論檔案信息化管理中紙質檔案的重要性

吳麗萍

摘 要：所謂紙質檔案，簡單的說是通過筆和紙的方法來對社會組織以及個人在實際生活中，能夠通過各種途徑對信息進行保存的檔案模式。由于電子檔案具有較多的優(yōu)勢，可以表現(xiàn)出替代紙質檔案的發(fā)展形勢，然而所具有的可靠性方面的存在，致使紙質檔案起到不可替代的作用，以往紙質檔案在當前檔案管理工作中起到了無法替代的作用。所以，隨著當前檔案信息化建設的不斷發(fā)展下，一定要彰顯出紙質檔案的重要性，從而促使電子和紙質檔案可以達到互補的效果。基于此，本文主要從紙質檔案擁有非常明顯的比較優(yōu)勢、紙質檔案在檔案信息化管理中的重要性日益凸現(xiàn)、發(fā)揮紙質檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢的途徑多個方面進行分析，筆者依據(jù)多年經驗提出自己的一些看法，提供給相關人士，供以借鑒。

關鍵詞：檔案信息化；紙質檔案；電子檔案；重要性

由于檔案信息化呈現(xiàn)出來的是檔案管理能夠朝著信息化的方向發(fā)展，同時也作為我國檔案事業(yè)中的核心內容。在該發(fā)展過程中，紙質檔案占有的地位以及作用一直都是社會各界人士關注的問題。電子檔案即便有著諸多的優(yōu)勢，但是也會存在較高的風險性，在某種程度上致使紙質檔案起到了不可替代的作用。所以，相關部門一定要基于信息化背景下對紙質檔案的位置加以確定，并實現(xiàn)電子和紙質檔案可以實現(xiàn)互補的目的引起必要的重視，進而推動檔案信息化管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。基于此，本文就從以下幾個方面對檔案信息化管理中紙質檔案的重要性進行深入探討，筆者依據(jù)自身積累的經驗提出一些建議，旨在最大程度推動我國檔案事業(yè)的不斷進步，從而為我國的經濟建設做出重要的貢獻。

1 紙質檔案擁有非常明顯的比較優(yōu)勢

1.1 信息與載體的依附性比較強

載體與信息的統(tǒng)一就使原始記錄性這一屬性得以形成。其在檔案信息的原始真實性與存儲介質的原始依附性兩個方面都有所體現(xiàn)。因為信息與載體密不可分屬于傳統(tǒng)介質的特點，當信息與載體達到充分地結合，將其進行分離就非常難。不僅如此，人們只有借助于依附在紙張等載體上的文字、圖形，才能夠對其所承載的信息有所了解。

1.2 充分體現(xiàn)檔案信息的原始憑證性

紙質檔案的形成是由文件直接轉化過來的，對過去的歷史情況客觀地記錄，其憑證功能令人信服。作為管理檔案信息的載體，也是在特定的條件下通過特定的責任人制作來形成的實體材料。

2 紙質檔案在檔案信息化管理中的重要性日益凸現(xiàn)

2.1 發(fā)揮紙質檔案穩(wěn)定性作用可確保檔案信息安全性

由于計算機相關軟件及其信息在保存的時候自身就存在一些不足之處，和紙質檔案進行對比發(fā)現(xiàn)，電子檔案無論是在傳輸中還是在利用方面都處于薄弱的狀態(tài)，也要做好相應的防護措施。

在目前，由于網絡黑客、病毒對計算機網絡系統(tǒng)和電子信息安全形成了嚴重威脅，雖然建立計算機網絡防火墻和病毒查殺系統(tǒng)能夠起到一定的安全保護作用，但黑客、病毒種類的日益翻新使任何安全防護技術和手段都很難給予電子檔案信息可靠的安全保障。而很多存在于電子檔案中的信息安全問題不可能出現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質檔案中，且紙質檔案安全管理的模式和經驗都已經非常成熟。要確保信息環(huán)境下的電子檔案的安全可靠，不僅需要開發(fā)和應用諸多類型的信息安全與技術手段，紙質檔案提供的安全保障也有著不可替代的作用。

