我國企業ERP系統應用研究

凌清

【摘要】我國企業只有在充分了解ERP系統功能的基礎上，加強企業管理，對企業進行科學的改造，才能將ERP系統順利實施。只有成功實施ERP系統，才能真正發揮其對企業管理的提升作用。本文分析了ERP系統實施的必要性，提出了我國企業在ERP系統實施中存在企業滿意度不高、系統應用深度不夠、“水土不服”、錯誤頻出，以及權限設置存在安全隱患等問題，針對這些問題，給出了根據三角定律提高企業滿意度、明確職責、二次開發，以及加強內控等優化建議。

【關鍵詞】ERP系統 三角定律 二次開發 內部控制

ERP系統是企業內外部資源計劃系統的簡稱。它將客戶的需求、企業的經營和供應商的資源融合在一起，以客戶為中心，是新一代的集成化管理信息系統。ERP系統可以為大多數企業的管理提供方便、快捷，但其應用效果受企業管理制度是否合理、流程是否優化、管理層重視程度、員工素質等多方面因素影響。

一、我國企業ERP系統實施的必要性

我國企業實施ERP系統的必要性體現在以下幾個方面：

（一）提高企業市場競爭力

目前，全球產能過剩，供給大于需求，企業間競爭日益激烈。要想在激烈的市場競爭中求得生存，企業需要準確把握市場需求，迅速響應市場變化。而這些都需要加快信息的處理速度，對市場做出敏捷、準確的反應。這是傳統管理方式難以實現的，卻是ERP系統管理的強項。ERP系統強大的信息集成，實現了財務、業務一體化，能使企業快速獲得全面、系統的管理信息；而且先進的ERP系統是以市場為導向，準確、快速把握市場是其顯著特點。

（二）全面提升企業管理水平

面對激烈的市場競爭，如何提高自身的經營管理水平是所有企業的首要課題。傳統的經營管理模式已跟不上現代信息社會的需求和發展。ERP系統具有系統化管理的思想和方法，是全面提升企業現代管理水平的有效工具。借助網絡的公眾性和及時性，ERP系統將企業的信息資源，軟、硬件資源，以及人、財、物等資源有效地集成和整合，實現了最小冗余和最大共享。利用統一的數據庫和集成的信息系統，以前需要幾步或幾個部門完成的工作，在EPR系統中可能一次就完成。

（三）有效實現組織協作

ERP系統借助強大的信息技術和網絡技術，在組織內部建立起一個有效的信息交流系統。這一系統既能下情上達，使決策者及時掌握情況，獲得準確的決策信息；又能上情下達，保證決策指令的順利執行，實現組織協作的高效率。

（四）優化、透明業務流程

ERP系統整合了企業的物流、信息流、資金流，優化了業務流程，實現了財務、業務一體化。ERP系統信息采集的輸入口延伸到了業務最前端，對業務信息進行多維度地記錄，并將其傳遞至財務，極大地改善了企業會計核算和財務管理的流程。

（五）拓展管理范圍，降低營運成本

ERP系統是一個全新的、以供應鏈管理為核心的管理系統。它將客戶的需求、企業內部的經營活動和供應商的資源整合在一起，形成一個完整的供應鏈，并對該供應鏈上的所有環節進行有效地管理。這條供應鏈以產品、服務為核心，跨越了部門、企業，擴展了管理范圍，強調企業間的合作，采用集成的思想和方法進行管理。通過企業間的合作，ERP系統實現了從供應商到客戶的物流和資源配置，從整體上降低了營運成本、提高了經營效率。

（六）加強客戶管理

ERP系統在以供應鏈管理為核心的基礎上，增加了客戶關系管理，對客戶做了比較全面的管理，以客戶關系的建立、發展和維持為主要目的，更加關注市場與客戶。這恰恰順應了以客戶為中心的市場經濟的需要。

二、我國企業實施ERP系統存在的問題

目前我國成功實施ERP系統的企業較少，低下的成功率表明我國企業在實施應用過程中存在著諸多問題。

（一）企業滿意度不高

ERP系統實施經常是不盡如人意，往往是客戶的高心理預期和現實的巨大落差導致客戶滿意度不高。

1.企業對ERP系統認識偏差，期望過高。許多企業將ERP系統視為救命稻草，以為只要實施了ERP系統，企業許多問題就會迎刃而解，對ERP系統期望值過高。實際上，ERP系統改進企業管理模式是一個漸進的過程，需要不斷改善，最初上線可能并不能給企業帶來明顯的收益，不能達到企業的期望，甚至增加了許多無謂的工作量，這讓很多企業對ERP系統產生懷疑，失去信心和耐心。

2.ERP系統供應商過度承諾，企業過分求大求全。許多ERP系統供應商為了應對競爭、吸引客戶，往往過度承諾，這使得企業產生一些不切實際的期望和幻想，不顧實際地過分求大求全。

