關于新時代檔案管理創(chuàng)新模式的研究

胡遵波

摘 要：檔案管理在提高管理水平、促進社會發(fā)展進步方面發(fā)揮了重要作用。隨著管理理念和管理手段的不斷進步，對檔案管理工作提出了更高的要求。實現(xiàn)文件管理模式向標準化、信息化、標準化的轉(zhuǎn)變已成為當前文件管理工作的重點。本文首先總結了新時代檔案管理的意義和發(fā)展趨勢，然后分析了實現(xiàn)檔案管理模式升級轉(zhuǎn)型的有效措施，為相關管理者完善檔案管理提供合理建議。

關鍵詞：新時代 檔案管理 創(chuàng)新 研究

檔案作為具有一定利用價值的信息的歷史記錄形式，也是知識和信息的重要載體。檔案信息資源豐富，合理利用檔案信息資源對促進各項工作的順利開展具有重要作用。在信息化和網(wǎng)絡的迅速發(fā)展，在新的時代，如何使用各種先進的管理方法在檔案管理、文件管理，滿足需求的新技術，已成為改革的重點文件管理，提高檔案管理的效率，延長檔案的壽命，也有重要的意義。

一、新時期加強檔案管理研究的意義

1.實現(xiàn)檔案管理工作的革新完善有助于提高信息資源的利用效率。檔案作為一種重要的信息資料數(shù)據(jù)，由于具有較高的保存以及利用價值，才會單獨采取各種形式進行記錄處理。因此，結合新時期新的管理理念以及技術方式，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新有助于進一步提高信息資料的利用效率，充分發(fā)揮檔案資料應有的價值。

2.完善檔案管理工作有助于單位內(nèi)部管理層以及外界社會充分認識單位的整體運轉(zhuǎn)狀態(tài)。檔案管理工作的實質(zhì)就是對單位各類業(yè)務活動以及人事管理等諸多方面的信息進行科學合理的分類保存，因此可以為單位的管理部門了解單位狀況，調(diào)整發(fā)展經(jīng)營戰(zhàn)略提供合理的參考。同時，也可以為外部社會單位認識了解單位的實際情況提供最為真實的資料。

二、新時期檔案管理工作發(fā)展趨勢

隨著檔案管理理念以檔案管理技術的不斷更新，檔案管理工作也呈現(xiàn)出了新的發(fā)展趨勢，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

1.檔案資料的高度數(shù)字化。利用計算機進行檔案信息資料的收集、整理，并以電子媒介以及紙質(zhì)資料等多重方式進行歸檔保存，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化，已經(jīng)成為新時期檔案管理工作的一大特色，也是檔案管理工作需要不斷更新完善的重要內(nèi)容。

2.檔案利用日益高效化。隨著社會的不斷進步發(fā)展，對于檔案信息資料的使用需求日益增多，檔案資料的利用價值也不斷提高，檔案資料除了作為參考資料以及憑證外，在分析、籌劃以及教育宣傳等方面也得到較多的應用。

3.檔案管理服務方式多元化。隨著技術的不斷進步，檔案管理服務方式不斷增多，紙質(zhì)資料閱覽、網(wǎng)上檢索查詢以及檔案展覽等服務方式逐步完善，不僅有效的提高了檔案資料的利用價值，對推動檔案管理現(xiàn)代化也具有重要的作用。

三、新時代對檔案管理模式的創(chuàng)新研究

1.結合新時代檔案管理工作的特點，建立高效、專業(yè)完善的檔案管理機構。單位內(nèi)部的檔案管理部門應該通過交流學習借鑒先進的經(jīng)驗，完善檔案管理機構的內(nèi)部組織。同時強化針對檔案管理工作人員的培訓教育，通過學習《檔案法》、《保密法》以及《國家檔案行業(yè)標準》等法律法規(guī)，促使其充分認識到檔案管理工作的重要性并提高自身的職業(yè)素質(zhì)修養(yǎng)。通過這些措施，促進檔案管理工作的規(guī)范化、標準化以及科學化，實現(xiàn)新時代檔案管理工作水平的有效提高。

2.建立信息化的檔案管理模式。現(xiàn)階段信息化以及網(wǎng)絡化已經(jīng)在管理領域得到了廣泛的普及，對于檔案管理工作也同樣應該借助信息化技術，實現(xiàn)檔案生成以及存儲管理的信息化，努力構建數(shù)字化錄入以及系統(tǒng)化加工的檔案管理系統(tǒng)，盡可能地構建具有檔案文本與電子檔案雙重保存管理的模式，從而提高檔案在生成、歸類以及保存輸出方面的效率。此外，由于檔案資料由于其信息的特殊性，通常在保密方面具有一定的要求，因此必須注意確保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全，，通過設置相應的查閱權限以及公開范圍，并利用各類安全技術軟件，避免檔案資料管理系統(tǒng)遭遇惡意侵入以及病毒威脅，充分實現(xiàn)電子檔案資料保存環(huán)境的安全可靠。

3.結合行業(yè)特點構建標準化的檔案管理模式。解決檔案管理工作中存在的繁雜混亂的問題，必須注重針對檔案管理工作的標準化建設。為了確保檔案標準化建設的專業(yè)、科學以及效率最大化，必須結合行業(yè)特點，并總結分析檔案管理專業(yè)的意見，制定切合實際、可實現(xiàn)性強的檔案管理標準。同時，應該嚴格要求檔案管理工作人員，按照相應的檔案管理標準以及相關規(guī)范，做好檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的有序與規(guī)范化，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

4.強化立卷歸檔工作，為檔案管理工作提供良好的基礎。立卷歸檔作為檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案管理工作標準規(guī)范的關鍵，因此必須對這一環(huán)節(jié)予以足夠的重視。首先，應該根據(jù)文檔資料的具體時效性以及文件管理所出的階段，決定是否開展立卷歸檔工作。對于需要立卷歸檔處理的文件，則應該按照相應的程序以及處理重點開展立卷歸檔整理，盡可能的避免文件重復以及信息冗余的發(fā)生。在歸檔管理中，則應該重點保證檔案資料的完整性與簡潔實用性，為下一步檔案資料的保存、分類以及查閱提供良好的使用條件。

四、結語

新時代檔案管理工作模式以及檔案管理技術手段已經(jīng)發(fā)生了根本的變化，因此檔案管理工作也必須結合新形勢下的新要求來開展。革新完善檔案管理工作，首先必須制定明確完善的檔案管理標準與規(guī)范，并進一步完善檔案管理機構設置，提高檔案管理工作人員的能力水平，通過制度創(chuàng)新與管理創(chuàng)新，構建信息化、現(xiàn)代化、標準化與規(guī)范化的檔案管理體系，充分發(fā)揮檔案管理對推動社會發(fā)展的作用。

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