2.2 利用紙質實體檔案增強檔案信息保存與利用價值的永久性

檔案價值就體現(xiàn)在其保存與利用上。因為電子文件必須在光盤、磁盤等電子介質的虛擬空間中存儲，就不可避免地被存儲載體、技術條件和外部環(huán)境等因素影響，與紙質實體檔案相比，有著比較低的保存和使用壽命。比較起來，那些對紙質檔案安全保存產生威脅的環(huán)境，對電子檔案存儲載體和使用設施保管的要求更為苛刻。對紙質檔案來說，為其提供冷熱干濕條件適宜、遠離自然災害和人為盜取破壞等因素的環(huán)境，則其有著可以超過一千年以上的長期壽命。珍貴的檔案資料因其保存的年限久遠則更顯示其價值。在檔案信息化管理之中，紙質檔案所擁有的永久性保存價值是無法被其他形式的檔案所超越和取代的。因此，為使電子檔案載體和紙質檔案資料的雙重安全有可靠的保證，就要求現(xiàn)代檔案館（室）設立專門的計算機房，并設立專柜來保存電子檔案載體，在有條件的單位或部門，就應分庫來對電子檔案載體和紙質檔案資料進行分類存放，同時要設立專門的館員對其做雙套管理和維護工作。

3 發(fā)揮紙質檔案在檔案信息化管理中優(yōu)勢的途徑

3.1 采取“雙套制”檔案保管模式

什么是“雙套制”呢？簡單的說是就各種載體但是內容相同的兩種檔案采取雙套的形式進行保存，可以理解為是使用雙套模式對具有相同內容的紙質以及電子檔案進行儲存。這是由于紙質和電子檔案具備不同的特征，產生的作用也存在較多的區(qū)別，而隨著“雙套制”的有效落實下，不會出現(xiàn)重復保存的情況。該形式也能夠促使紙質和電子檔案所具有的優(yōu)點有機的結合起來，這樣不但可以提升檢索能力，而且還能夠達到檔案憑證價值的效果。不僅僅如此，電子檔案能夠通過副本的方式在異地進行儲存，這樣就可以在某種程度上減少檔案資料出現(xiàn)竊取等情況。當相關部門應用該保管形式以來，為館藏中的紙質和電子檔案可以實現(xiàn)長期保存提供重要的保障，這也代表著在未來的發(fā)展道路上可以發(fā)揮出檔案的價值，對維護紙質檔案資料有著重要的意義。

3.2 積極推進紙質檔案數(shù)字化管理

相關人員應當進一步促使紙質和電子檔案之間形成轉化的效果，并且在現(xiàn)實生活中是具有可行性的。對于電子檔案來說，相關單位可以使用紙張打印的方式，推動紙質檔案得到飛速的轉化，能夠促使電子檔案所具有的直觀性加以提升，促使各種檔案發(fā)揮出自身的價值。就紙質檔案而言，相關人員通過應用掃描抑或是計算機輸入的方式，可以促使電子檔案飛速的轉化，即恩人將檔案的工作效率加以提升。所以，相關部門應當充分的發(fā)揮出紙質和電子檔案具備的優(yōu)勢，在第一時間對資料進行備份，并把兩者所存在的臨界點尋找到。在推動紙質檔案數(shù)字化管理的時候，還需要對相關設備加以優(yōu)化，推動其朝著磁帶、光盤等形式進行轉變。

結束語

通過以上內容的論述，可以得知：相關人員一定要對紙質檔案所具有的安全性、真實性引起重視，并熟知在檔案管理中起到的用途，從而推動檔案管理理念從傳統(tǒng)逐漸朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，最大程度促使電子和紙質檔案可以實現(xiàn)優(yōu)勢互補的目的，今兒推動檔案事業(yè)達到健康的發(fā)展。

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