基于檔案工作人員視角的固定資產投資項目檔案管理問題及對策

孫帥

摘要：固定資產投資項目是指利用國家預算內基本建設撥款、自籌資金、銀行存款等多種方式，以擴大生產能力（或新增工程效益）為目的而進行的新建、擴建、技術改造等基本建設工程和設備設施的更新等建設項目。筆者結合固定資產投資項目檔案管理工作實踐，從一個檔案工作人員的視角來談談固定資產投資項目檔案的常見問題和對策。

關鍵詞：項目檔案 問題 對策

固定資產投資項目是指利用國家預算內基本建設撥款、自籌資金、銀行存款等多種方式，以擴大生產能力（或新增工程效益）為目的而進行的新建、擴建、技術改造等基本建設工程和設備設施的更新等建設項目。

在整個項目建設全過程中所形成的反映工程項目設計、施工、監理、驗收等方面活動并具有查考利用價值的各種形式與載體的文件材料，經過鑒定、整理并歸檔成為固定資產投資項目檔案。

筆者結合固定資產投資項目檔案管理工作實踐，從一個檔案工作人員的視角來談談固定資產投資項目檔案的常見問題和對策。

一、項目檔案管理的常見問題

固定資產投資項目檔案的常見問題主要表現為完整性、有效性和專業性三個方面

1、在材料收集完整性方面的問題

完整性方面的問題主要表現在以下各個方面：前期文件收集不完整；缺工程合法性證明文件；招投標文件中缺評標記錄、評標報告和中標通知書；質監文件、設計變更文件沒有閉環，缺整改結果反饋材料；調整內容的文件不完整；設備文件不齊全；缺照片、錄音、錄像材料；與項目相關的過程文件不完整。

2、在材料有效性方面的問題

有效性方面的問題主要表現在以下各個方面：合同金額與采購通知書金額不一致；驗收記錄簽字不全；竣工圖沒蓋竣工圖章；竣工圖修改不到位，竣工圖沒有按設計變更做相應的更改；在施工圖上修改不注明修改依據；監理文件不規范；文件產生時間與正常流程不符等。

3、檔案業務的專業性方面的問題

在材料收集方面，有些不應復印歸檔但實際歸復印件，有些紙張質量不滿足長期保存的要求，有些字跡材料易褪色。在檔案整理方面，存在缺少分類辦法或分類辦法與實體分類不符、案卷拆分排序不科學、案卷質量不高等問題。在保管條件方面，有些單位檔案保管條件比較簡陋，達不到檔案安全保管的基本要求。

二、問題產生的原因

項目檔案管理問題出現的原因可以分為兩個層面，一個層面是總體的原因，有認識上的，也有管理上的；另一個層面是具體環節上的原因，項目建設的每個環節出現問題的原因都大致是那么幾個，能夠總結出來。

1、總體層面的原因

建設單位、參建單位和監理單位的檔案意識不強，不重視項目檔案工作。領導缺乏總體協調意識，建設部門缺乏檔案管理意識。同時，檔案部門又缺乏項目管理意識，項目檔案工作與項目管理聯系不緊密，沒有將項目檔案管理工作納入項目管理程序，檔案工作與項目建設管理不銜接、步調不一致。檔案部門介入晚、被動接收，在管理上呈現縱向滯后，橫向脫節的態勢。

相比較其他類型檔案，固定資產投資項目檔案的特點就是工程期間形成的文件數量多，內容復雜，包括文書檔案、基建項目檔案、設備儀器檔案、聲像檔案、電子檔案，既有管理文件，又有專業技術文件，載體形式包括紙質、聲像、電子等多種載體。所以固定資產投資項目檔案任務量大、涉及面廣，歸檔工作相對比較復雜。建設單位制度、標準如果不健全，更是增加了項目檔案管理的難度。

2、具體環節上的原因

在招投標環節，對招投標工作過程缺乏了解，對有關招標工作管理的規定不了解，對招投標文件歸檔要求不明確，與被委托單位缺乏溝通。

在基建環節，檔案人員對工程建設過程不了解；開工前未進行工程建設的檔案交底，未對施工形成的檔案資料的歸檔內容、整理質量、歸檔時間做出歸定；缺乏施工過程中對歸檔情況的監督檢查；項目竣工后建設單位檔案部門接收或驗收工程檔案時未進行徹底檢查。

