淺議檔案信息化建設與檔案管理

姚遠飛

摘要：檔案信息化通過對檔案文件的電子化、數字化處理和管理來提升檔案工作的效率，可以說其是一種符合時代發展要求的檔案管理模式及手段，也是目前檔案管理發展的必經之路。對于檔案信息化而言，其并非簡單的對檔案進行電子化處理，其是一項長期性、系統性的工作，因此要想對檔案信息化進行準確的掌握，就需要對其特點、內涵、要求等進行深入了解，在此基礎上進行檔案信息化建設，從而保證其在實際中可以發揮出最佳的檔案管理效果。

關鍵詞：檔案工作；檔案信息化建設；檔案管理

一、檔案信息化的內容及特點

檔案信息化簡單來說就是采用信息技術、計算機技術作為執行檔案工作的主要工具和載體，其將原有的紙質化檔案管理模式轉變為數字化管理方式，在信息資源的采集、處理、保管、應用中全部由信息技術及程序指令來完成，在此過程中突出的是無紙化辦公的特點。并且在此種辦公方式中其所應用的管理理論、內涵等都有了突破性發展，相較于傳統管理模式，檔案信息化在檔案利用率上有著非常明顯的優勢，同時其所提供的檔案服務也更加多樣，這促使檔案管理向著更高層次發展。

二、檔案信息化在檔案管理中的作用及表現

（一）改革性

檔案信息化建設的推行打破了原有的檔案工作結構，通過管理結構的重組對工作內容、人員結構進行重新劃定，其所帶來的改變可以說是對傳統檔案管理結構的一種顛覆。并且在檔案信息化建設中其所帶來的創新機制對管理中的缺陷問題進行了補足，從管理理念、模式、措施等部分進行了全面的革新，使其改革性質也愈發突出。

（二）時效性

檔案信息化的時效性主要表現在其需要適應社會發展速度等方面，在現代社會信息技術的發展可以說是日新月異，而檔案信息化的核心就是信息技術的支持，因此在其長期發展的過程中必須要適應信息技術的變化及發展，這樣才能保證其建設可以滿足現今檔案工作中不斷增多的要求。在檔案管理中所使用的軟件需要及時的進行更新，保證管理系統達到最新的科技級水平，以此通過掌握發展的時效性來提升檔案信息化建設的完成度。

（三）價值性

檔案信息化建設能夠擴展檔案信息資源，完善檔案結構，逐步實現檔案信息資源的整合和共享，從而大幅度提升檔案資源的利用價值。在整合檔案信息資源的過程中，檔案自身的經濟價值、政治價值、文化價值、社會價值會隨之增值，使傳統的“死檔案”變成信息化的“活資料”，為檔案使用者提供更為全面、詳細的信息服務。

三、檔案信息化建設的基本內容

（一）基礎設施建設

基礎設施主要是指在檔案信息化管理中所必須的軟硬件基礎設備，只有保證基礎設施的完善才能使檔案管理中所應用的技術得到推廣和普及，從而使檔案信息資源可以得到高效、全面、實時的信息共享和傳遞，才能通過基礎設施的完善來構建單位內部完善的檔案信息傳遞網，提高檔案收集、處理效率。

（二）檔案信息資源建設

為了保證檔案的規范性、可查性，需要對卷宗建立完整的檔案目錄，同時建設相應的檔案數據庫，對檔案資源及時的進行錄入、儲存，從而保證檔案資料的全面性、豐富性，進而為相關人員提供完善的檔案服務。

（三）應用系統建設

對于檔案信息管理系統可以依據單位的實際需求來進行購買或是自行開發，對于管理系統的選擇通常是以通用性、兼容性良好的軟件為主，以此來保證管理系統在使用中可以維持在高效率的應用狀態。

（四）安全保障體系建設

在檔案信息化建設開展中需要注重對其安全防護體系的完善，為了避免檔案在管理中出現泄漏的情況，需要建設完善的安全保障體系，設置檔案管理權限及使用權限，避免檔案被篡改，同時還需注重安全軟件的設置和更新，確保安全防護系統的完善。

四、檔案信息化建設與檔案管理的措施建議

（一）完善檔案信息化工作體系

檔案信息化的建設需要相應的工作體系予以保障。因此，有必要構建起完善的檔案信息化工作體系，具體從以下幾個方面著手：其一，要明確管理體制，并對運行機制進行不斷完善。其二，要進一步完善相關的法規制度，對工作行為加以規范。應當制定檔案信息化建設專項規劃及工作任務分解表，對目標任務、完成時限以及責任單位加以明確。同時，建立完善的績效評估體系，采取以評價促建設的方式逐步推進檔案信息化工作開展。

（二）推進檔案數字化和資源共享

檔案信息化建設的核心內容是資源建設，所有的業務工作也都需要圍繞這一核心展開。為此，在當前的新形勢下，應當將工作的重點放在推進檔案數字化和資源共享兩個方面。首先，要逐步推進檔案數字化建設進程。應遵循科學合理的原則編制相應的工作計劃，并強化監督檢查，確保檔案數字化工作順利進行。

（三）健全技術支撐和資金保障體系

進行檔案信息化建設的過程中，技術是不可獲取的重要因素之一，而各種設施的建設則需要大量的資金投入。因此，除了要健全技術支撐體系之外，還要確保相關資金充足到位。這樣才能保證檔案信息化系統運行穩定，檔案信息安全、可靠。首先，應完善相關基礎設施建設。可將檔案信息化建設資金納入到財政預算當中，并以年為單位投入基建和運維費用。同時，可采取合作開發集服務外包的方式，來創新檔案信息化投入機制，并積極鼓勵各級檔案部門開展技術攻關。其次，強化軟、硬件建設。除配備相關的設施及設備外，還要對現有的設備進行及時更新，為檔案信息化工作的開展提供良好的環境，即后代產品應當能夠對上一代產品實現完全兼容及格式升級。而不同地域的檔案信息化產品也應當在數據上保持高度的一致性，從而為檔案信息資源整合與共享目標的實現奠定基礎。再次，應加強安全方面的建設。要及時對各種殺毒軟件進行升級，并采用當前最為流行的身份認證和網絡監控等技術，同時，加強訪問控制，并建立相應標準，對備份機房及其技術條件提出明確規定，保證檔案信息安全。最后，要加快推動網絡互聯互通進程。可以依托現有的省際專用網絡和各地政務信息資源網，實現各級檔案管理部門的互聯互通，借此來構建起檔案信息網絡共享平臺。

參考文獻：

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