淺談企業人事檔案在人力資源管理中的重要性

蔣朝暉

摘 要：任何企業的發展都需要依靠人才，因而人力資源管理成為現代企業管理部門關注的焦點。然而人事檔案是人力資源管理工作不可或缺的一部分。本文主要討論人事檔案管理與人力資源管理是密不可分的。

關鍵詞：人事檔案 人事 企業管理 人力資源管理

1 人事檔案在企業管理中的重要性

1.1 材料的真實性、可靠性。企業要做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖每個員工的潛力，發揮他們在所擅長崗位上的最大效能。除組織直接派人考察外，還必須通過查閱人事檔案進行全面了解，主要內容包括：進取精神，道德品質，各項特點，工作經歷，特長、成績與貢獻等等。從而為企業進行干部任免、調配、考察提供真實可靠有效的資料，選到合適人選，為企業創造更大的效益。

1.2 人事檔案為企業的一些重大決策提供了必要的依據。像人力資源規劃，也叫人力資源計劃，是組織擁有一定質量和必要數量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，如：新組建項目班子領導及員工之間的合理搭配。人力資源管理部門就可以充分查閱人事檔案，做出相應的決策，從而保證企業決策和人力資源規劃的科學化、合理化，詳盡了解領導及員工的業績、素質、能力等進行綜合分析。

1.3 “人、檔統一”的管理原則。提高人力資源使用效率和使用價值，實現人與物相結合的重要途徑就是合理人力資源配置。人力資源并不是靜止的，人事檔案也不是固定保存在某一機關的組織、人事、勞動部門，它會隨著時間的推移，出現人員流動、崗位變化等情況，隨著人員的流動而不斷傳遞，“檔隨人走”是人事檔案的動態特征。謹防防發生“有檔無人”或“有人無檔”的現象，影響人力資源部門對員工的了解、培養和使用。從而使人力資源得到最佳的配置，使人才在各地區、行業、組織之間合理流動。

2 人事檔案利用的現狀和困惑

雖然人事檔案在企業管理中發揮著舉足輕重的作用，但是在現代企業人力資源管理中的應用情況卻并不盡如人意。主要表現為人事檔案在逐漸被淡化，企業在選人、用人、育人、留人等方面不再看重人事檔案，究其原因可歸納為以下幾點：

2.1 企業改革帶來一系列變化，如流動人員增加，外聘技術人員增加，使用期相對較短，而這些人缺少人事檔案，這就給企業識才、留才帶來了不便，反映這部分人的工作能力、業績、培訓方面的材料幾乎空白。

2.2 人事檔案意識淡薄。我國的人事檔案不注重檔案數據質量，填寫表格時隨心所欲，大約是在五年之內才整理一次，材料中的數據不盡一致，履歷材料中，入黨時間、年齡不一致，鑒定材料滿是優點。還有就是重要材料不能及時歸檔，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息，造成反映當事人近期動態情況的材料不全面。

2.3 人事檔案內容真偽鑒別。近幾年，人事檔案個人信息失真現象出現比較頻繁，面對真假難辨的信息，如：假職稱、假工齡、假學歷等，檔案管理人員只能被動接收信息，往往很難進行有效的鑒定工作。而虛假的信息導致人事部門無法正確對職工做出評價。

2.4 管理水平的高低。人事檔案管理水平的高低直接影響人事檔案作用的發揮，人事檔案材料齊全，內容充實，整理科學，制度健全，并在提供利用方面，始終保持優質服務狀態，他發揮的效益就顯著。反之，管理不善，材料殘缺，內容老化，零散雜亂，利用事無處查尋，或不能提供一個人的全貌，那么人事檔案的作用只能是潛在因素。所以我們必須努力提高管理水平加速實現管理科學化，手段現代化，以便使人事檔案的作用，能全面為企業發揮其作用。

從事檔案管理的人員既不能獲得企業領導的重視，也不能獲得同職稱的同等待遇，又不能得到應有的價值肯定。所以，在企業機構撤并、人員裁減等工作中，首當其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。

3 提高人事檔案管理在企業管理中的作用

經濟全球化時代信息和知識的發展、更新是飛速的，企業人事檔案管理工作必須轉變觀念，轉變服務模式，把檔案工作延伸到經濟建設的最前沿。

3.1 及時增加人事檔案的內容。在傳統人事檔案的基礎上應增加一些著重反映個人科技水平、業務能力、素質及個人性格特征、興趣愛好等個性化的材料。使人事檔案更全面反映一個人在企業發展過程中的成長歷程，同時也為人力資源部門考核考察企業后備人才提供第一手的資料。

3.2 維護人事檔案的準確、完整與安全。人事檔案是開展人力資源工作的依據，而材料的準確性是能否發揮依據作用的前提，人事檔案在人力資源工作中的地位與作用，決定了它的內容必須準確可靠。人事檔案管理工作應在原有基礎上進行清查、核對人員信息，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業人才數據庫。這些數據庫由專人動態管理，及時更新個人信息。對于企業較為重要的人員（如高管、專業技術人員）應更為詳盡地收集其個人信息。

3.3 加強人事檔案的時效性。人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，加強人事檔案的動態性管理，及時收集最新的變化資料，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現在的。

3.4 合理開發人事檔案信息資源為現代企業服務。人事檔案工作者要從信息資源角度看待人事檔案，人事檔案工作就是人力資源信息管理工作，用信息管理的理論創新人事檔案工作，加強檔案信息的綜合分析研究和深度開發利用，實現人事檔案工作從簡單管理服務向研究開發服務的轉變，把人事檔案管理建設成為干部工作、人力資源工作，人才工作的信息庫和參謀部。同時，人事檔案在信息開發利用中必須保護個人的隱私與權力不受侵犯，該利用的利用，不得濫用或擴散人事檔案中的數據信息。

人事檔案管理的問題一直倍受人力資源管理部門的關注和重視，但受到各種因素的影響，致使人事檔案在管理上存在不同程度上的影響和制約，從而得不到更好的發展，造成檔案的材料不齊全，從而給人力資源管理帶來了不可估量的損失。因此，要牢牢抓住改革帶來的一切機遇，認清改革是加速人事檔案工作的大趨勢。樹立創新觀念，人才信息觀念和效益觀念，從而進一步推動人事檔案工作制度化、規范化和科學化，把量化觀念、管理觀念、責任觀念、效益觀念有機結合起來，充分發揮人事檔案在人力資源管理中的重要性。

參考文獻：

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