在設備采購環節，設備開箱驗收時未檢查隨機文件；項目實施部門不重視設備驗收測試記錄，只作定性檢查，不做數值記錄使驗收缺少準確依據；對含有部分基建工程的設備安裝工程、生產線建設項目忽略基建施工文件的收集；對設備操作人員培訓不重視導致記錄缺失。

三、解決問題的對策

1、檔案管理部門牽頭健全制度

隨著國家對固定資產投資項目投資、建設、管理要求的提高，對項目檔案的收集、管理、歸檔工作也提出了新的要求，在項目建設單位檔案工作中，制定適合本單位工作實際的建設項目檔案管理規章制度，使建設項目檔案工作有章可循、有法可依是很有必要的。

檔案管理部門做為固定資產投資項目檔案的主管部門，不管是出于對建設項目還是對自身職能的考量，都應主動牽頭健全相關制度。檔案管理部門應當建議單位在人事、經費、考核等方面形成配套制度，完善項目檔案管理組織機構和工作體系，敦促項目管理職能部門將項目檔案工作落實到項目管理程序中去。同時檔案管理部門本身應制定本單位的固定資產投資項目檔案管理辦法、檔案驗收實施細則及監督考核辦法，針對具體項目制定有針對性的歸檔要求、整理標準等業務標準與要求，做到有要求、有考核、有獎懲、有權重。

2、將項目檔案要求納入合同管理

檔案管理部門應當提出要求，將合同審查、管理流程中應加入檔案審查環節，由檔案管理部門對合同中關于提供資料條款進行審核，將施工方、設備供應方文件提供情況與合同付款掛鉤，明確規定有關工程文件、圖紙及其他特殊載體文件的整編歸檔內容及各方應承擔的責任，以經濟手段控制資料歸檔工作。

（1）基建工程項目檔案納入合同管理

在簽訂基建工程項目設計、施工、監理合同時，合同與技術協議要明確提出移交的項目檔案的數量、套數、歸檔時間和質量要求等事項。

（2）設備采購與研制中實施合同管理

在簽訂設備采購，研制合同、技術協議時，要明確提出設備研制方或提供方應提供哪些技術資料數量、套數等。非標設備研制單位應提供的技術文件要做出專門要求。

3、充分發揮檔案部門業務指導職能

由于項目檔案的收集、整理、歸檔是一項較復雜的工作，所以檔案部門要充分發揮業務指導職能，對參建各方經常宣講項目檔案管理制度、程序與歸檔要求。要經常深入現場，幫助解決檔案形成部門在檔案收集、整理項目檔案過程中遇到的問題。平時注意指導兼職檔案員檔案收集、整理、立卷的具體操作方法，對不符合標準要求的及時予以糾正。

4、加強對參建各方和各節點的管控

檔案管理部門的檔案人員在項目開始立項論證之初，就要介入項目管理，主動而為，有的放矢地做好工作，全面融入項目建設之中，經常檢查項目檔案各階段、各環節的收集、整理情況。要充分發揮監理單位的作用，在監理合同中增加其對設計、施工單位歸檔文件的審核責任。要保證文件有效、真實、準確，需要文件形成單位、監理單位對文件的內容和形成過程認真審核把關，這就迫使檔案管理部門人員敦促參建各方通過在不同時段、不同節點把握住不同的控制要點，對項目全過程中的檔案進行有效管理。及時有針對性地提出監督指導意見，敦促參建單位檔案管理人員及時做好項目文件資料的預立卷工作；對于沒有按照規定和要求做好預立卷、歸檔的單位和人員，及時提出，必要時可下達整改通知書。

5、檔案管理部門加強專業性建設

在材料收集方面，進一步完善相關規章制度，并制定切實可行的保障措施，確保制度落實到位。在材料整理方面，參照《歸檔文件整理規則》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《企業檔案工作規范》等標準制定切合單位實際情況的檔案操作規程并嚴格執行，做到分類清楚，組卷合理，排列系統、有序。在檔案保管方面，歸檔文件材料的制成材料要符合耐久性要求，檔案柜架、卷盒、卷皮等檔案裝具應符合標準要求，逐步改善檔案保管硬件條件。

檔案管理人員要參加一些檔案專業崗位培訓，檔案管理和檔案驗收要更加嚴、慎、細、實，避免一些文字、數字上的差錯。也可以通過加強檔案信息化工作，增強固定資產投資項目文件歸檔的自動化和成套性，提高項目檔案自動化管理水平和開發利用能力。endprint