淺析民辦高校行政助理崗位的激勵措施

(云南經濟管理學院 云南 昆明 650106)

淺析民辦高校行政助理崗位的激勵措施

劉玨金靈

(云南經濟管理學院云南昆明650106)

如何激勵員工，獲得更高的效益一直是企業探討的問題，民辦高校作為企業的一種類型，具有一些獨特的方面，本文旨在就民辦高校崗位進行分析，根據高校行政助理崗位的薪酬制度及績效管理中的問題，結合人力資源管理中人性假設理論和激勵理論，淺析幾條該崗位的激勵措施，以激勵該崗位員工更好的完成相關工作。

民辦高校；行政助理；激勵；薪酬

一、民辦高校背景介紹

民辦高校指的是企業事業組織、社會團體及其他社會組織和公民個人利用非國家財政性教育經費，面向社會舉辦的高等學校及其他教育機構，其辦學層次分為專科和本科。

《教育法》、《高等教育法》于2015年進行修訂，取消了“舉辦學校不得以營利為目的”的規定，使得民辦學校的發展有了更大空間，其中民辦學前教育和高等教育規模增長較為明顯。從2016年開始，全國各省市先后將高校招生錄取批次中本科二批、三批進行合并，此項舉措有利于消除社會對本三錄取的高校畢業生的偏見，推動民辦本科院校和獨立學院發展，有利于今后高校畢業生平等就業。

二、高校行政助理主要崗位職責

行政助理崗位職責較為繁瑣，不同公司企業的崗位職責略有不同，本文僅闡述高校行政助理的主要崗位職責。

(一)辦公物品的管理。辦公用品、辦公日用品、書籍等的采購、保管、發放及日常維護等工作；OA辦公系統中文件的收發、各項辦公流程的建立、跟蹤及工作完成；固定資產的采購申請、購置、系統錄入、管理等工作。

(二)考勤管理。處理OA辦公系統中員工加班、請假相關流程；記錄、整理每月員工考勤相關數據并統計匯總，按時上報。

(三)文件、文檔管理。負責校級文件的編制、審批、發放；外部門文件的接收與存檔；部門級文件的登記、分類、整理、編寫、存檔、保管等工作，確保及時、準確、完整地管理學校內部文件及文檔；負責學校內部通訊錄的及時更新工作。

(四)會議及活動管理。組織本部門的會議，做好會議記錄，并在會后及時整理成會議紀要，根據需要，部分會議需寫出新聞稿；協助學校及各部門重要會議的籌備及召開工作，重要活動的組織、籌備，負責一般人員的聯系及協調工作，通報會議決議，確保各項會議、活動的順利開展。

(五)報賬相關工作。協助部門領導，與財務部進行溝通，編制、修改及執行本部門預算；完成本部門員工出差相關借款、報賬工作；完成本部門物品購置、活動舉辦等的借款、報賬工作。

三、高校行政助理崗位的激勵措施

(一)關于薪酬制度的激勵措施。本文所分析的行政助理崗位的薪酬主要實行崗級制度，想要獲得更高的薪酬只能通過提高崗級。雖然該薪酬體系的設計具有公平性的報酬體系，可以讓員工知道分配的標準，滿足了亞當斯的公平理論。但是不同部門的行政助理所需要管理的員工數量不同，工作范圍大小也不同，均采用相同的薪酬制度不利于員工的激勵。針對這一情況，可以采用對工作評級的激勵措施。

工作評級主要從部門員工數量及工作范圍兩個方面進行。由于各個部門的實際情況不同，因此每名行政助理所需要完成的工作范圍略有不同，除去基本的考勤管理、辦公物品管理及會議管理工作，其他相關工作約分為五部分：資產管理、報賬工作、檔案管理、教務工作及工會工作。采用工作評級方式可以激勵行政助理有更好的工作激情，而不只是干多干少都一樣，因此缺乏工作激情。具體方案如下圖：

工作等級分數部門員工數量工作范圍50分≥151人五部分工作40分101—150人四部分工作30分51人—100人三部分工作20分11人—50人兩部分工作10分≤10人一部分工作

工作評級工作評級分數工作評級崗位工資A級(81分-100分)1800元/月B級(61分-80分)1600元/月C級(41分-60分)1400元/月D級(21分-40分)1200元/月E級(0分-20分)1000元/月

(二)關于績效管理的激勵措施。根據斯金納的強化理論，得到以下啟示：應建立完善的績效管理體系和獎懲制度；對員工的績效考核不僅注重目標，還要注意過程；及時發現員工的有效行為和不良行為并及時給予獎勵或懲罰，以達到引導和糾正員工行為的目的。

本學院行政崗的績效管理實行崗級制度，崗級越高，基本績效越高，想要獲得更高的績效只能通過提高崗級。只需績效考核分數達到80分，將獲得全額基本績效。行政助理均為同等崗級，故基本績效均相同。針對這一情況，可以采用考核具體任務的激勵措施。行政助理大部分工作是相同的，因此可以根據同一特殊工作進行考核，根據考核結果，發放其他績效。若采用此方式，當其他部門布置日常工作以外的其他工作時，行政助理們將不再抱怨，而是會努力盡快的完成好相應工作。

(三)關于內容型的激勵措施。通過分析馬斯洛的需求層次理論以及赫茨伯格的“雙因素理論”，可得赫茨伯格的“雙因素理論”中的保健因素與馬斯洛的需求層次理論中的生理需求、安全需求、社會需求相似，赫茨伯格的“雙因素理論”中的激勵因素與馬斯洛的需求層次理論中的尊重需求和自我實現需求相似。現今的企業在保健因素即三個低層次需求的完成度基本較好，因此需要注重激勵因素即兩個高層次需求。具體措施有：當眾稱贊員工，給員工更高的職稱和頭銜，為員工提供更好的工作環境，任命員工完成富有挑戰性的工作，賦予員工工作中的自主權和決策權。

(四)關于福利的激勵措施。薪酬及績效只是短期內人力資源市場供求關系的體現，而福利則反映了企業對員工的長期承諾。深得人心的福利,比高薪還能有效地激勵員工。較常見的福利包括:住房福利、交通福利、飲食福利、教育培訓福利、醫療保健性福利、帶薪節假日、文化性福利、金融福利、保險福利。

(五)其他激勵措施。高校相較于其他企業，有其獨特的激勵措施，主要有以下兩個方面。一是，高校教師可以參與評職稱。作為行政助理，學校允許行政人員兼課，則評定職稱將是很好的激勵方式，不僅可以促進學校的發展，也能促使行政人員的進步。二是，高校教師更加注重科研。作為行政助理，也可積極參與論文撰寫、課題的申報及研究。教師進行科研不僅將在每年末進行科研評分，獲得相應的獎金，對今后的升職有較好的幫助，并且能滿足自身的尊重需求。

[1]陳小平“論企業文化的塑造與變革”，《中國人力資源開發》，2001年第5期，第26-27頁

[2]劉志遠《現代企業激勵機制》,上海人民出版社,1997年

[3]任巍《中國教育概況——2015年全國教育事業發展情況》，中華人民共和國教育部，2016-12-19

[4]謝康《企業激勵機制與績效評估設計》,中山大學出版社,2001年9月

[5]楊東濤、朱武生“激勵性薪酬體系設計”，《中國人力資源開發》，2001年第7期，第9-12頁

劉玨(1989-)，女，漢族，云南昭通人，工商管理碩士研究生在讀，助教，云南經濟管理學院；金靈，女，助教，云南經濟管理學院。