關于提升高校會務工作水平的思考

黃蘭青+朱斌峰

摘要：會議是一切事務處理的重要環節，高校內的會務工作涉及面廣，包括教學工作會議、科研活動會議、黨員會議等各種會議，如今，高校學術研究、科研合作、成果轉化等方面的會議舉辦得更加頻繁。提升會務水平，對高校各項工作順暢開展具有重要意義，甚至很多會議本身就是知識創新、教育學生的優質平臺與機會。本文從會前、會中、會后三個方面分析了提升高校會務工作水平的措施。

關鍵詞：高校；會務；措施

會議是一種目的性強、組織有序、以口頭交流為主要方式的群體性多向溝通活動，是行政管理的重要手段。它具有集思廣益、制定決策、交流信息、研究問題、協調關系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的和功能。高校承擔著人才培養、科學研究、社會服務和文化傳承創新的功能，是思想文化交流最頻繁的地方。會務工作是高校服務支持體系的重要組成部分，高校需要重視會務工作的每個環節，做到會前精細籌備、會中有序管理、會后及時總結反思。同時，以高校發展目標與作用定位為指導核心，更好地發揮會議的實質作用，制定適應學校的發展策略，更好的為學校的發展服務。

一、會前做好統籌規劃

1、準確獲悉領導要求。請示上級領導對于每次會議的各方面要求，如，與會領導的姓名和職務、會場場型、背景板形式和內容、橫幅內容、車輛安排、新聞報道需求（攝影、攝像、錄音）、話筒和桌花需求用餐需求等。同時還要與對方建立溝通機制，讓雙方及時獲悉會議的新情況和新變化。

2、制定科學的會議策劃。迅速對所掌握的信息進行綜合分析，剔除無用信息、整合重復信息、分析有用信息，遵照領導指示，根據會議的名稱、參會人員、人數、具體時間、地點，進行詳細的方案策劃。科學的規劃工作小組，做到分工明確，責任落實。經領導批示后，下發到各相關部門，通知的內容，必須完整、文字簡潔，不能出現歧義。會務人員與參會人員應保持密切聯系，告知其相關重要事項，做好突發情況處理預案。

3、會務材料、用品的準備。高校會務工作的類型主要是學術交流和黨政類會議居多，不同類型的會議，會務工作需要準備的會議材料、會議用品也不同。工作小組應根據會議類型、主題的要求，做好充分、細致的準備。大型的會議需要準備相關資料，如，會議須知、會議主題相關材料、議程等，應當做到文字簡潔，內容全面，排版整潔。如需購買會務用品，如，水果、點心等，須盡早購買，保證質量優良、數量充足。

4、協調好各個部門之間的工作。

（1）媒體設備保障工作，相關部門要提前調配好多媒體設備，與操作員溝通確定麥克風的數量、擺放位置，如需播放影像短片、PPT文件等需提前拷貝到會議使用的電腦中，提前演練，確保萬物一失。

（2）后勤保障工作，會務人員應及時與后勤部門溝通，做好會場電路的檢修，確保會議期間電力供應通暢，如需用餐，應提前統計好用餐人數、協調好用餐地點、確定用餐標準和菜式等。

二、會中加強精細化管理

1、做好會場接待工作。針對高規格、各層次、大批量的接待任務，要對現有貴賓室室內設施和環境布置進行考察，確定了貴賓休息室和嘉賓休息室位置，及室內設施和環境布置要求。根據休息室離大會會場的實際距離，準確測算領導從貴賓休息室進入大會現場以及從會場離開會議中心的行走時間，以保證大會時間的有效控制。在前期實地勘察的基礎上，制訂領導和嘉賓接待方案，接待人員分為三種：一是領導，二是外賓，三是嘉賓。按照人員的分類，分別采取一對一、一對二、一對五的接待服務，做到周到細致。

2、做好會中服務工作。會議期間根據氣溫調整好室內溫度、備好茶水、水果等。會中服務的禮儀也是一門重要學問，服務人員應著裝整潔，不披頭散發，盡量不要佩戴首飾。根據會議的時間長度，適時給來賓添加茶水。服務時應根據來賓、領導的職務排序有序的進行。工作人員在會場走動時，避免動作粗魯，分散與會人員注意力，影響會議進行。此外，場內的音響、燈光、通風、室溫、屏蔽等情況需要巡回檢查，如有問題迅速安排后勤人員維修。遇到特殊情況，應立即向相關領導匯報，盡可能最大限度減少對會議的影響。

3、維護好會場秩序。會議召開時，會場秩序的維持不容忽視，會議期間可能發生突發事件，也會產生一些臨時性的任務，為此，應當安排專人進行會議值班工作。安排會議值班時，場內和場外均要有專人負責，認真落實好會場秩序，杜絕會場附近出現吵鬧等影響會議進行的行為。此外，會議結束后工作人員應禮貌提醒與會人員檢查并帶齊隨身物品，有序組織其離開會場。與會人員離開后，應及時檢查會場是否有遺留物品。如有物品遺留，應妥善保管，及時與失主聯系。

三、會后全面總結分析

1、會后及時總結。會議結束后，應及時做好會場清理。根據會議的性質決定是否收回相關材料，如需回收則必須一一清查，如有丟失應及時追回。會議材料的保存將有助于完成會后歸檔工作。應由專人對材料進行妥善保管。及時跟進會議紀要、總結報告的撰寫和新聞宣傳報道。會議記錄、新聞宣傳報道內容是否正確、完整等都要嚴格把關，特別是參會人姓名應確保無誤。如有需要，可在將會議紀要分發給參會人員。會議紀要和會宣傳報道有助于傳達會議精神，促進會議決策的落實。

2、會后認真反思。會務組工作人員應客觀、全面的分析會務工作中的每一個環節。反思會務工作中遇到的難題，尋找解決方案，剖析工作中做得不夠到位的地方，虛心改正，以免在以后的工作中出現同樣的錯誤。只有在工作中發現問題、認真思考、虛心改正，才能提高會務工作的質量和效率。

四、結語

總而言之，高校在舉辦大型會議中的會務工作是辦公室重要工作內容之一，也是辦公室人員提升理論實踐水平、提高工作能力、強化服務意識的良好契機。高校辦公室系統人員要進一步研究探討會務工作科學化管理的途徑和方式方法，開拓會務工作科學化管理的相關制度和操作性辦法，進一步提高自身工作業務水平，從而適應時代發展和高等教育發展的要求，辦出有特色、高水平、高質量的各類會議。

參考文獻

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