事業事業單位檔案管理存在的問題及對策

滕旭

【摘要】：隨著我國經濟的快速發展，陳舊的檔案管理方法已經無法與現在的社會相適應。如果檔案的管理效果與現實的工作需要不能相適應，將會對我國檔案管理效率帶來較大的影響。事業單位的檔案管理工作環節有著極為重要的作用，檔案管理能力的強弱會直接對事業單位本身系統的管理水準產生不同程度的影響。所以，現在我國的一些事業單位的管理工作如果想獲得穩健的進步與發展，就一定要對本單位的檔案管理的效率實行科學合理的提高。筆者對現在我國現代事業單位檔案管理過程中存在一些問題進行分析，并在分析的結論上對提高檔案管理工作效率的方法實行認真的探究。

【關鍵詞】：檔案；管理；事業單位

在事業單位的管理工作中，檔案管理是其主要的組成部分之一，可以有效保障相應工作的有序開展。隨著現代社會經濟的快速發展，面對更為復雜的管理情況，檔案管理不僅需要持續地進行創新與改革，還要與現代社會的發展步伐相統一，只有這樣才能將其自身的優勢作用充分得以發揮，同時也能使的工作人員在搜索與查找相關信息時更為便捷，讓辦公工作效率在整體上得到顯著提高。如何讓檔案管理得到進一步的完善與創新，從而也能使管理水平得到提升，這就需要對檔案管理過程中的一些問題進行深刻的分析，以獲得良好的解決措施，使的檔案管理工作發揮出重要的管理功能與價值作用。

一、當前我國事業單位檔案管理的現狀分析

1.單位內部重視程度不夠

根據現在時代的情況來說，我國大部分的事業單位并沒對本身的檔案管理工作給予高度的重視，只是單一的把它作為合同文件管理一樣的工作事項，使事業單位的檔案管理成了工作人員的次要工作。除管理一些合同與人事的檔案以外，沒能對別的資料給予重視管理。還因較多事業單位的檔案管理規定并不健全，使大多數的客戶信息與業務材料全部交給不相關職位的工作人員實行管理，發生人員流動的情況時，便很容易弄丟一部分主要的資料，從而使事業單位的相關業務工作受到不同程度的影響。

2.管理人員專業素質不高

現在我國雖說有的事業單位已開始對檔案的管理工作重視起來，但仍然還是沒有使檔案的管理工作真正發揮其應有的價值作用，產生這樣情況的最根本因素是因為有關的檔案管理工作人員自身的專業素質與工作能力不足。一方面，檔案的分類不合理，導致不能有效應用檔案信息，致使資料數據獲得的時間受到制約，因而使檔案管理在現在事業單位中的作用很難實現，另一方面，大多數的檔案管理工作人員對檔案管理的理論知識掌握不到位，所以就使有關的管理人員不能有效意識檔案管理的重要性，導致工作態度出現問題，對檔案的管理造成嚴重影響。

3.檔案缺少安全保障機制

因為現在有些事業單位對檔案管理并沒重視，這也使檔案管理其安全不能獲得保障。一方面因為檔案管理工作人員沒有重視檔案管理的重要，導致存檔的時候產生信息的丟失與損壞情況，另一方面事業單位沒有對檔案管理工作給予重視，嚴重的忽視了檔案的保密工作，還因檔案管理人員職業素質不高，導致檔案信息丟失情況時常發生，從而造成事業單位嚴重的損失。大多數事業單位缺少網絡安全認識，在計算機的檔案管理工作中，這也會產生很大的安全隱患。

4.檔案信息缺乏信息化管理

雖然現在部分事業單位的管理規范都已對傳統紙質的辦公方式實行了轉型，信息化的辦公方式也得到了普遍的應用，但事業單位在檔案管理環節上，還仍然保留著傳統的紙質辦公模式，這不僅影響了大多數事業單位的檔案管理沒有達成信息化，更對事業單位各部門在使用與查找時，產生了一定程度的限制，達不到方便快捷的使用要求，嚴重阻礙了事業單位的進步與發展，并且在不同程度上降低了事業單位的工作效率。

二、提高檔案管理工作效率的具體措施

1.深入認識檔案管理的重要性

如要使檔案管理自身的作用獲得有效的發揮，就一定要對的檔案管理制度實行合理科學的建設與完善。在實施此項工作之前，主要是要提升事業單位內部工作人員對于檔案管理重要性的認識程度。應增強檔案管理人員對檔案管理重要性的深刻認識，組織定期的培訓學習，在學習中向檔案的管理人員傳授檔案的管理理論，與此同時還需對其講述檔案管理的重要性。只有如此才可以使事業單位的所有成員慢慢的產生統一性的檔案管理意識，從而使的檔案管理工作可以健全。

2.提升檔案管理人員的專業性

作為事業單位來講，應注重檔案管理人員的專業學習與培訓，不僅要定期的組織相關的基礎知識培訓，還應結合相關人員的具體情況，進行重點培養。無論是新員工，還是老員工，都要在檔案基礎知識的培訓中，加強對專業知識的學習，不僅要掌握現代化的檔案管理操作系統，還要同時進行熟練的信息化管理，保障檔案管理的安全有效性。只有不斷提升檔案管理人員的專業技能與綜合素質，才能對接當前的市場經濟化需求，對事業單位發展起到有效的推動作用。

3.增強檔案管理工作的安全性

檔案管理對現在的事業單位有很重要的作用，只有檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現。第一，建立健全相關的保密制度與規定，并以此對相應的檔案管理工作人員實行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴厲的處分，使檔案可以獲得有效的管理，確保檔案信息的安全性。第二，事業單位應主動推廣計算機知識與網絡安全知識，使事業單位內部的所有工作人員都能擁有網絡安全意識，并對安全隱患所帶來的嚴重后果加以宣講，同時增強計算機管理部門對網絡安全的監管力度。

4.實現檔案信息管理的現代化

事業單位在實行檔案管理的工作中，應加強對實物檔案資料的管理，并結合計算機檔案管理形成新的管理模式。在實現事業單位檔案的信息化管理過程中，不僅要積極主動對集成化的信息管理措施加以運用，還應通過計算機的精細化管理對檔案信息進行分類、編號，并對事業單位各部門的具體情況與信息性質進行科學的、規范的檔案分類管理。

三、結語

總的來說，檔案管理與事業單位中其他項的工作內容有直接或間接的關系，科學化、正規化的檔案管理是保障事業單位可以順利運營的主要根基，為了使我國目前檔案管理工作過程中的一些問題獲得及時的解決，事業單位的每個部門需相互協同工作，一同運用合理的方法，使檔案管理工作的效率獲得提高，從而才可以讓事業單位本身順利穩固經營獲取保證。

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