淺談檔案管理工作的重要性

李藝

摘要：目前，在各個領(lǐng)域的工作中，多少都會涉及到一些需要保存的信息，這些信息也就是檔案，從本質(zhì)上來說，其具有保存的價值。檔案最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以幫助領(lǐng)導(dǎo)層做出合理的決策，此外，還可以作為考察的參照，因此，對于企業(yè)科學(xué)的研究或者基礎(chǔ)的建設(shè)都有很重要的意義。檔案管理工作只要確保三項內(nèi)容，就可以了，首先就是檔案制度的完善，其次就是構(gòu)建檔案管理的體制，最后就是方案的基礎(chǔ)配備要完善。檔案管理的工作在不斷的發(fā)展，以前使用的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)在的需求了，因此，需要加入一些新的多媒體文件，比方說圖片，或者影像的資料，這些新的資料可以更加直觀的將所需要表達(dá)的東西展現(xiàn)出來，也更能增強(qiáng)記憶，可以說將檔案信息提升了一個檔次。檔案管理工作應(yīng)該做到科學(xué)、合理，還應(yīng)該符合社會發(fā)展的需求，也更能融入現(xiàn)在社會。對于檔案管理工作，對其管理的方式應(yīng)該做到積極采納和借鑒的準(zhǔn)備，只有這樣才能發(fā)揮自己所長，補(bǔ)缺自己所短。從長遠(yuǎn)的角度上來看，檔案管理工作也更加具有價值和歷史意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理 重要性 措施

一直以來，在事業(yè)企業(yè)中檔案的管理工作起到非常重要的作用，不管是對職工本身還是企業(yè)發(fā)展都會受到檔案管理工作的影響。在檔案的管理工作中會記錄下職工上學(xué)或者工作的經(jīng)驗，這些信息有效的反映一個人的狀態(tài)，這也是檔案管理工作最大的效用了，也為企業(yè)用人提供了幫助。因此，人事檔案管理工作是事業(yè)單位用人的參考。首先，檔案管理工作可以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展；其次，檔案管理工作的價值體現(xiàn)在企業(yè)的決策上面。做好檔案管理共組的前提就是要清楚現(xiàn)在的狀況，要積極的戲吸取和采納，以便快速的融入到社會發(fā)展的管理體系中，才能將檔案管理的功效發(fā)揮到最大化。

一、做好檔案管理工作的必要性

企業(yè)是否有業(yè)績或者管理的水平如何都體現(xiàn)在檔案的管理工作中。一個企業(yè)的發(fā)展肯定有很多的成果，這些成果都會詳細(xì)的記錄到檔案中，如果想了解一個企業(yè)的成果就可以從這些檔案中找出，或者在做某些決策的時候也可以從這些檔案中發(fā)現(xiàn)蛛絲馬跡。最近幾年來，我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較迅速，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的需求，這就需要我們?nèi)L試新的管理方式，讓企業(yè)的成果更好的展現(xiàn)出來。可以將檔案管理工作和企業(yè)管理結(jié)合在一起，這樣的話可以有效分配企業(yè)的資源，從長遠(yuǎn)的角度上來說，對企業(yè)的經(jīng)營和管理意義深遠(yuǎn)。總的來說，檔案管理工作是對社會和企業(yè)發(fā)展都有意義的工作。

二、檔案管理工作目前存在的狀況和遇到的問題

隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作的價值越來越高，不管是職工還是企業(yè)，檔案管理工作的意義都非常的大。因此，大多是的單位開始關(guān)注檔案管理工作，但是，在采取檔案管理工作的時候還會遇到一些問題，這些問題主要反映在兩個方面，檔案管理理念和檔案管理模式。檔案管理工作涉及到公司所有的部門，因此工作內(nèi)容非常的繁瑣，如果無法和管理上的政策相統(tǒng)一，那么就會影響著企業(yè)的進(jìn)步，特別是在經(jīng)濟(jì)形式轉(zhuǎn)變的當(dāng)下，傳統(tǒng)的檔案管理理念和模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)下的需求。此外，還有很多的企業(yè)本身檔案管理工作就不夠完善，比方說信息不完整、記錄不客觀等，這也需要在未來的發(fā)展中不斷去完善。

