是對掃描件的制作。遇到大尺度原始文檔，需要分塊掃描，然后利用軟件合并，在這一過程中，掃描要保證文件類型的屬性相同，有相同的像素和分辨率，合成時每一個掃描塊要有一定的重合，才能確保圖像的完整。最后是掃描圖像與原文檔的校對，這是檔案數字化管理中一項不可或缺的工作，根據筆者多年的經驗，校對一定要根據掃描進度分階段進行，切忌所有掃描工作完成后一次性校對。此外，不動產檔案的掃描要考慮檔案的保存期限以及使用率等因素，對于抵押權檔案、預告登記、預抵押登記檔案，可以選擇掃描，對于需長期保存檔案，應逐項全部掃描。根據使用情況，調整掃面精度和清晰度等。

2.2 儲存技術

不動產檔案數字化后，產生大量的數據，這些數據需要海量的存儲設備儲存，更需要數字化信息的網絡化利用。可供儲存數據的方法很多，譬如磁盤、硬盤、磁帶庫、光盤庫，還有云計算延伸的云儲存，可根據自身需求，選擇不同的儲存介質。筆者使用的儲存介質是光盤，自2005年至今，南平市不動產登記中心產生房地產產權產籍檔案26萬多宗，已有19多萬卷宗地產檔案經掃描，刻錄成光盤保存。光盤儲存技術相對完備，保存壽命長、成本低、使用便利等優點，已成為不動產檔案數字化后的主要儲存介質。文檔和圖像檔案的數字化儲存格式很多，依據自身情況而定。檔案數字化的目的是實現資源共享，方面檢索利用，降低使用成本，因此，將儲存的數字信息進行網絡化的聯結，是實現檔案數字化的終極目標。“與因特網、寬帶數據網互聯，用戶可以在一定的權限內隨時隨地的快速查到需要的檔案信息，從根本上解決長期以來檔案工作中的主要矛盾。”[3]與網絡聯結的方式有很多，有磁盤陣列、光盤庫和局域網等，根據檢索利用需求，可自行設定。

3 不動產檔案數字化建設面臨的問題

不動產檔案數字化建設，是一項系統而復雜的工程，經常會遇到諸如數字信息壓縮儲存、信息安全及保密等技術問題，和涉及知識產權、法律地位等相關的政策問題。這就需要檔案數字化的專門人才合適規劃，也需要硬軟件的加大投入，創造不動產檔案數字化條件，逐步實施不動產檔案管理的數字化。endprint

3.1 提升檔案管理工作者的個人素養

不動產檔案管理數字化工作進程中，專業人才的培養和建設是亟待解決的問題。首先是檔案管理人員的信息技術能力培訓。“檔案管理人員只有掌握計算機相關知識，如數字化技術、信息存儲技術、網絡通訊技術及多媒體技術等，對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理，才能將豐富的檔案信息數字化，通過專用網絡向社會傳播，使檔案成為重要的信息資源。”[4]提高檔案工作者對以計算機為基礎的現代技術手段的掌握，是實現不動產檔案數字化的前提和基礎。其次是改變檔案管理人員對檔案“重藏輕用”的觀念，讓檔案更便捷地服務于社會，這是加速不動產檔案數字化的關鍵。最后，對檔案管理人員進行電子檔案法律知識、檔案管理高級理論和業務素質的培訓，也至關重要，不動產檔案數字化工作中，不僅需要專業素質過硬的技術人員，也需要有創新和開拓精神的專業工作者。

3.2 加強不動產檔案數字化的規范管理

如前所述，房產檔案具有易動性、有機性和多元性，這些不動產檔案的特性，使得不動產檔案不像館藏檔案一樣的單一存在，需要對房產檔案的數字化工作有嚴格的管理規范和體系，才能更好地利用。首先是確保檔案的完整和真實。完整和真實是任何檔案管理的基礎，房產檔案更需要如此，確保房地產權利人、房地產權屬登記確權、房地產權屬轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件，房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖，房地產產權登記工作中形成的各種文件材料，反映和記載房地產權屬狀況的信息資料，其他有關房地產權屬的文件資料等房地產權屬檔案的完整，以及相關掃描件的完整，檔案資料的真實有效。其次針對房產檔案地特殊性，實行“雙套”管理制度。因為檔案數字化后載體發生改變，在讀取過程中可能發生檔案信息的丟失、甚至可能被人為篡改，因此不動產檔案的管理，最好實行數字檔案和紙質檔案雙套制度。最后是檔案數字化后的法律地位。紙質檔案的信息在紙質載體，其法律地位和憑證意義毋庸置疑，數字化后檔案的載體發生變化，與紙質原始載體分離，在形成和傳輸的過程中都有可能發生改動，所以無法與紙質檔案一樣的標準衡量數字檔案。在檔案數字化的今天，數字檔案的法律地位亟待解決。“如果數字化檔案得不到法律認可，不具備檔案應該具備的憑證和參考作用，那么數字化檔案就將逐漸喪失應有的存在價值，電子文件檔案化和檔案數字化工作進程也會受到影響和制約。”[5]我國數字檔案的法律法規不夠完善，且可操作性不強，是制約不動產檔案數字化進程中的又一難題。

3.3 加大不動產檔案數字化工作的投入

不動產檔案管理數字化，勢在必行，也是新時期檔案管理工作的需要，但檔案數字化進程中面臨很多問題，諸如數字化人才、設備、環境等方面，需要加大投入力度，加速不動產檔案數字化進程。不動產檔案數字化改變檔案的載體和服務形式，實體檔案入庫保存，而數字化的多媒體信息服務于檔案管理的環節，這就要求至少從人員、硬件、軟件三方面投入。首先，不動產檔案數字化需要投入專業的人才隊伍，既要具備不動產專業知識，又要精通檔案數字化管理，還要駕馭數字化過程中的硬軟件設備。其次，硬件設施是不動產檔案數字化的基本條件，譬如檔案掃描設施，筆者所使用的掃描儀適合A3、A4紙張，而房屋平面圖等是較大的檔案文件，掃描會造成掃描圖殘缺不全；還有數字信息的存儲設備，筆者采用光盤儲存，雖存量不受限，但不便網絡化，如果存儲設備沒有相應的容量，數字化信息將會收到限制。第三是軟件方面，就先階段的軟件環境而言，其規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。以上三方面的投入，是不動產檔案數字化管理中不可或缺的因素。

檔案數字化是不動產檔案管理的方向，是城市建設發展和國家住房制度改革的需要，只有進行數字化管理，才能高效發揮不動產檔案的社會功用和價值，實現不動產信息的快速傳輸和共享。筆者建議加快檔案存量數字化的同時，從房屋權屬登記開始就對檔案資料進行掃描錄入，使新增檔案在歸檔的同時，完成數字化錄入工作。

參考文獻

[1]李群英.戰愷.房產檔案的數字化管理[J].中國檔案，2007年第03期.

[2]傅榮校，翁敏曦.檔案數字化掃描與存儲格式比較研究[J].檔案學通訊，2007年第02期.

[3]任柏同.對房產檔案數字化的幾點思考[J].蘭臺內外，2012年第04期.

[4]王躍琛.信息化時代背景下提高檔案管理人員綜合素質之我見[J].科技與企業，2013年第04期.

[5]張欣.李哲.對數字化檔案法律地位的認識[J].蘭臺世界，2010年第04期.endprint