電子檔案與數(shù)字檔案管理分析

黃倩

摘 要：隨著社會市場經(jīng)濟和科學技術(shù)的速飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性受到廣泛的重視，而檔案管理的內(nèi)容和形式也發(fā)生了極大的變化，檔案管理的內(nèi)容不僅僅局限于紙質(zhì)文件，電子文件的大量產(chǎn)生，需要采取有效的方式提高檔案管理的質(zhì)量，在科學技術(shù)的推動下，現(xiàn)代化的技術(shù)被廣泛的應(yīng)用在檔案管理中，極大的提高了電子檔案的管理效率和水平，有利于實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。現(xiàn)本文就電子檔案與數(shù)字檔案管理進行探究，僅供交流借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案；數(shù)字檔案管理；特征；優(yōu)勢；策略

檔案作為重要信息資料的載體，是社會發(fā)展和人們生活中一個重要的組成部分。隨著社會市場經(jīng)濟和現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展和完善，電子檔案的數(shù)量逐漸的增多，而傳統(tǒng)檔案管理的方式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代社會發(fā)展對檔案的需求，因此需要應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)進行檔案管理，促進檔案管理工作質(zhì)量提升，極大的促進了檔案利用效率的提高，促進檔案的數(shù)字化管理，有利于促進我國檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

1 電子檔案與數(shù)字檔案管理的特征

1.1 電子檔案與數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢

1.1.1 便捷的共享特性在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作中，檔案管理與檔案查詢均需在工作日內(nèi)進行，并且需要檔案管理人員在場，親力親為，這就導致一些緊急與意外情況下檔案信息獲取的滯后性，并且查詢過程也需耗費較多時間。與此相比，電子檔案與數(shù)字檔案的顯著優(yōu)勢就在于其不受時間與空間限制，借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與云存儲技術(shù)，電子資料可以實現(xiàn)實時共享，即便相隔千里，也能在第一時間獲取所需信息，在獲得允許的情況下，無需檔案管理人員協(xié)助便可自行瀏覽檢索，真正體現(xiàn)了高新技術(shù)為人們工作生活帶來的便捷性。

1.1.2 高效性與關(guān)聯(lián)性對于檔案立卷部門來說，電子檔案將極大提升其工作效率，無需平日里零散地向檔案室遞交材料，只需將部門文件資料輸入計算機中，通過局域網(wǎng)檔案室便可方便地對部門文件進行立卷與目錄編制工作，減少了周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，既可提高效率，又可避免零散資料的不慎遺失現(xiàn)象。而針對于檔案查閱者而言，電子檔案的關(guān)聯(lián)性也將方便其查閱工作的進行，通過強大的系統(tǒng)索引功能，查閱者輸入某一主題便可調(diào)出相關(guān)資料，并呈現(xiàn)多種排列方式，這一特性在查閱者就某一問題進行深層次研究的情況下顯得尤為重要。

1.2 電子檔案與數(shù)字檔案管理的缺陷

1.2.1 系統(tǒng)依賴性與非人工識別性

電子檔案是在計算機技術(shù)高度發(fā)展的前提下興起的，其建設(shè)過程有賴于先進計算機硬件設(shè)備與高效軟件的配置，而現(xiàn)代計算機技術(shù)的發(fā)展日新月異，電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度持續(xù)加快，相應(yīng)的管理軟件也在不斷換代升級，由此引發(fā)的不兼容特性易造成檔案信息不可讀的狀況。此外，數(shù)字化檔案信息的存儲是以數(shù)字代碼，即計算機語言的形式進行，若想進行解讀，則需將程序恢復至原始狀態(tài)方可順利識別。

1.2.2 信息的易變性與壽命問題

由于數(shù)字化檔案資料不具有唯一的元件，其信息可復制性強，也易于刪除和修改，例如圖片資料可用Photoshop等軟件進行處理，而他人很難發(fā)現(xiàn)事實真相。同時，由于電子檔案載體為硬盤、錄像帶等介質(zhì)，其存儲環(huán)境在溫度、濕度、磁性等方面均有較高要求，且壽命一般在20年內(nèi)，遠少于紙質(zhì)檔案壽命，與檔案使用的長期性相矛盾。

