事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策

杜文婷

摘 要 隨著事業單位改革的深入推進，傳統的人事管理已經遠遠不能適應現代化發展需求，事業單位逐漸適應形勢變化，提高對人事管理工作的認識，向現代化人力資源管理理念轉變。事業單位人事檔案管理工作作為重要的一項基礎工作，對人才選拔、晉升、薪酬、培訓等方面具有重大的影響，當前事業單位人事檔案管理還存在諸多的問題，對這些問題必須高度重視并采取有效措施予以解決，才能全面發揮人事檔案管理的功能。本文對事業單位人事檔案管理工作的現狀、存在的問題進行全面分析，針對存在的問題提出了具體的解決對策，以期為相關工作的研究和實踐提供參考。

關鍵詞 事業單位；人事檔案管理；現狀；問題；對策

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 2095-6363（2017）15-0143-02

人事檔案是事業單位人才選拔和任用的重要參考依據。人事檔案是否規范、健全、科學、管理到位，直接影響到事業單位工作效率。當前事業單位對于人事檔案的重要性認識不足，重視程度不夠、管理制度不完善、管理人員素質和技能滿足不了現代化檔案管理建設要求、檔案信息化建設水平不足等，這些都嚴重制約著事業單位人事檔案管理向著科學化、規范化、標準化和多樣化方向發展，因此加強事業單位人事檔案管理工作研究具有重要的現實意義。

1 事業單位人事檔案管理工作基本內涵

人事檔案主要是記錄和反映個人基本學習、工作情況的綜合文件材料，對個人各個年齡段的學習、工作等狀況進行全面記錄，是單位選拔、任用等工作的重要參考依據。通過收集、整理、記錄和保管人事檔案，建立完整的個人人事檔案，為單位人事管理工作有序開展奠定基礎。隨著事業單位改革的深入推進，傳統的人事檔案管理工作已經遠遠不能滿足事業單位發展需求，必須要將人事檔案管理改革和創新提到重要日程予以

重視。

近年來國家在干部選拔、職稱評聘、人才流動管理等方面不斷進行改革，向著現代化人力資源管理方式轉變，人事檔案管理工作在事業單位管理基礎工作中擔任角色，但當前事業單位人事檔案管理方式守舊、不科學，管理水平不高，管理力量薄弱，在人事選拔、任用和績效考核等工作中參考意義不強，這些都不利于事業單位各項工作的有序順利開展。

2 事業單位人事檔案管理工作存在的具體問題

1）人事檔案管理工作重視程度不夠。事業單位人事檔案管理工作是一項基礎性工作，屬于“幕后工作”類型，在領導和大多數員工眼里，認識檔案管理就是抄寫、記錄和存檔，屬于事后整理工作，只要按部就班開展歸檔就可以了，按照上級檢查要求進行補充完善就可以了，是人事部門檔案管理人員的事情，與其他人員無關，這些想法很難改變，使檔案管理工作始終處于滯后和被動應付狀態，都是人事檔案管理人員自己手忙腳亂，除非干部自己提升選拔才想起補充完善，這些都不利于事業單位各項工作的順利開展，也不能充分發揮人事檔案服務和決策依據的功能。

2）人事檔案管理意識不強。人事檔案管理涉及到人力資源管理工作的方方面面，需要及時登記、按規范歸檔，才能保證時效性和全面性。當前干部職工在填寫個人檔案時被動應付，隨意性很強，甚至與真實情況不符，這就造成檔案信息與實際個人其他材料信息不匹配、不一致，甚至很多人認為這種工作可有可無，所以檔案管理部門職責不清晰、人員配置不到位。

3）人事檔案管理人員素質和技能需要進一步提高。人事檔案管理是一項重要的基礎性工作，由于涉及到很多的材料、信息等，所以整理比較繁瑣，且要求專業性很強，需要投入一定的財力、物力、人力，有專門的檔案室，專職檔案管理人員，各部門也要配置相應的檔案負責人員，負責各層級檔案信息的收集、整理、上報和歸檔，這樣才能保證檔案管理工作的連續性、及時性、規范性。但是當前事業單位人事檔案管理工作人員都是臨時借調或者由即將退休的人員擔任，素質、技能、知識結構和創新能力都不足，造成檔案整理不規范、不科學、不及時、不完善，加上檔案人員流動性較大，單位培訓力度不夠，這些都影響了檔案隊伍建設和檔案管理水平提升。

