試析新檔的收集與維護策略

蔡曉麗

摘要：檔案是歷史的真實記錄和活動，檔案館對檔案具有收集和維護權限與義務，才能夠確保檔案工作的順利完成。在這個新時代，數字檔案的檔案管理模式、現代化的信息技術對管理檔案的應用，已成為檔案管理系統的問題亟待解決。面對新的變化，新檔案的收集與維護實現了信息共享，有效地提高檔案管理的效率，體現了檔案管理的社會價值和經濟價值。本文根據新檔案的收集與維護情況，對改革和創新管理檔案的措施進行了分析，希望能夠改進檔案管理。

關鍵詞：檔案管理；檔案收集；檔案維護

前言

檔案是對社會活動的歷史記錄，是社會方面的信息資源中需要使用的文件。因此，檔案的收集必須豐富，檔案要接收高質量信息工作。檔案后期的維護工作也是非常重要的。信息時代的來臨，擴大了檔案的維護范圍，順應時代潮流，在改革和創新提出了建設服務，才能更好的管理檔案。

一、新檔案的收集與維護

新檔案的收集過程中，涉及到各個部門的資料采集與篩選，部門對檔案的接收，一般是對文件的接收，其接收方法有兩種，即：每年接收和定期收到收據。一年一收并接受定期的考核，在一定的時間間隔（3或5年）接收新的檔案資料。

檔案在收集歸檔之后，檔案管理機構要對新檔案進行有效的維護，檔案維護保管的期限一般有10年、20年、50年、100年、永久等期限。檔案在檔案的保管期限內都要進行檔案的定期維護，以防止紙質檔案的發霉、損壞；電子檔案的數據丟失等。在新檔案的管理過程中，各單位應根據具體情況，對檔案管理環境包括室溫、潮濕度等的維護，對電子檔案進行系統安全性能的更新保護等，同時，要明確檔案的保管期限和使用年限。

二、檔案管理存在的問題

首先，高素質的專業管理人員數量不多。現代的檔案管理人員對專業素質要求很高，需要他們具備基礎的計算機技能和現代管理技能，同時他們也要有足夠的檔案知識，管理專業的檔案庫，必須要能夠有效識別不同的數據，并對這些數據進行保存，然后向檔案系統內的用戶提供數據信息。檔案系統的應用，使得當前形勢下，人事檔案管理工作的服務質量提高。

其次，構建檔案管理系統還不完善。檔案管理系統，可以充分發揮其作用和價值，有助于提高檔案管理的服務質量。但實際情況中，檔案管理在現階段，仍然沿用了陳舊的管理模式，檔案很難被直接使用和學習。此外，當前的檔案管理系統建設不完善，管理團隊的工作熱情不高，工作十分隨意，大大阻礙了信息資源的共享，影響信息資源的社會價值發揮。最后，檔案文件管理嚴重滯后。近年來，隨著信息技術的不斷發展和應用，數字文件的發展已經越來越快，對管理文件的數字系統，提出了更高的要求。然而，由于管理庫文件的延遲緩慢，相應的信息系統，已不能滿足現代化管理檔案。

三、檔案管理的改革創新

面對當前檔案管理存在的問題，必須要提高檔案管理的專業隊伍素質。

（一）提升檔案管理人員素質

首先，開設職業培訓學習檔案現代化的管理。文件管理可以節省更多的時間，大大提高了工作效率，而且現代專業的檔案管理，對工作人員綜合素質提出更高的要求，管理隊伍職業素質必須要得到顯著提高，以此提高檔案文件管理效率。因此，我們必須堅持定期評估工作人員的綜合素質，同時對檔案管理人員進行有效的職業培訓，提高檔案管理過程中的網絡技術的應用和團隊管理效率。

提高工作人員檔案管理的現代化意識，才能確保更好的利用整個團隊管理，進入嶄新的工作模式，在檔案管理的過程中，發現問題、解決問題，從而加快檔案管理的改革進程。檔案管理過程中，要通過引進新技術，以此來提高檔案管理活動的整體團隊工作的質量和水平。在現代化的管理過程中，對新檔案管理、維護過程中，管理人員必須選擇最專業的軟件進行數據維護與更新，要保證檔案的庫文件作為一個整體，通過專業的技術分類，以滿足不同用戶的需求。

（二）實現的現代化管理數據

在這個新時代，檔案管理必須要進行現代化，規范化，科學化管理，才能較好的實現檔案管理現代化的。檔案管理部門應重視信息技術的應用，加強信息化建設。同時，建立完善的檔案信息管理系統，提高檔案利用率和質量，確保用戶可以容易地獲得他們所需要的檔案資料；在檔案系統中能夠集在線信息檢索和數據檢共享，根據各地區實際情況，對檔案數據庫系統進行數據更新和維護。

（三）加強網絡系統建設

在新的世紀里，檔案逐漸開始使用互聯網技術，這使的檔案管理工作面臨著新的挑戰，檔案網絡管理進入了新的發展時期。在網絡系統的建設過程中，不僅要充分注意到檔案管理部門局域網（LAN），重視網絡建設。同時，還要確保檔案信息共享的安全性，為社會科學的發展，奠定個堅實的基礎，為信息服務機制。此外，要通過建立信息網絡系統，有效的整理和利用網絡的免費資源，提高信息庫的建設，可以較好地提高檔案的管理效率。

四、總結

總之，檔案管理取得了一定的成績，但仍然存在問題與不足，只有加強思想，完善檔案管理的工作制度，建立專業化的管理團隊，推進信息化建設，才能實現發展對檔案工作逐步創新。

參考文獻：

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