2 數(shù)字檔案的收集

數(shù)字檔案的收集是檔案信息化建設(shè)的源頭工作，所收集的數(shù)字檔案的數(shù)量及質(zhì)量是數(shù)字檔案館賴以生存的基礎(chǔ)。隨著辦公手段的現(xiàn)代化和無紙化辦公的推進，各部門產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級的增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要，對收集的范圍要做到豐富實用、質(zhì)量優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理等。

3 提高電子檔案與數(shù)字檔案管理水平的對策

3.1 加強立法，保證法令實施的效力

就我國檔案管理的實際情況而言，電子檔案是一種新生事物，主要原因是我國數(shù)字化檔案管理的起步比較晚，從而使電子檔案的數(shù)字化管理水平普遍不高，加之，各個檔案職能部門對數(shù)字化檔案管理缺乏認認知，因此沒有形成具有規(guī)范作用的相關(guān)法令條例。然而電子檔案具有極強的易變性和無源性特點，對于其法令的很效力并不具有健全的規(guī)定，因此，電子檔案管理工作的開展就會違章可循，沒有依據(jù)的檔案管理是神容易出現(xiàn)混亂的情況，嚴重的影響到檔案管理工作的質(zhì)量。因此，相關(guān)的檔案管理部門對于檔案數(shù)字化法律風險問題規(guī)定需要事先確定，并明確檔案法令效力的界限，從而使檔案管理工作的開展具有一定的依據(jù)，促進管理系統(tǒng)的正常高效運行。

3.2 加強檔案標準化建設(shè)，規(guī)范操作

數(shù)字化的檔案管理模式自身具有較強的易變性和刪改性，因此需要一套完善的規(guī)范制度對檔案管操作形成一定的約束，在管理電子檔案的過程中，集中管理的方式是十分可取的，將有效的管理措施貫穿在檔案管理的全過程，從而形成全方位的管理，從檔案資料的收集、整理和歸檔環(huán)節(jié)需要檔案管理部門進行統(tǒng)一的管理，檔案原始材料的遺漏和丟失現(xiàn)象能夠得到有效的避免。而檔案管理部門在管理電子檔案的過程中，應(yīng)該遵循一定的原則和順序，全程保護制度和傳遞記錄制度需要認真的貫徹和落實在，這樣的話，有利于避免由于工作人員的專業(yè)水平較低造成檔案管理水平的降低，同時還能夠加強歸檔文件和其他文件之間的關(guān)聯(lián)性，對電子檔案的日后使用的方便奠定了堅實的基礎(chǔ)。

3.3 加強檔案管理人員的片培訓，提高其的業(yè)務(wù)能力

與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，數(shù)字化的檔案管理模式對從事檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)具有較高的要求，不僅需要掌握全面的檔案管理理論知識，還需要具有較高水平的計算機設(shè)備操作能力。因此，檔案管理部門需要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓工作，促進檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，并且還要建立定期考核的機制，從從而實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的檢測，進而采取有效的措施進行改善和提高；另一方面，對于數(shù)字檔案管理的人才要加強引進，從而激發(fā)檔案管理部門的活力，充分利用專業(yè)人才的榜樣作用帶動原有工作人員素質(zhì)的提升，從而促進檔案管理部門整體素質(zhì)的提高。

結(jié)束語：

綜上所述，在現(xiàn)階段的檔案管理過程中，電子檔案數(shù)量逐漸的增多，而傳統(tǒng)的檔案管理模式很難適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理，其具有嚴重的滯后性，嚴重的阻礙了檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升，因此，為了實現(xiàn)對檔案資源的有效開發(fā)和合理利用，就要在管理的過程中廣泛的應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)，從而有效的促進檔案管理水平的提高，滿足社會人們發(fā)展對檔案資源的使用，還需要加強對電子檔案的管理模式進行改進和創(chuàng)新，實現(xiàn)電子檔案的數(shù)字化管理。

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