4）沒有建立現代化人事檔案信息化管理體系。隨著計算機網絡技術的發展，信息化平臺建設逐漸應用于各行各業，并發揮了顯著功效，但是當前事業單位人事檔案管理信息化水平建設相對滯后，很多檔案整理、歸檔等還是依賴于手工抄寫，不利于檔案的長期保存、查詢和管理。

5）人事檔案歸檔和利用水平需要進一步提升。人事檔案制作國家有專門的制度規范和要求，但是實際操作過程中，事業單位沒有根據自身的實際和制度要求開展分類整理和歸檔，檔案歸檔隨意性強，很多材料、用紙等都不規范；人事檔案也沒有充分利用起來，只是提供簡單的查閱和參考價值。

3 提升事業單位人事檔案管理水平的具體措施

1）加強認識，提高對人事檔案管理工作重視程度。事業單位從高層管理者到基層職工，都要認識到檔案管理工作的重要性，每個人都是檔案管理的重要參與者，一方面領導要轉變觀念，將人事檔案管理改革和創新工作提上日程，建立專門的檔案管理部門和檔案室，定期對檔案管理工作進行檢查和指導，從而找出存在的問題并加強監督和整改。另一方面要加強培訓，提升全員檔案管理素質和技能，讓人人知曉檔案管理的重要性，并積極配合開展此項工作。

2）嚴格規范，建立健全人事檔案管理制度。人事檔案管理工作必須要與實際工作相結合，隨時進行歸檔和完善，所以要健全人事檔案管理制度，對各層級檔案管理人員的職責、檔案管理規范與標準、檔案管理流程等進行細化和明確；同時不斷學習國家相關的檔案管理要求，完善事業單位內部檔案管理制度，分類建立、有序推進、及時歸檔，使檔案管理人員知曉和掌握國家相關的法律規定和單位內部要求，促進人事檔案管理制度落地。

3）加強基礎建設和硬件設施建設，提高檔案管理的規范化水平。要加大資金投入，按照現代化檔案室建設標準建立專門的檔案室，并配齊相應的人員，建立檔案室管理制度，對檔案室的溫度環境、滅火設施、檔案柜、閱覽室等都配置到位。同時針對檔案管理規范和要求，將檔案管理內容落實到每一個員工身上，明確每個人關于檔案工作的基本要求，及時上報、整理和歸檔。

4）加強培訓，提升檔案人員隊伍整體素質。人事檔案管理工作繁雜、系統，所以要求檔案管理人員要有高度的責任心和專業實操能力，所以要加強培訓，定期開展檔案法、檔案管理制度等內容培訓，提高檔案管理意識，并鼓勵檔案管理人員不斷借鑒和運用現代化計算機網絡工具等優化檔案管理具體工作，創新檔案管理內涵，完善檔案管理規范等。設置專門的檔案管理人員，加強組織領導，確保檔案管理工作有組織、有落實、有考核、重提升。

5）構建人事檔案信息化管理平臺，提高檔案管理效率。要探索適合事業單位自身發展的現代化人事檔案信息管理平臺，依據計算機設備和網絡技術，建立內部人事檔案管理網絡系統，分級設置權限和保密機制，形成集文字、圖片、聲音、視頻等一體化多元化的現代化電子檔案系統，提高檔案歸檔及時性、準確性和全面性，更好地便于查找和搜索。同時要加強人事檔案管理的利用，與事業單位業務工作、人力資源管理各方面工作進行緊密結合，避免檔案管理工作孤立，束之高閣，提高人事檔案利用率。

總之，事業單位人事檔案管理優化和完善是一項系統工程，需要全員參與，采取有效的管理方式和手段才能全面提升檔案管理水平，人事檔案管理完善與健全發展之路任重而道遠。

參考文獻

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