（二）ERP系統的應用有廣度，無深度

目前國內大多數企業對ERP系統的應用基本上是涉及、覆蓋了各個部門和業務，但其應用深度卻遠遠不夠，并沒有真正實現企業對資源的全面管理和優化配置。許多企業在ERP系統實施的過程中，缺乏部門之間的溝通，各自為戰，信息難以集成，無法實現對管理決策的支持。ERP僅僅體現在改善工作方式上，最多也只能是減少工作量，降低勞動強度，并沒有達到資源整合和管理，實現企業經濟效益最大化的目的。

（三）“水土不服”，系統流程與業務流程脫離

許多企業在ERP系統實際上線實施時，發現系統流程設置無法適應企業某些多發性的特殊業務，甚至無法滿足企業一些基本需求。例如：一些因價格、質量、批次等原因的發貨調整，在ERP系統里很難實現無痕跡調整，造成系統里出現大批量的非實際退貨的退貨調整單據，形成大量的數據冗余。這不光增加了工作量，還對數據的整理造成了很大影響。再如：一些國外ERP軟件的業務流程設置與國內大多數企業不相符，造成系統成本結轉方式與企業實際存在較大差異，不能實現準確的成本結轉，影響了財務的結賬進度和報表的準確性。

另外，ERP系統是一種基于數據庫管理的應用系統，將數據的采集和錄入延伸到了業務最前端，這很好地實現了財務、業務的一體化；但很多ERP系統的數據輸出也是基于一種業務數據的羅列，很難滿足財務管理的需求，財務人員需要做大量的數據整理工作才能將其轉化成財務數據。endprint

（四）操作不當，錯誤頻出，會計信息失真

ERP系統是從國外引進的一種新型管理工具和管理理念。對企業的管理基礎和員工的個人素質有較高的要求。實際操作中經常出現因管理不善和員工操作不當造成的錯誤，嚴重影響了后期數據的準確性，對業務的開展和管理層的決策造成不利影響。

1.基礎檔案設置不規范。許多存貨、客戶、供應商的基礎檔案設置隨意性很強，沒有統一的格式和標準，各部門各自為政，缺乏溝通，造成大量的重復設置和不規范設置，嚴重影響后期的數據采集和報表生成。例如：存貨檔案設置不規范，出現大量重復存貨檔案和不完整存貨檔案，使得數據傳遞到財務模塊不能有效生成分產品的相關明細報表，影響數據的準確性；客戶、供應商檔案設置不規范，出現大量重復客戶、供應商，若收、付款與結算所選檔案不一致，難以實現收、付款核銷，同時也影響了分客戶、分供應商報表數據的準確性。

2.數據錄入不準確，缺乏有效審核。數據的輸入主要集中在供、產、銷環節的業務部門，很多部門的數據錄入不及時、不準確，存在大量交叉、重疊現象。各環節又缺乏真正的審核，盲目跟隨審批，存在一人未認真審核影響全部的現象。尤其在ERP系統下，數據錄入后，各部門均能應用，這一功能大大提高了工作效率；但一旦出現數據錄入錯誤，產生的影響也將大大增加，甚至會帶來財務數據大大失真的風險。

（五）權限設置不合理，存在安全隱患

ERP系統用戶分布于多個部門，用戶眾多，尤其是大型集團公司，管理模塊和管理角色精細劃分，權限的配置和管理就顯得尤為重要和復雜。首先，單據的修改與刪除權限沒有得到有效控制，存在自己建立的單據被別人修改或刪除的風險；其次，一些涉及企業商業機密信息的訪問權限沒有加以控制，存在信息泄露的風險；再次，報表查詢權限的設置不夠精細，一些涉密的報表及報表字段的查詢缺乏有效限制。

三、我國企業ERP系統實施優化建議

（一）根據三角定律提高企業滿意度

根據三角定律：客戶滿意度=客戶體驗-客戶期望值。若結果為正值，則說明客戶體驗超過客戶期望，客戶是滿意的。這個值越大說明客戶滿意度越高；相反，若結果為負，說明客戶體驗低于客戶期望，值越大，客戶滿意度越低。那么，提高客戶滿意度就有兩種途徑：一是提高客戶的體驗值；二是降低客戶的期望值。具體為：

1.提高ERP系統實施質量，從而提高客戶體驗值。企業要想提高ERP系統實施質量，首先要做好充分的事前準備，不可貿然行事：第一，成立專門的項目小組，小組成員必須是每項業務的關鍵負責人；第二，企業需結合實際情況做好需求調研，將需求盡量細化，明確實施的次序、重點；第三，做好業務流程再造，不斷地對業務流程進行梳理、改進和優化；第四，認真考察各個ERP系統軟件的成熟度、實施能力和二次開發能力等多方面因素，選擇最適合自己的ERP產品。其次，ERP系統供應商要在技術指標上提高產品質量，同時更要重視服務質量，提高用戶對產品的認同感。