三、檔案管理最為根本的目的，檔案利用

檔案管理工作最為根本的目的就是對檔案的利用，這也是方便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人做出決策的參照物。可以說，對于檔案利用是整個社會發(fā)展的必要要求，因此，應(yīng)當(dāng)注重檔案的開發(fā)，首先要多檔案系統(tǒng)進(jìn)行有效的管理，比方說信息的收集、檢索和維護(hù)，以方便需求者更快的找到自己所需要的信息，這當(dāng)中最為重要的環(huán)節(jié)就是對檔案的保存，只有這樣才能在所需要的時候及時的取出需要的信息。此外，杜宇比較重要的檔案一定要有復(fù)印或者掃描存檔，查閱的時候也要放置復(fù)印版，對于元件要妥善的保管。檔案管理工作不僅體現(xiàn)在檔案管理上面，還應(yīng)該與時俱進(jìn)，找出正確的位置，只有這樣才能提供整體的檔案利用，才能體現(xiàn)自身的價值。

四、檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中表現(xiàn)形式

（一）增強(qiáng)檔案工作人員的綜合素質(zhì)

隨著企業(yè)體制改革的加深，對于檔案管理工作的首要要求就是檔案管理工作者的素質(zhì)。首先，在人員選取的時候一定要選擇有高教育，且有工作經(jīng)驗的人員，要從源頭上選取素質(zhì)高的人員。其次，在日常的工作中，也應(yīng)當(dāng)注重人員素質(zhì)的培養(yǎng)工作，比方說，檔案工作者除了基本的專業(yè)知識之外，還應(yīng)當(dāng)包含其他的知識，比方說，計算機(jī)信息技術(shù)，還應(yīng)當(dāng)有科學(xué)的激勵機(jī)制，只有這樣才能適應(yīng)新時代對檔案管理工作的要求。

（二）健全檔案管理機(jī)制

檔案管理制度如果不健全，那么直接的影響就是企業(yè)的發(fā)展。特別是在當(dāng)下，企業(yè)必須要健全自身的檔案管理機(jī)會，還應(yīng)該注意檔案的優(yōu)化工作，特別是在檔案管理工作的流程上面一定要有一個標(biāo)準(zhǔn)化，還應(yīng)當(dāng)注重職責(zé)的分配工作。

（三）建設(shè)檔案管理信息化

企業(yè)如果想真正的做好檔案管理工作就必須要進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，必須要做到檔案管理工作的信息化，首先，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和職工需要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對檔案信息化管理的正確認(rèn)識。其次，對于檔案管理工作要有一定的資金的投入，為信息化提供設(shè)備上面的保障。最后，就是要注重檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，以確保新的技術(shù)的使用。

（四）利用檔案資料，提高檔案資源的利用率

檔案資源可以有效的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，因此，在日常的管理工作中，檔案工作者要充分的挖掘出檔案的價值，還需要優(yōu)化檔案管理的模式，只有這樣才能最大程度的利用檔案信息。此外，還應(yīng)該通過網(wǎng)絡(luò)做到檔案的宣傳作用，特別是一些面向社會的服務(wù)工作，與此同時，還應(yīng)該做好檔案的建設(shè)和分類工作，以方便不同的需求者信息的查找，個性化的服務(wù)更能有效的利用檔案。

五、結(jié)語

就目前企業(yè)檔案管理工作來說，雖然其制度和實(shí)施上面還沒有完善，但是其存在的問題還是需要引起管理者的高度重視。可以說企業(yè)的檔案在決策的提出的時候具有借鑒和歷史意義，因此，需要檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展非常有意義。企業(yè)只有注重檔案的管理工作，才能用嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)的態(tài)度去對待日常的管理，才能發(fā)揮檔案管理的最大效用，為企業(yè)的發(fā)展提供重要的保障。

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（作者單位：交通運(yùn)輸部北海救助局）endprint