提高辦公室文書檔案管理科學化水平的方法探究

李亞萍+劉燕紅

摘 要 辦公室文書檔案管理是一個涉及檔案收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等相互銜接的工作過程。隨著經濟社會的發展，如何提高辦公室文書檔案管理水平是提高辦公室工作質量的重要內容，本文從四方面就如何提高文書檔案管理的科學化水平進行探究。

關鍵詞 檔案管理 科學化水平 方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案是人類社會發展進步到一定階段的產物，是處理完畢、具有參考價值、集中保存、系統的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復合體，它具有個體意識和群體意識的功能。提高檔案工作的效率與質量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。

1規范公文處理，把好公文形成質量關

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。在實際工作中，由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。公文擬制過程中通常存在以下幾個問題：一是文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情等。二是附件標識比較混亂。三是公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。四是數字使用不規范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，辦公室必須對各部門呈送的公文初稿進行規范處理，全面審核，嚴格核稿，確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。

2規范檔案整理，把好檔案評估分類關

公文形成后，經過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員必須對公文的保存進行價值評估。要嚴格按照《機關文書檔案管理規定》及《機關文書檔案歸檔范圍和保管期限表》規定，根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理；將涉及本單位改革、發展、穩定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰，文書人員要有發展的眼光和敏銳的洞察能力，努力在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。要做好該項工作，可從以下幾個方面著手：

（1）正確把握公文向檔案的轉化要求。實現從公文到檔案的成功轉化，必須高度重視公文的規范化管理，實現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，確保檔案的質量。

（2）必須具有高度的職業責任感。檔案工作人員要具有較強的職業悟性，具有對歷史負責的態度，隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，規范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的檔案管理評估。

（3）切實提高辦公室人員的專業素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業性和技術性。日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養。及時參加省檔案局等相關機構舉辦的檔案專業基礎知識培訓學習，掌握最新的機關文書檔案管理辦法，常備《檔案專業基礎知識培訓教程》等專業書籍，以便需要時查閱。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。由于我院對檔案工作一直以來都比較重視，在整理檔案過程中，已經形成了一套較科學的歸檔方法，具有較強的規律性，即年度——組織機構——內容，但在工作中，文秘人員不應該拘泥于傳統的整理歸類思路，但也不應該隨意更改，要結合本單位的具體發展實際，嚴格依照檔案管理部門的統一規范和要求，進行科學地創新，不斷提高本單位的檔案管理水平，盡量做到查找簡便、快捷。

3完善公文材料，把好檔案建設的整理關

檔案管理部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，具體可以從以下幾點著手：

（1）檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規范要求重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

（2）檔案整理工作應注重細節。對于本單位自生文件，領導簽發后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

4堅持精品意識，增強文書檔案的規范性

隨著社會形勢的變化和發展，對檔案整理工作的規范性要求也會隨著時代發展而越來越高，辦公室工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定嚴格按照國家規定要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識。及時參加各類檔案專業知識培訓，不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力。

參考文獻

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