2.企業調整心態和觀念，從自身出發，合理定義期望需求。ERP系統的實施受到時間和資金的制約，企業必須要對自己的管理現狀有一個比較清楚的了解，正確制定實施計劃，分步解決主要需求。首先，要考慮企業最迫切需要解決的、影響企業發展的主要矛盾；此外，要根據企業自身的資源情況，合理取舍，制定一套務實的實施方案，界定好可實現的目標期望值。

（二）明確職責，強化考核，深化應用

ERP系統實施時，需加強部門之間的溝通、協調，真正實現資源整合和管理。制定ERP工作任務分解表，將每個ERP達標控制點分解到相關部門和相關責任人，明確每個部門、每個崗位的職責；對每個部門、每個人的ERP應用達標工作進行考核，使各部門重視ERP的深化應用和應用達標工作。

（三）系統二次開發，增強系統適用性

一套成熟的ERP系統本身匯集了很多大公司優秀的生產管理經驗，一般已基本可以滿足大多數企業的大多數需求，而且考慮到二次開發的成本和風險，基本是不建議對ERP系統進行改動。但市場和業務是不斷變化的，企業會有新的管理需求，這時就要對ERP系統進行必要的二次開發。因為二次開發的高成本、高風險，ERP系統二次開發前期需做一個良好的規劃，要對二次開發的成本做出一個大致的預算，在之后的開發過程中需根據預算進行跟蹤控制。二次開發人員可以根據SDK（Software Development Kit軟件開發工具包）中提供的公開的API（應用程序接口）來訪問軟件原有的一些基本功能，并依據這些基本功能擴展形成更加專業或新的功能以完成用戶的特殊需求，對已有軟件產品的功能進行擴充或根據特殊需要組合擴展功能等。例如：根據企業業務需求開發適用于企業的常發性特殊業務的外掛軟件，便于數據的整理和歸集，減少數據的冗余和工作量；根據我國企業自身業務流程和會計制度，二次開發更適合中國國情的成本結轉模塊，實現批量作業的準確性和高效率性，為會計信息提供可靠的數據支持；二次開發更接地氣的財務報表和財務明細賬，便于企業應對各種審計和檢查，減少不必要的工作量，使財務人員真正從基礎工作中解脫出來。

（四）加強內控，嚴控數據源

ERP系統是一個高度集成的系統，由多個模塊組成，所有業務模塊都向財務模塊傳遞數據，必須從源頭控制數據失真的風險，才能保障財務數據的完整性、準確性和可靠性。內部控制必須貫穿于業務及財務流程中，才能實現數據源的控制。

1.規范基礎檔案設置。基礎檔案設置要制定統一的規范和標準，最好編制相應手冊，使基礎操作人員錄入時有章可循。

2.加強數據審核。在數據錄入的過程中要建立完善的檢查核對機制，加強審批，降低人工錄入數據出錯的幾率，提升數據錄入的準確性。包括：業務數據錄入的審核；業務數據傳遞到財務模塊的審核；財務數據生成財務憑證的審核。加強各項數據流的復核，控制范圍才能真正貫穿經濟活動始終，才能實現跨部門的監督，保證會計信息的及時性、準確性和完整性。endprint

3.調查收集問題并編制應用手冊。通過編制應用手冊和開發問題自助解決平臺，逐步養成操作員獨立解決問題的能力，減少協調成本，提高系統應用效率。

（1）編制系統應用手冊。

經過調查研究可以發現，ERP系統中出現的大量錯誤存在重復性，許多都是因為操作人員對系統不熟悉而重復犯錯?？梢葬槍@些問題編制問題手冊或者編制一套比較嚴謹、完整的ERP系統應用手冊。

（2）開發問題自助解決平臺。

將調查收集到的問題記錄到平臺，該平臺應具有一定的延展性，實現問題的收集、檢索和定位功能。

4.定期系統培訓。培訓可以讓員工從理論上對系統有更全面的認識，實現理論指導實踐，減少出錯率，提高員工自主解決問題的能力。

5.合理權限設置，實現安全防范。企業需對用戶權限進行仔細地梳理，隨著ERP系統的逐步完善做相應調整。用戶對權限的需求應提交書面申請，由部門主管審核，經項目小組審批確認后交付系統管理員。系統管理員在系統內設置的同時應做好審批單的存檔，拒絕口頭授權，以書面為準。

四、結束語

ERP系統應用是一個系統、動態的過程，加強人力、技術、管理的集成是成功實施的關鍵。ERP系統與業務流程優化是一個互為因果的關系。想要ERP系統真正有效提升企業管理，企業需先從自身做起，實現自我改造，給ERP系統一個合適的土壤，它才能夠茁壯成長，開花、結果。

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