信息化背景下檔案管理改革初探（二）

劉嬌

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，信息資源的數字化和網絡化進程進一步加快，企業檔案管理的信息化建設成為一個熱點。基于信息化背景下檔案管理改革的意義，分析了企業檔案管理信息化存在的問題，提出了加強檔案管理信息化建設的對策

關鍵詞：檔案管理；信息化；問題；對策

1信息化背景下檔案管理改革的意義

1.1加強信息資源的整合力度

傳統的檔案管理主要是進行的單一的管理。具體的檔案信息由本地檔案館或相應的特定檔案館管理。檔案之間的鏈接相對較小，因此檔案信息在一定程度上被阻塞，很難滿足人民的需要。因此，在現實生活中，為了找到一個檔案常常需要進行幾個地方去奔波。在信息技術的指導下，通過數字化傳播，將各個檔案管理中的信息資源相結合，以信息技術為平臺，建立數字化檔案管理系統，加強檔案信息資源的整合，更好地滿足廣大群眾的需要。

1.2提高檔案管理的工作效率

檔案管理是一個需要細致認真、進行大量繁雜程序的工作。在傳統的檔案管理下，是由人工進行錄入相關數據、進行存放和整理的，這在一定程度上會導致一些誤差，并且效率十分低下。通過引入信息技術，可以簡化相關程序，利用信息技術能夠使檔案管理以數字化的形式更好地呈現，能夠使人們在查找檔案的時候更加方便和快捷，從而提高工作效率。并且程序的簡化，可以節約相應的管理成本。

1.3增加檔案管理的安全系數

檔案管理的一個重要要求是檔案必須處于安全的環境中，檔案必須得到更好的保存和利用。在傳統的檔案管理中，檔案以紙質材料為主，由于紙制物品儲存時間長，會受到溫度和濕度的影響，造成一定的損壞，不利于更好的保存。即使在傳輸和移動檔案的過程中，它也可能收到人為的破壞，使檔案處于不安全的環境中。在信息技術環境下，通過引入各種技術，可以更好地保證檔案管理的存儲時間和運輸安全，從而提高檔案管理的安全系數。

2信息化檔案管理中存在的問題

2.1各個單元在收錄相同的主題的信息時，因為收錄標準的不一樣，所以關于這一主題的信息數據不能夠集中到一起，導致信息數據的分散性。

2.2檔案信息的數據源、架構、處理方法的多樣性主要體現在數據的轉換上，使得存儲的文件信息資源更加復雜，導致了信息數據的異構化。

2..3各收藏單元中同一主題的相關數據重復收錄，這就使得作為最終擁有的這些信息資源的檔案館中存儲了太多重復的信息數據，這就是信息數據的重復性。

2.4在當今社會，互聯網的發展進程加快了檔案信息化，促使信息資源實現充分的共享。但是，事務的發展總是存在兩面性，網絡雖然可以方便人們對檔案信息資源的使用，但同時也能夠被某些居心不良的人使用，借助網絡干一些違法的事情，使人們的生活受到傷害。所以，進行信息化檔案信息資源的安全管理，是十分重要的。這樣，不僅可以提高信息化檔案的管理效率，還能夠保障個人信息安全。

2.5從檔案保存的目的和形成過程兩個方面分析檔案管理的滯后性，其主要特征是失去失效性、使用價值和未來使用的保存。這些特征雖然符合現代信息技術的處理要求，但這些滯后的檔案信息數據的組合并不滿足公眾對檔案信息資源的需求。

3加強檔案管理信息化建設的對策

檔案部門應當抓住信息時代的機遇，在企業信息系統的管理中發揮主導作用，做好檔案信息系統的建設工作、提高檔案信息的使用效率，將檔案部門建設成真正意義上的信息資源中心。

3.1加強檔案信息化制度建設

任何一項工作的成功完成，必須要有規范的制度加以保障。在企業進行檔案信息化建設過程中，必須制定完備的規章制度，保證信息數字化建設工作能夠有條不紊地開展。首先，應當設立一批專業的人才隊伍負責管理和維護，定期考核，建立相應的獎懲機制；其次，對于檔案的整理、借閱、歸檔等程序，設立完備的制度，保證檔案內容的真實有效；再者，采取電子檔案和紙質檔案相結合的方式，共同存儲，保證檔案內容的完備；最后，加強檔案信息的安全管理，對數據庫系統采取相應的保障制度。

3.2加大檔案管理基礎設施投入額度和力度。

檔案管理信息化工作要想能夠得以有效開展，確保檔案管理工作健康良性發展方向，必須加強檔案管理基礎設施投入力度，這是此項工作的重要基礎。根據現有的人力、財力，配置與檔案信息化相適應的軟、硬件設施。加大現代計算機設備與信息數據采集設備的配置，確保系統網絡支持，構建系統性的網絡管理系統，進而滿足檔案管理工作現代化建設的需要。

3.3提升檔案工作者的信息技術應用水平

隨著科學研究發展進程的不斷加快，新興技術也不斷涌現。為了適應社會發展的需要，要不斷提高檔案信息工作者的信息技術應用水平。這不僅要求檔案工作者掌握必備的檔案學專業知識，還需要他們有一定的計算機應用技術、信息管理技術以及其它信息化專業知識。特別是一些電子文件的整理工作，要求檔案工作者不僅具備一定的數據庫管理知識，還要掌握具體電腦操作的應用技術。因此，不斷提高檔案工作從業人員的數字信息采集、數據庫管理、計算機操作等水平，使檔案管理者成為不僅具備檔案專業知識，而且精通信息技術應用的高素質人才，是不斷適應社會發展的需要，使檔案工作實現健康有序發展的必由之路。

3.4提高檔案信息化的安全性。

網絡的安全性是檔案信息化建設過程中迫切需要解決的難題，促使相關部門建設網絡安全保障體系加強檔案管理的安全性，同時制定相應的法律法規。安全管理應該包括以下幾個內容：人員方面，在收集信息的審查過程中，工作人員必須仔細、認真；制定分層次的檔案管理制度，已經收錄的信息內容根據其重要性設置不同管理級別，進行分層分級管理。

4結語

雖然檔案信息化為檔案管理帶來一些問題，但不可否認，隨著現代信息技術的飛速發展，檔案信息化的建設日趨完善，信息化檔案以互聯網為基礎大大提高了收集檔案信息的效率，還在確保效率的同時，保證了檔案的完整性和統一性，從根本上改變了檔案信息的存儲方式和檢索機制，在為用戶帶去更加方便快捷的操作體驗的同時，又降低成本，減少因為人為原因而導致檔案信息丟失的情況發生。

參考文獻

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[2]李卓.強化創新意識是檔案事業可持續發展的動力[J].黑龍江史志，2010（1）.

（作者單位：保定市建筑設計院有限公司）